Kontorijuhina vastutate kõigi oma kontoris toimuvate tegevuste, projektide ja töötajate eest. See nõuab teilt suurepäraseid organisatsioonilisi, juhtimis- ja probleemide lahendamise oskusi ning see on suur vastutus, mida ei tohiks kergelt võtta. Õnneks võite õige hariduse, kogemuste ja teadmistega saada kontorijuhiks ja sellel ametikohal edukalt hakkama saada.
1
Hoidke kontorit puhas. Büroojuhina vastutate teie kontori ja teie töötajate puhtuse ja ohutuse eest. See tähendab, et kontorit korrapäraselt koristama peab väline hooldusettevõte või tegema koostööd sisemise puhastusmeeskonnaga, et asjad puhtana hoida.
2
Vastake telefonikõnedele ja vastake meilidele ja kõnepostisõnumitele. Büroojuhina saab teie üheks peamiseks kohustuseks klientide ja klientide telefonikõnedele vastamine ja neile vastamine. See tähendab sõnumite vastuvõtmist ja sõnumite edastamist vastavatele inimestele teie kontoris. See tähendab ka teie ülejäänud kontoritöötajate küsimustele vastamist ja probleemide lahendamist.
3
Uute töötajate värbamine ja kaasamine. Büroojuhina võib teie kohustuseks olla intervjueerimine ja uute töötajate värbamine. Kui peate seda tegema osana oma kohustustest, on oluline, et koostaksite protsessi ja kõik vajalikud paberid allkirjastaksid ja täidaksid uued töötajad. Samuti võib teie kui büroojuhi kohus olla uute töötajate koolitamine ja nende kontoriga kohanemine.
4
Säilitage kontori eelarve. Teie ülesandeks võib olla kontorieelarve koostamine ja haldamine. See võib ulatuda lihtsatest kontoritarvetest, nagu tint, paber ja pastakad, kuni keerukamate kuludeni, nagu palgaarvestus, kommunaalkulud, seadmed ja raha kontorikujunduse uuendamiseks. Mõelge kõikidele oma potentsiaalsetele kuludele aastaringselt ja koostage realistlik hinnang selle kohta, kui palju kõik maksab. Võite paluda vaadata eelmise aasta eelarveid, et mõista, millest teie eelarve peaks koosnema.
5
Käsitleda klientide kaebusi ja kommentaare. Kui kliendil on tõsine kaebus, peate võib-olla selle lahendama. Kui saate klientidelt tagasisidet, on oluline ka see edastada teistele oma kontori osakondadele, et nad saaksid oma tegevust vastavalt kohandada. Kui näete korduvat kaebust, teate, et see on tavaline probleem, mis võib vajada suuremaid meetmeid, näiteks muuta teie tegevusviisi.
6
Looge erakorralised protseduurid ja järgige eeskirju. Teine võimalus kontori turvalisuse tagamiseks on veenduda, et kõik on kooskõlas koodidega ja et teie kontoris ei esine tervise- ega ohutusriske. Kui hädaolukorras, nagu tulekahju või üleujutus, ei ole kehtestatud erakorralisi toiminguid, peaksite nende väljatöötamiseks tegema koostööd juhtkonnaga. Samuti võidakse teile anda ülesandeks koolitada töötajaid, kuidas sellises hädaolukorras hoonest evakueerida ja end turvaliselt hoida.
7
Arenda tähtede kommunikatsiooni. Et olla hea kontorijuht, peate oma kontoris arendama selget ja ülevaatlikku kirjalikku ja suulist suhtlust. Juhina vaatavad inimesed teie poole, et seada suhtlusstandardid. Veenduge, et kõik teie käsud oleksid selged ja püüdke inimestele juhiseid andes olla võimalikult üksikasjalikud. Hea suhtlemine tähendab ka seda, et olete meilides selge ja sisutihe. Vältige kiirkirjutamist ja olge oma e-kirjades üksikasjalik. Töötajatevahelised kommunikatsioonihäired võivad tekitada kaose ja kahjustada teie kontori tootlikkust. Astuge vahele, kui töötajatel on lahkarvamusi, ja lahendage probleem.
8
Oskab kohaneda ja multitegumtööd teha. Agiilne ja eesmärgile orienteeritud olemine aitab Sind büroojuhina. Sageli olete seotud mitme osakonnaga ja võite panustada mitmesse projekti korraga. Veeretage lööke ja olge valmis lahendama kõiki probleeme, millega teie meeskond võib kokku puutuda. Kontorijuhina peate oma meeskonna viima lõppeesmärgini ja see tähendab, et peate tegelema ootamatute probleemidega, mis võivad tekkida.Ärge takerduge ja ärge olge pettunud, sest see loob kogu ülejäänud kontori meeleolu. üks asi korraga ja tõrkeotsing probleemide ilmnemisel.
9
Püsi organiseeritult. On oluline, et kõik teiega seotud projektid oleksid eraldatud ja organiseeritud, sest tõenäoliselt osalete korraga mitmes projektis. Juhina loodavad inimesed teile, et arhiivite teavet õigesti ja haldate seda viisil, mis on teistele projektiga töötavatele inimestele läbipaistev. Pidage häid andmeid, logige kõike, mida saate, pidage loendeid sellest, mida peate tegema, ja veenduge, et teie töötajatel oleks juurdepääs vajalikule teabele. Igal projektil peaks olema spetsiaalne kaust ja mõnikord peaks see sisaldama alamkaustu, et saaksite kiiresti ja lihtsalt juurdepääsu teabele.
10
Säilitage rahulik, positiivne suhtumine. Hea büroojuht on pinge all rahulik ja on oma töötajatele kontoris pidevalt motivatsiooniallikaks. Mida muutlikum on teie juhtimisstiil, seda kaootilisem on kontor. Hoidke oma töötajate ja klientide suhtes professionaalset suhtumist ning olge abi või motivatsiooni vajavate töötajate jaoks olemas.
11
Lõpetage keskkool või hankige oma GED. Tavaliselt nõuavad kontorijuhi ametikohad vähemalt keskkooli kraadi või GED-i. Kui soovite olla kontorijuht, lõpetage esmalt keskkool või läbige GED-i saamiseks kursus.
12
Saavutage kõrgem kraad. Kui soovite kaalutlemise võimalusi parandada, paneb ärijuhtimise kaas- või bakalaureusekraad teid silma paistama. Kui soovite saada büroojuhiks kõrgelt spetsialiseerunud või tehnilises tööstusharus, parandab bakalaureuse- või magistrikraad selles valdkonnas oluliselt teie võimalusi sellele tööle saada.
13
Hankige kontoris töötamise kogemus. Paljud kontorijuhid alustavad haldus- või kontoriassistentidena. Kontorijuhi ametikoha leidmise võimaluste parandamiseks proovige hankida kogemusi tarvikute tellimisel, teise kontoriadministraatori abistamisel, klienditeeninduses, ruumide hooldamisel või meeskonna juhtimisel. Need oskused lähevad üle kontorijuhi rollile.
14
Kontorijuhiks edutamiseks rääkige oma personaliosakonnaga. Kui töötate juba kontoris ja büroojuhi ametikoht on vaba, peaksite leppima kokku kohtumise personaliosakonnaga ja uurima, kas saate sellele tööle kandideerida. Mõned ettevõtted eelistavad palgata kontorijuhid pigem ettevõttesiseselt ja see võib olla võimalus, mida vajate.
15
Otsige Internetist tööpakkumisi. Vaadake populaarseid töölehti ja otsige kontorijuhi ametikohti. Proovige leida ametikohti tööstusharudes, milles teil on juba kogemusi, et maksimeerida töökoha leidmise võimalusi.
16
Esitage oma avaldus ja CV. Teie CV peaks esile tõstma kõik teie kutseoskused ja kõik tehnilised, organisatsioonilised või haldusoskused, mis teil on. Kasuks tuleb kontoriseadmete (nt andmebaasisüsteemid, arvutid, printerid ja telefonid) hooldamise kogemus. Analüütilised, finants-, organiseerimis- ja juhtimisoskused tulevad kasuks ka kontorijuhile.Mõelge aegadele, mil pidite kooliprojektides inimesi organiseerima ja juhtima. kui sul pole erialast kogemust.
17
Minge intervjuudele. Intervjuu ajal küsitakse teilt tõenäoliselt teie konfliktide lahendamise, organisatsiooniliste ja finantsoskuste kohta. Olge valmis vastama kõigile asjakohastele küsimustele, mis võivad teile tekkida, ja rõhutage kindlasti oma haldusalaseid teadmisi ja oskusi. Kui intervjueerite kontorijuhiga väga tehnilises valdkonnas, nagu meditsiin või inseneriteadus, olge valmis vastama kõigile tehnilistele küsimustele mis võib teie teele visata.