Kui lahkute ametikohalt, palub teie juht või ülemus teil tõenäoliselt abi järglasele üleandmise perioodil. Organiseeritud ja proaktiivne olemine aitab tagada, et teie ettevõtte üleminek sujub sujuvalt ja lahkute suurepärase ametialase mainega.
1
Arutage üleandmist oma juhiga. Alustuseks peaksite oma juhiga üksikasjalikult arutama, et täpselt kindlaks teha, kuidas nad soovivad, et te üleandmisega tegeleksite. Olenevalt teie tööst ja sellest, kuidas teie juhile töötada meeldib, võidakse teil paluda üleandmisse palju panustada. See võib hõlmata seda, et uus inimene varjutab teid mõne päeva või kauem. Enamikul juhtudel peate koostama vähemalt ametliku üleandmisdokumendi. Arutage seda oma juhiga ja uurige, kui palju teie panust oodatakse ja mis peaks olema teie üleandmise fookuses.
2
Koostage oma üleandmisdokumendi varane ülevaade. Kui teil on oma juhi ootustest selge ettekujutus, võite alustada üleandmisdokumendi mustandi koostamisest. See aitab teil end organiseerida ja kataloogida kõik erinevad ülesanded ja teabetükid, mida peate üleandmise ajal edastama. See dokument peaks sisaldama:üksikasjalikku teavet teie igapäevaste tegevuste, ülesannete ja prioriteetide kohta.ülevaade rolli põhipunktidest.selge ülevaade sellest, mida teie järeltulijalt oodatakse.loend kõigist olulistest failidest, mida hakatakse kasutama. üle antud. See võib hõlmata konkreetset lepingut või tööprogrammi.
3
Seo lahtised otsad kinni. Kui teate, et lahkute peagi oma ametikohalt, võib olla kasulik teha veidi lisatööd, et kõik lahtised otsad kinni siduda. Selle saavutamise üle tunnete rahulolu ja aitate ka oma järglasel alustada puhtalt lehelt. See aitab ka tagada, et lahkute suurepärastel tingimustel ja hea mainega. See ei ole alati võimalik, kuid kui teil on midagi, mis on peaaegu üle piiri, tehke selle tegemiseks veidi lisatööd.A Uuel inimesel, kes sõlmib tehingu kohe, kui see on liini lähedal, võib olla raskusi selle sulgemisega, kuna nad ei tunne selle kõiki keerukusi.
4
Suhtle oma kolleegidega. Enne kui teie järeltulija peaks alustama, proovige leida aega, et kolleegidega üleandmisest rääkida ja küsida, kas on midagi, mida teie kolleegide arvates peaksite esile tõstma. Kui teil on mõni arenev probleem, millest te ei tea, on see hea võimalus baasi puudutada ja teada saada. Arenevad probleemid tõenäoliselt teie viimaseid päevi ei mõjuta, kuid kui olete neist teadlik, saate need oma tähelepanu juhtida. järeltulija. See on ka võimalus veenduda, et kõik teavad, et lahkute ja millal. Andke oma kolleegidele üleandmisperioodist teada, et nad saaksid seda arvesse võtta. Tõenäoliselt aeglustub teie tootlikkus üleandmise ajal, seega on hea tava kolleege eelnevalt hoiatada.
5
Kirjutage ametlik üleandmisdokument. Üleandmise ettevalmistamise viimane etapp on ametliku üleandmisdokumendi täitmine. Võite dokumendi mustandile tugineda, kuid proovige täpsustada ja lisada kogu oluline teave. Peate dokumendi oma juhi ja kõigi teiste oluliste töötajatega, keda see mõjutab, läbi vaatama. Proovige see lõpule viia ja saata oma järglasele vähemalt paar päeva enne nende algust. Sisu on töökohati erinev, kuid see võib sisaldada mõnda järgmistest: toimingute loend ja ajakava; jooksvate probleemide ülevaade; eelseisvate sündmuste ja tähtaegade kalender; paroolid ja sisselogimisteave; kasulike kontaktide loend. Arvutisüsteemis failide ja kaustade navigeerimise juhend.
6
Varuge nii palju aega kui võimalik. Kui teie järeltulija kontoris alustab, võite endiselt olla ja teil palutakse teha täielikum üleandmine. Selle kestus on erinev, kuid mõnel juhul antakse teile paar päeva või kauem aega, et aidata uuel inimesel tööga hakkama saada. Üldiselt, mida rohkem on teil täielikuks üleandmiseks aega, seda rohkem teavet saate edasi anda. Kindlasti on asju, mille olete unustanud, ja kui keegi teid varjutab, on see hea viis tutvustada neile mitmesuguseid igapäevane tegevus.
7
Andke võtmedokumendid isiklikult üle. Üleandmisel on hea tava tagada, et kõik võtmetähtsusega andmed ja dokumentatsioon antakse üle isiklikult. See aitab teil veenduda, et kõige olulisemate asjadega tegeletakse õigesti ja prioriteedid on selgelt paika pandud. Dokumentide näost näkku üleandmine tähendab, et keerukat teavet saab enne lahkumist täielikult arutada. See võimalus põhiteavet selgitada ja teie järeltulija teilt otse küsimusi esitada on hea üleandmise jaoks ülioluline. See annab teile ka võimaluse anda nüansse ja konteksti arutelus, mis muidu oleks võinud kahe silma vahele jääda.
8
Püüdke aidata. Kui olete oma järglasega kontoris, peaksite alati olema tähelepanelik ja ennetav. Tehke jõupingutusi esinevate probleemide tuvastamiseks ja lahendamiseks. Teie järeltulija võib esimestel päevadel olla pisut häbelik või hirmunud ega taha teid küsimustega tülitada.Veenduge selgelt, et olete valmis aitama, ja te olete oodatud päringuid tegema.Seda tehes aidata kaasa olukorra tekkimisele, kus vastutus üleandmise eest on jagatud teie ja teie järglase vahel.
9
Korraldage viimane üleandmiskoosolek. Viimane asi, mida teha enne lahkumist ja üleandmise lõpetamist, on täielik üleandmiskoosolek oma järglasega. Paluge oma järglasel kaasa võtta kõik lahendamata küsimused ja tema tehtud märkmed. See koosolek on uuele inimesele suurepärane võimalus veenduda, et ta mõistab oma rolli ja kohustusi. Kõik ebakindlused saab koosolekul kõrvaldada. Olenevalt sellest, kus te töötate, võib olla mõistlik kutsuda koosolekule oma juht või ülemus .Kindlasti peaksite teatama oma juhile, millal ja kus see toimub, ning küsima, kas ta soovib midagi lisada.
10
Tõstke esile saadaolev tugi ja koolitus. Proovige mõelda üleandmisest kui võimalusest anda oma panus, et anda kellelegi parim võimalik eduvõimalus. Te ei ürita lihtsalt ülesandeid ja töökohti üle anda, vaid püüate aidata kaasa oma järglase professionaalsele arengule ja oma endise tööandja pikaajalisele tervisele. Tehke seda, tuues välja kõik teile teadaolevad asjakohased koolitusvõimalused. Võib-olla siis, kui tööle asusite. , saite koolituste komplekti, mis aitab teil kohaneda ja areneda. Kindlasti mainige seda oma järglasele ja julgustage teda võimalusi uurima.
11
Ärge jätke tähelepanuta töökultuuri. Kui veedate aega teie ametikohta täitva inimesega, on oluline mitte keskenduda ainult töö tehnilistele aspektidele. Igal kohal on ainulaadne töökeskkond ja kultuur, mis võib uustulnuka jaoks hirmutada või segadusse ajada. Varuge kindlasti aega, et anda uuele inimesele ülevaade kontori toimimisest. Püüdke neid kontoris ringi viia ja kõigile tutvustada. Määratlege kindlasti selgelt nii uue kui ka olemasoleva töötaja roll. töötajad. Kui uue saabuja ametijuhend erineb veidi teie omast või nende kohustused ja prioriteedid on keskendunud mujale, veenduge, et olemasolevad töötajad mõistaksid seda.
12
Esitage oma kontaktandmed. Kui soovite tõesti rohkem pingutada, võiksite uuele töötajale anda oma kontaktandmed. Võite öelda, et nad saavad teiega ühendust võtta, kui on suur probleem või nad vajavad veidi juhiseid. Mitte igaüks ei tee seda hea meelega ja see sõltub tõenäoliselt teie suhetest endise tööandjaga.Tihti saab probleemi lahendada lihtsa meili teel.Abi pakkumine pärast lahkumist jätab teile hea mulje ja aitab teie töövõimet suurendada. maine.