Ajahaldusprobleemidega töötajad võivad teie ettevõttele probleeme tekitada, eriti kui nad jäävad rutiinselt ülesannete täitmisega hiljaks. Juhina või meeskonnajuhina mõistke, et ajajuhtimine on oskus, mida saate õpetada, kui teil on õiged tööriistad. Kehv ajaplaneerimine ei ole iseloomuviga ja selles pole midagi häbeneda. Aidake oma töötajatel oma aega organiseerida ja planeerida ning teil on õnnelikumad ja tervemad töötajad, kes töötavad teie heaks tõhusamalt.
1
Hinnake iga ülesande täitmiseks kuluvat aega. Enamik inimesi nii üle- kui alahindab, kui kaua neil kulub ülesande täitmiseks, olenevalt ülesande tüübist. Laske töötajatel pidada ajapäevikut ja registreerida, kui kaua kulub ülesannete täitmiseks iga päev nädala või kahe jooksul. See annab neile parema ülevaate sellest, kui kaua asjade tegemiseks tegelikult kulub. Töötajatel, kes on harjunud oma aja eest arveldama (nt juristid ja mehaanikud), on tavaliselt parem ettekujutus sellest, kui kaua peaks kuluma rutiinsete ülesannete täitmiseks, millega nad regulaarselt silmitsi seisavad. .
2
Jagage suuremad projektid väikesteks osadeks eraldi tähtaegadega. Mitu tähtaega nõuavad töötajatelt järk-järgult töötamist, vältides viivitamist. Varasemad tähtajad aitavad teil ka probleeme kiiresti tuvastada ja need enne projekti lõpetamist kõrvaldada. Väiksemat ajasammu on lihtsam hinnata ja ajastada, mis suurendab tõhusust. See meetod on eriti hea perfektsionistidele, kes võivad kulutada liiga kaua aega projekti, sest nad pingutavad selle pärast, et iga detail oleks täiuslik. Kui vaatate projekte varakult, saate neile teada anda, mille nad võivad rahule jätta ja mis vajavad veidi rohkem tööd.
3
Määrake suure nõudlusega ülesanded, kui töötajatel on kõige rohkem energiat. Kas teie töötaja on hommikuinimene või öökull? Tõenäoliselt teavad nad sellele küsimusele juba vastust, isegi kui teie seda ei tea. Hommikuinimestel kipub olema hommikul rohkem energiat, samal ajal kui öökullid on alles pärast lõunat asjade hoos. Just sel ajal peaksid nad tegema ülesandeid, mis nõuavad kõige rohkem keskendumist, energiat ja ajujõudu. Rääkige oma töötajatega, et saada aru, millal nad kõige paremini töötavad. Teie töötajad on produktiivsemad, kui nende ajakava on korraldatud vastavalt nende energiatsüklitele. Kui saate aidata oma töötajal iga päev jõuda heasse voolu, on nad produktiivsemad ja tõhusamad. Näiteks kui teil on töötaja, kes töötab regulaarselt saabub varakult, võivad nad ajastada ülesandeid, mis nõuavad suurt keskendumist varahommikul, kui läheduses pole palju inimesi.
4
Automatiseerige ülesandeid, mis ei nõua palju mõtlemist. Teie töötajad saavad tehnoloogia abil teha palju rutiinseid, monotoonseid asju, mis tavaliselt võtaksid suure osa nende päevast. Seadistage kalendrites meilimalle ja automaatsed ajastamisfunktsioonid, et teie töötajad ei peaks neid asju käsitsi tegema. Kui olete lasknud oma töötajatel ajapäevikuid pidada, saate neid läbi vaadata, et välja selgitada, millised rutiinsed toimingud ei toimi. nõuavad palju mõtlemist, võtavad palju aega. Nende ülesannete automatiseerimine või lihtsustamine võib vabastada palju aega produktiivsemate tegevuste jaoks.
5
Täiustage protsesse ja protseduure, et muuta need tõhusamaks. Rääkige oma töötajatega oma protseduuridest asjade tegemiseks, nad ütlevad teile esimesena, milliseid asju nad teevad, mis nende arvates on nende aja raiskamine. Kui suudate välja mõelda, kuidas need asjad kõrvaldada, parandab see nii töötajate moraali kui ka tootlikkust. Näiteks võivad töötajad esitada projektide kohta olekuaruandeid, kuid reaalsus on see, et juhtkond kasutab neid aruandeid harva ja töötajad näevad neid kui aja raiskamist. Kui need ei täida teie ettevõtte jaoks mingit funktsiooni, saate neist lihtsalt lahti saada.
6
Pidage regulaarselt koosolekuid, et arutada ajakavaga seotud küsimusi. Lühikesed koosolekud teie töötajatega aitavad neil ajakavaga seotud probleeme tuvastada ja ä