Haldusassistent võib olla kasulik, kui töötate produktiivse suhte loomisel. Assistendi parimaks kasutamiseks võtke aega tema koolitamiseks, et nad teaksid täpselt, kuidas asju teie spetsifikatsioonide kohaselt teha. Aja vabastamiseks saate oma assistendile delegeerida palju erinevaid ülesandeid ning hea suhtlus tagab õnneliku ja produktiivse töökoha.
1
Tehke kindlaks töökoha nõuded. Teie esimene samm haldusassistendi leidmisel on välja selgitada, mida täpselt oma tulevase assistendi jaoks vajate. Kui teil on või on olnud abiline, kirjutage lihtsalt üles, mida olete temaga teinud. Kui ei, siis määrake, mida oma assistendilt vajate, ja kirjutage üles iga ülesanne ja nõue. Seejärel saate seda teavet kasutada töökirjelduse koostamiseks. Tööülesannete hulka võivad kuuluda kirjade kirjutamine, postiga tegelemine, ajakava, reisimine, kuluaruandlus või mis tahes muud kohustused.Teie assistent võib vajada ka tehnilisi oskusi, nagu arvuti üldine kasutamine, tippimine, tarkvara programmid, dikteerimine, telefonikõne või muud oskused.Võite lisada ka üldoskused, nagu inimestevaheline suhtlemine ja mitmete toimingutega tegelemine.Kirjeldage vajalikke tunde, sealhulgas ootusi tavapärastest töötundidest töötamise kohta.Kaasake kõikehõlmav fraas, nagu “ülesannete määramine” nii et teie assistent ei saaks väita, et mõnda ülesannet ei olnud ametijuhendis. Samuti peaksite kaaluma, mida assistendile maksate. Tehke veebipõhiseid uuringuid, et tuvastada soovitud kogemustasemega administraatoriassistendi palgatase.
2
Meelitada kandidaate. Võtke arvesse oma töönõudeid ja kasutage neid hästi kirjutatud ja informatiivse töökirjelduse koostamiseks. Nüüd saate alustada kvalifitseeritud taotlejate otsimist. Kandidaatide leidmisel kasutage kõiki teile saadaolevaid ressursse, sealhulgas oma suhtlusvõrgustikku ja veebipõhiseid tööpakkumisi. Kaaluge oma töökaaslastele või alluvatele oma töölevõtmisest teada andmist ja nendelt soovituste küsimist. Võtke ühendust oma võrgustikuga LinkedInis ja küsige soovitusi. Samuti võite kaaluda värbaja kasutamist, kes aitab teil leida tugevaid kandidaate.
3
Pidage intervjuusid. Sirvige oma kandidaadid, et leida need, kes näivad sellele ametikohale sobivat. Seejärel võtke iga kandidaadiga ühendust, et korraldada isiklik vestlus. Kui teil on palju kandidaate, saate pidada vahepealseid telefonivestlusi. Mõlemal juhul pöörake tähelepanu kandidaadi valmisolekule ja suhtlemisoskusele. Pöörake oma CV-s tähelepanu detailidele ja kontrollige, kas nad on vestlusele tulles teiste töötajate suhtes viisakad. Otsige kandidaate, kes ületavad ootusi kas oma töökogemuse või vestluse ajal. Hinnake oma suhteid kandidaadiga. Teie assistendi isiksus peaks olema teie omaga ühilduv. Veenduge, et ta teaks, kuidas kasutada kõiki olulisi arvutiprogramme, mida teie ettevõte kasutab. Vaadake, kuidas nad programmidesse andmeid sisestavad, veendumaks, et nad teavad, kuidas seda teha. Näiteks võite paluda neil koostada Excelis arvutustabel, et näha, kuidas nad seda teevad. Võtke ühendust nende professionaalsete referentidega ja küsige nende kogemuse kohta kandidaadiga.
4
Valige parim kandidaat. Võtke ühendust kandidaadiga, kes vastab teie standarditele kõige paremini ja on teie töölevõtmise kriteeriumide kohaselt hästi toiminud. Laiendage neile tööpakkumist koos palga ja kõigi kaasatud hüvitistega. Kui nad nõustuvad, saate alguskuupäeva ja muude üksikasjade üle läbi rääkida.
5
Jälgige oma assistenti. Esimestel nädalatel peate oma assistenti juhendama konkreetsetel viisidel, kuidas teile meeldivad asjad tehtud. Võib-olla on teil eelmine assistent, kes on valmis uut assistenti koolitama. Kui ei, siis peate selle ülesande ise enda peale võtma. Ärge oodake, et teie assistent teie mõtteid loeks.Istuge iga päev mõneks minutiks oma assistendiga maha, et aidata tal kirju ja e-kirju sortida. Näidake neile, mida saab kustutada, mida saab salvestada ja kuhu sortida erinevat tüüpi kirju.
6
Andke selgeid ja täpseid juhiseid. Ärge oodake, et teie haldusassistent teie mõtteid loeks. Kuigi teie assistent peaks teile iga ülesande kohta küsimusi esitama, peaksite püüdma anda talle võimalikult palju teavet. Veenduge, et iga ülesanne oleks piisavalt selgitatud. Andke neile ülesande lõpetamiseks piisavalt aega. Kui see on hädaolukord või esmatähtis, teavitage neid kohe, et nad peaksid kõik muud tööd tagasi lükkama. Märkige alati, kes, mis, millal, kus ja miks. Selle asemel, et öelda: “Ma vajan, et te hoolitseksite nende reisikulude vormide eest”, öelge: “Palun saatke raamatupidamine e-kirjaga pärastlõunaks, et saaksime need reisikulude vormid arveldada.” Mõne aja pärast võib teie assistent tulla. et mõista, mida te ebamääraste juhiste abil mõtlete, kuid alguses peaksite püüdma asju võimalikult selgelt välja kirjutada. Mõned inimesed peavad tõhusaks anda oma assistendile igapäevaste ülesannete ajakava või kontrollnimekirjad. Kui teil on iga päev aega nimekirja koostada, võib see teie jaoks sobida. Täpsustage, millal on vaja teiega konsulteerida ja millal on abiline otsustada.
7
Andke oma assistendile telefonikõnede skript. Andke teada, millised kontaktid on olulised ja milliseid kõnesid ootate. Peaksite neile esitama skripti, et nad teaksid teie kontoris õiget telefoni etiketti. Teatage neile, et nad ei peaks seda skripti lihtsalt ette lugema, vaid pigem kohandama seda vastavalt oma vajadustele. See tagab, et teie assistent kohtleb teie kliente ja äripartnereid asjakohasel viisil. Skript võib kõlada järgmiselt: “Tere, olete jõudnud Joan Smithi kontorisse. Räägid Lisaga. Kuidas saan teid aidata? Esitage laoseisu vastused, mida nad saavad kasutada, näiteks “Vabandust. Pr Smith ei ole hetkel saadaval. Kas ma võin võtta sõnumi? Lasen tal teile esimesel võimalusel tagasi helistada. Tõenäoliselt ei taha te, et teie assistent katkestaks koosolekuid või töötaks ebaoluliste telefonikõnedega, kuid on inimesi, kelle kõned võtate vastu, mis tahes. Veenduge, et neil oleks nende inimeste nimekiri. Ärge kasutage assistenti teile helistamiseks, välja arvatud juhul, kui tegemist on hädaolukorraga. See võib väga ärritada neid, kes ootavad teie telefonile vastamist.
8
Öelge oma organisatsioonile, millised volitused teie assistendil on. Kui palkate oma assistendi esimest korda, andke teile aru andjatele teada, et assistent tegeleb teie kõnede, kirjade või meilidega. Andke neile konkreetselt teada, millised ülesanded neil on. Võite saata oma ettevõttele meili, milles tervitatakse teie uut assistenti. Võite öelda: “Lisa tegeleb nüüd kogu minu ajakavaga. Kui kellelgi teist on vaja minuga kohtuda, võtke temaga ühendust” või “Mark tegeleb minu e-kirjadega, nii et ärge imestage, kui saate sõnumi temalt.â€
9
Osalege koosolekutel oma assistendiga. See annab neile parema ülevaate teie ettevõtte probleemidest ja igapäevastest tegevustest. Nad saavad rohkem teavet teie kohustuste kohta ning oskavad anda nõu ja juhiseid võtmeprojektide kohta. See saadab ka teistele töötajatele sõnumi, et näete haldusassistendi rolli tõsiseltvõetavana. Esitage selgelt oma ootused nende rollile koosolekutel. Kas nad peaksid kuulama, osalema või märkmeid tegema?
10
Julgustage neid uusi oskusi arendama. Kui teie assistent on koolitatud, võib tekkida kiusatus ta rahule jätta. Kui soovite oma assistendist tõesti maksimumi võtta, peaksite julgustama teda oma oskusi laiendama. Saate: paluda neil osaleda seminaridel; pakkuda koolitust uute arvutiprogrammide alal, võimaldada neil võtta uusi ülesandeid, sealhulgas juhtida oma projekte; toetada täiendõppe programmi kaudu edasiõpet.
11
Paluge oma assistendil oma kirjad ja meilid korraldada. Teie administraatoriassistent saab teie sissetulevaid kirju ja muud kirjavahetust sorteerida, et teha kindlaks, mis on oluline ja mis ei vaja teie tähelepanu. See vähendab dramaatiliselt sissetulevate sõnumite hulka, mida peate ise lugema.Veenduge, et usaldate oma assistenti enne e-posti parooli üleandmist.Vastusemallid, sarnaselt vormikirja või memoga, võivad aidata administraatori assistendil rutiinsete ülesannetega toime tulla. Vastuse malli saab väljastada klientide korduma kippuvate küsimuste, annetuste või ringreiside taotluste, aruannete esitamise tähtpäeva meeldetuletuste ja muude äriasjade jaoks, mis võivad nõuda ainult teie allkirja.
12
Laske oma assistendil ajakava koostada. Teie assistent saab salvestada kõik teie kavandatud koosolekud, konverentsid, telefonikõned või kohtumised. Lisaks peaksid nad märkima kõik olulised projekti kuupäevad või kvartalitähtajad. Nad peaksid teid teavitama kõigist uutest koosolekutest ja te peaksite neile teada andma, kui olete ise plaanid teinud. Saate oma ajakava haldamiseks kasutada jagatud kalendrit. Elektrooniline kalender võib teie ajakava pilve üles laadida ja teid mõlemaid teavitada, kui kumbki osapool on teinud muudatusi. Teavitage neid kindlasti, kui plaanite puhkusele minna, ärireisi või ravipuhkusele minna, et nad saaksid aitab teil oma aega tõhusalt korraldada.
13
Laadige olulised dokumendid üles jagatud pilvekausta. Kui teie assistent vajab juurdepääsu teatud dokumentidele, mallidele või vormidele, peaksite need võimalikult lihtsalt kättesaadavaks tegema. Looge dropbox või Google Drive’i konto, mida mõlemad jagate. Laadige üles kõik vajalikud dokumendid. Teie assistent saab üles laadida ka olulisi dokumente, et saaksite üle vaadata ja teile sobival ajal alla kirjutada. See on sujuvam protsess kui e-kirjade edasi-tagasi saatmine. Kehtestage füüsiliste failide käsitlemise protseduurid, eelkõige säilitatavate failide tüübid, turvameetmed ja ladustamine.
14
Vältige mikrojuhtimist. Kuigi teil võib olla täpne viis asju teha, soovite veenduda, et teie assistent on omal moel produktiivne. See, mis töötab teie jaoks, ei pruugi nende jaoks töötada. Kuni ülesanne on edukalt täidetud, ei tohiks te näppida, kuidas nad ülesande lõpetasid. Kui nad tegid midagi valesti, proovige anda tagasisidet, mis vea parandab. Ärge nõudke iga üksiku ülesande heakskiitu. Näiteks kui teie assistent sorteerib teie e-kirju, ei peaks ta pärast koolitamist vajama teie nõusolekut rämpsposti äraviskamiseks. Seda tehes kulutate nii palju aega, kui võite säästa. Kui nad saavad oma rollis mugavaks, võite hakata neile suuremaid projekte pakkuma. Lubage neil teatud programme jälgida. Andke neile võimalus midagi juhtida. Paluge neil koosolekul esineda. See suurendab nende pädevust, võimaldades neil samal ajal töötajana kasvada. Ärge laske oma assistendil lihtsalt kohvi tooma jooksma. Kui see ei ole kahesuunaline tänav (aeg-ajalt saate kohvitada), ärge paluge assistendil oma kohustuste raames kohvi hankida, välja arvatud juhul, kui ta seda vabatahtlikult teeb. Olge sooliste stereotüüpide suhtes väga ettevaatlik. Pidage meeles, et teie assistent on mõeldud teie võimete laiendamiseks, mitte sekretäri või teenistujana. Kohtle neid kui professionaale.
15
Selgitage oma suhteid ja rolle regulaarselt. Vähemalt kord aastas istuge oma assistendiga ametlikule koosolekule. Küsige, kuidas teie assistendil on läinud. Assistendi tööülesannetel on kalduvus aasta-aastalt muutuda. Veenduge, et teie assistent teaks, millised on nende ülesanded, ja arutage kõiki võimalikke muudatusi nende kohustustes eelseisval aastal. Lõpuks küsige oma assistendi karjäärieesmärkide kohta. Kas nad on rahul assistendiks jäämisega? Või soovivad nad võtta ettevõttes muid kohustusi? Ärge unustage hoida oma assistendiga professionaalset distantsi. Teie suhe peaks olema sõbralik, kuid selgelt ülemus ja töötaja. Kui paned nad ebatavaliselt või pikki tunde töötama, kaaluge preemiana assistendi ülendamist maksuvabastuse staatusesse. Kuid ärge tehke seda raha säästmiseks (panna nad vähema tasu eest rohkem tunde tööle). Analüüsige oma haldusassistendi kohustuste kontrollnimekirja. Küsige, kas teatud ülesanded on vajalikud. Vaadake, kas on vastutusvaldkondi, mida saab vähendada või on täiendavaid kohustusi lisada.
16
Kohtuge oma assistendiga iga päev. Kui soovite, et kõik sujuks sujuvalt, peaksite oma assistendiga vähemalt kaks korda päevas põgusalt kohtuma. Hommikul vaadake üle päeva plaanid ja eesmärgid. Märkige kindlasti, millised ülesanded on kõrgeima prioriteediga. Päeva lõpus arutlege, mis juhtus ja mis jäi tegemata. Kavandage lähenemine tekkinud probleemide lahendamiseks. Võib-olla soovite kasutada projektihaldusrakendust, nagu Wunderlist või Trello, et aidata teil mõlemal otsustada, mida sel päeval teha tuleb. Teie assistent saab ülesandeid täites kontrollida. Saate lisada ülesandeid, kui need ilmuvad, või märkida teatud ülesanded prioriteetseks. Platvormidevahelised rakendused võimaldavad teil enne assistendile värskenduse automaatset saatmist seadmesse ülesande lisada.
17
Andke nii positiivset kui ka kriitilist tagasisidet. Tavaline viga, mida mõned ülemused teevad, on kritiseerida ainult oma assistenti. Teie assistent on inimene ja positiivset tagasisidet andes mitte ainult ei tugevdate häid tavasid, vaid julgustate sõprussuhteid. See tõstab teie assistendi moraali, suurendades nende ja teie tootlikkust. Positiivne tagasiside peaks keskenduma assistendi võimele ülesandeid hästi täita. Näiteks: “Hea töö nende reisikulude aruannete nii kiiresti esitamisel. Tegite mu elu palju lihtsamaks. Kriitiline tagasiside peaks keskenduma viisidele, mida assistent saab parandada. Näiteks “Järgmine kord pean teil esitama need kuluaruanded nädala jooksul pärast minu reisi. Ärge seekord selle pärast muretsege, kuid järgmisel korral loodan, et saate need õigel ajal kohale. Pidage neid meeles erilistel päevadel, nagu sünnipäevad või administratiivassistendi päev.
18
Kuulake oma administraatoriassistenti. Peaksite küsima oma administraatoriassistendilt ideid nii oma kontori tõhususe kui ka tootlikkuse parandamiseks. Kui olete mõne nädala jooksul teie heaks töötanud, saab teie assistent teie harjumustest, tugevatest ja nõrkadest külgedest hästi aru. Julgustage oma assistenti olema aus ja premeerige häid ideid. Ärge heitke maha ega olge nende sõnade pärast solvunud. Värske vaatenurk võib olla just see, mida vajate. Võite küsida: “Milline on meie jaoks parim viis tootlikkuse parandamiseks? Mida teie arvates saaks paremaks muuta? – Kui teie assistent annab hea idee, siis kiidake teda. võib öelda: “See on hea mõte. Mida saame teha, et seda praktikas rakendada?â€Kui teile nende ideed ei meeldi, siis olge lihtsalt eriarvamusel ja liikuge edasi. Võite öelda: “Ma pole kindel, et see siin toimiks.”
19
Lahendage vaidlused küpselt. Kuigi võite olla hõivatud, ei tohiks te oma viha ega pettumust oma assistendi peale välja tuua. Proovige konfliktid võimalikult rahumeelselt lahendada. Kui olete mures, et teie assistent teeb midagi valesti, kutsuge ta oma kontorisse. Andke neile teada, mis teile ei meeldi, ja öelge neile, mida nad peavad tegema, et parandada. Olge kindel, kuid mitte halvustav. Näiteks võite öelda: “Sisestate süsteemis pidevalt andmeid valesti. Pöörake oma ülesandele rohkem tähelepanu, et kõik saaks õigesti tehtud.” Küsige neilt: “Miks arvate, et see probleem kordub? Mida teil on vaja parandada?†Võib-olla annate juhiseid, mis on liiga ebamäärased või koormate neid tööga üle. Teie assistent peaks muutma teid produktiivsemaks, mitte vähem. Kui te ei saa oma assistendiga tõhusalt koostööd teha, võiksite hakata otsima teist.