Kontoritarbed võivad olla kallid, seega on väga oluline jälgida, mida teie kontoris laos on, ja jälgida, kui kiiresti tarneid kasutatakse. Kui te pole kunagi varem inventuuri teinud, võite tunda end pisut ülekoormatuna. Ärge muretsege, me juhendame teid kogu protsessiga, et saaksite oma laoseisu hallata nagu proff! Alustame mõningate põhiliste seadistusnäpunäidetega ja seejärel jätkame jälgimis- ja ümbertellimisprotsessi üksikasjadega.
1
Selle vastutuse määramine ühele inimesele muudab protsessi sujuvamaks. Hea kontorivarude juht korraldab, jälgib ja jälgib laoseisu igapäevaselt. Kui kontoritarvete kohta kerkib küsimusi, on need õiged ja saavad kohe vastata kõikidele tarnega seotud küsimustele. Kontoritarbed võivad kalliks minna, seega toimib varustushaldur ka väravavahina, et piirata juurdepääsu alale. .
2
Määrake varude jaoks konkreetne ala, et saaksite hõlpsalt jälgida. Tõenäoliselt on teil kontoritarvete jaoks juba spetsiaalne ala, kuid kui te seda ei tee, looge see! Tarvikute jälgimine ja jälgimine on palju lihtsam, kui kõike hoitakse ühes ja samas ruumis. Kui ruumi napib, ajab asja ära suur riiul, hoiukapp või kasutamata kontor.
3
Rühmitage ja sildistage üksused, nii et nende leidmine ja jälgimine on imelihtne. Alustuseks sorteerige kõik tarvikud ja pange sarnased sarnasega. Seejärel otsustage, kuidas soovite ruumi sees varusid korraldada. Mõelge asjadele, mida vajate igapäevaselt, nädalas või kuus. Seejärel korraldage need nii, et need, mida kõige sagedamini vajate, oleks hõlpsasti nähtavad ja juurdepääsetavad. Pärast seda märgistage riiulid, korvid või konteinerid iga üksuse nimega. Näiteks asetage sageli vajaminevad tarvikud silmade kõrgusele, et hõlpsasti juurde pääseda. Sellised esemed nagu toonerid ja printerid võivad olla kõrgematel riiulitel, kuna te ei pea neid nii tihti hankima. Kui teil on palju tarvikuid, võib tarvikute tähestikulises järjekorras korraldamine hõlbustada nende leidmist. Samuti võite tarvikud rühmitada vastavalt osakondadele vajadustele. Näiteks panna raamatupidamistarbed ühele riiulile ja haldustarbed eraldi riiulile.
4
Põhinimekirja koostamine on nüüd lihtne, kuna varud on korrastatud! Haara pliiats ja paber ning hakka üles kirjutama kõik laos olevad kaubad. Lisage toote bränd, nimi, number, värv ja muud üksikasjad, mida peate teadma, kui on aeg kauba ümber tellida. Näiteks märkige üles konkreetne kaubamärk ja tooneri tüüp, mida põhikontori printer kasutab. Nii ei pea te neid üksikasju otsima iga kord, kui teil on vaja asenduskassett tellida.
5
Arvutustabeli kasutamine sobib ideaalselt väikeste ja keskmise suurusega kontorite jaoks. Enamiku kontorite tarvikute haldamiseks ei pea te ostma spetsiaalset tarkvara! Arvutustabel, nagu Excel või Google’i arvutustabelid, töötab suurepäraselt. Alustage tarvikute veeruga ja loetlege igaühe nimed eraldi lahtrites. Seejärel seadistage täiendavad veerud, et saaksite täita üksikasju, nagu kaubamärk, osa number, värv jne.
6
Looge viimane veerg, et jälgida praegust laoseisu. Sisestage iga kauba laos olev koguarv arvutustabeli viimasesse veergu. Salvestage see arvutustabel ja hoidke seda oma töölaual, et saaksite sellele hõlpsasti juurde pääseda ja seda värskendada. Kui soovite olla üksikasjalikum, looge veerg “käivituspunkt” ja sisestage ka need numbrid. Käivituspunkt on soovitatav arv iga üksust kogu aeg laos hoida. Kui laovaru langeb alla käivituspunkti, on aeg uuesti varuda! Nii ei saa teil kunagi millestki otsa.
7
Tarkvara lihtsustab inventuuriprotsessi, kui teil on palju jälgida. Suurte kontorite jaoks, kus laos on palju tarvikuid, on laohaldustarkvarasse investeerimine raha väärt! Esmalt sisestage tarnete nimetused ja nende arv, mida teil laos on. Seejärel värskendab laohaldur laoseisu iga kord, kui ta eemaldab piirkonnast tarvikud. Kui programmi värskendamine pole reaalajas võimalik, saab haldur pidada kirjalikku logi kaupade kohta, kui need välja võetakse, ja sisestada andmed hiljem on.Seadistage tarkvara töölaua- või tekstisõnumite hoiatuste saatmiseks, kui üksused jõuavad oma käivituspunktidesse, et te ei jätaks kunagi ühtegi lööki vahele!Iga programm töötab erinevalt, nii et hankige kindlasti midagi, mis on teie kontori jaoks mõistlik. Näiteks võimaldavad mõned programmid skannida vöötkoode, et registreerida jooksev laoseisu. See sobib suurepäraselt suurtesse kontoritesse, kus on palju tarvikuid!
8
Tarnekontroll on oluline, et saaksite oma arvutustabelit värskendada. Olenevalt sellest, kui kiiresti teie kontoris tarvikud läbi põlevad, peate võib-olla tegema rutiinset tarnekontrolli iganädalaselt, kahe nädala tagant või kord kuus. Minge määratud päeval sisse ja lugege kokku, kui palju teil igast kaubast on. Seejärel värskendage arvutustabelit praeguste laoseisudega ja tehke vajaliku ümber. Kui määrate käivituspunktid, ärge unustage lähtuda nendest numbritest, mitte laoseisu koguarvust.
9
Planeerige tellimuste esitamiseks konkreetne päev, et olla organiseeritud. Selle päeva määramine aitab hoida teie laoseisu õigel tasemel ja takistab teil juhuslikel aegadel mitmekordse tarne tellimusi esitada. Võite lihtsalt planeerida, et tellite kõik ühe hoobiga kindlaksmääratud päeval ja kõik tarnitakse koos. Kui sageli peate uuesti tellima, sõltub teie tarnekäibest ja kui sageli teete rutiinseid kontrolle.
10
Kindlustage varustusala nii, et sellele pääseks ligi ainult haldur. Kui lubate töötajatel igal ajal tarvikuid kaasa haarata, on kõ