Töötajate töötulemuste dokumenteerimine on oluline, et saada oma meeskonnaliikmetest maksimumi ja tagada töötajate aus kohtlemine. Andke täpset, üksikasjalikku ja täpset tagasisidet, mis on kasulik nii teile kui ka teie töötajatele. Kasutage konstruktiivset ja kergesti mõistetavat keelt. Samuti veenduge, et töötajad mõistaksid ettevõtte poliitikat, et nad teaksid, mida neilt oodatakse.
1
Vajadusel tehke kindlaks, millist reeglit või poliitikat rikuti. Andke kõigile töötajatele käsiraamat või muu ettevõtte juhiste komplekt. Isegi kui teil on vaid mõne töötajaga väikeettevõte, saate siiski luua lühikese reeglistiku. Nii saate tagasisidet andes viidata nendele eeskirjadele. Nii kirjaliku kui ka suulise tagasiside saamiseks peate probleemi selgelt väljendama ja oma väidet toetama faktidega, mille kohta teate, et need vastavad tõele. Näiteks võite öelda: “Töötaja ei täitnud selle projekti kontrollnimekirja 3. või 5. sammu, mis varem töötajale anti. Näidake, millist reeglit rikuti. Võite kirjutada: “Töötaja käsiraamatus on selgelt kirjas, et töötajad peavad tarnete sooritamiseks kasutama ametiautot. See töötaja kasutas oma isiklikku sõidukit ilma loata.
2
Kasutage faktide toetamiseks tõendeid. Saate kaitsta ennast ja ettevõtet töötajate kaebuste eest, toetades oma dokumente tõenditega. Näiteks kui töötaja ei täitnud olulist aruannet, saate mittetäielikku aruannet kasutada tõendina. Samuti võite paluda teistel töötajatel olla tunnistajateks. Näiteks võite kirjutada: “5 teist töötajat märkasid, et see inimene lahkus kontorist kell 4, mitte ei jäänud kuni kuueni, nagu nõutud.” Kui dokumenteerite halva kliendiga suhtlemise, võite tõendina kasutada e-kirju või telefonisalvestisi. .
3
Selgitage käitumist, mida tuleb muuta või jätkata. Pange oma soovitused kirja. Näiteks võite märkida: “Töötaja peab järgima kirjalikke juhiseid kliendi kaebuse käsitlemiseks. Täpsemalt peab töötaja pakkuma kliendile selge lahenduse.” Arutage aruannet töötajaga. Võite öelda: ” Siin on näha, et panin kirja, kuidas ma tahaksin, et sa ennast parandaksid. Edaspidi pakkuge kliendile lahendus selle asemel, et öelda, et probleem pole teie süü. On see selge?â€
4
Koostage konkreetne tegevuskava. Tegevuskavas on kirjas sammud, mida tuleb parendamiseks astuda. Selleks, et teie töötaja tunneks end hinnatud meeskonnaliikmena, paluge tal aidata teil plaani koostada. Alustage eesmärkide seadmisega, seejärel kirjutage üles, kuidas töötaja need eesmärgid saavutab. Lisage kindlasti iga sammu jaoks tähtaeg. Võite kirjutada: “Töötaja suurendab müüki 10% kuus. Esiteks teeb töötaja vähemalt 10 külmkõnet päevas. Teiseks saadab töötaja e-kirju vähemalt aadressile 15 potentsiaalset klienti igal nädalal. Kolmandaks jälgib töötaja nende edusamme ja kohtub oma ülemusega, et arutada kõiki probleeme. Kõik need toimingud tuleb täita igal reedel kella 2-ks.â€
5
Salvestage kõik vestlused üksikasjalikult. Arvestuse pidamine on oluline, sest kui töötaja hiljem kaebuse esitab, on teil lisadokumendid, mis näitavad, kuidas te olukorraga hakkama saite. Pärast jõudluse teemalise vestluse lõpetamist leidke mõni minut oluliste punktide salvestamiseks. Samuti saate koosoleku ajal märkmeid üles kirjutada, et ükski suur detail märkamata ei jääks. Looge iga töötaja jaoks fail. See võib olla elektrooniline või paberfail (või mõlemad). Iga kord, kui teete töötaja kohta märkmeid, pange need faili. Kirjutage midagi sellist: “Selle koosoleku ajal selgitasin töötajale, et neil on 6 kuud aega oma müügi parandamiseks. Koostasime koos tegevuskava ja panin koopia töötaja toimikus. Töötaja väljendas muret, et ta ei suuda neid eesmärke täita. Selgitasin, miks need eesmärgid on kohustuslikud, ja andsin selged sammud nende saavutamiseks.â€
6
Näidake, et olete toeks. Pidage meeles, et see kohtumine peaks olema produktiivne nii teile kui ka töötajale. Muidugi peaksite probleemidele tähelepanu juhtima, kuid pakkuge kindlasti ka julgustust. Tõenäoliselt töötab töötaja paremini, kui ta tunneb, et teda toetatakse. Proovige öelda: “Ma tean, et neid eesmärke võib olla väga raske täita. Kuid ma usun sinusse. Ma tean, et olete andekas ja ma olen siin, et teid toetada. â€
7
Andke tagasisidet kõigile otse juhendatavatele töötajatele. Tavaliselt peaks tagasiside andjaks olema töötaja juht. Kui juhite inimesi, on teie ülesanne anda neile õigeaegset ja selget tagasisidet. Mõnel juhul võib olla sobivam, et keegi personaliosakonnast tegeleks probleemiga. Näiteks kui tegemist on tundliku terviseprobleemiga, võib personalispetsialist olla probleemi lahendamiseks paremini varustatud. Kui olete väikeettevõtte omanik, võiksite olla vastutav tagasiside andmise eest kõigile oma töötajatele. Teise võimalusena võite selle delegeerida töötajale, keda usaldate. Tagasiside peaksid saama kõik töötajad, olenemata sellest, kas nad töötavad osalise või täistööajaga. Vähemalt korraldage sisseregistreerimiseks kord kvartalis toimuv koosolek. Kuid andke ka tagasisidet alati, kui näete toimivusega seotud probleeme. Mõõdikud on suurepärane viis oma töötaja edusammude jälgimiseks.
8
Dokumenteerige nii probleemid kui ka positiivsed tulemused. Oluline on jälgida üldist tulemuslikkust, et saaksite objektiivselt hinnata, kuidas töötajal läheb. See tähendab, et probleemi ilmnemisel peate selle dokumenteerima. Näiteks kui olete väikeettevõtte omanik, võib teil olla probleeme töötajate õigeaegse ilmumisega. Iga kord, kui keegi hilineb, tehke oma toimikusse märge. Peaksite seda neile ka isiklikult mainima. Pöörake tähelepanu ka selle dokumenteerimisele, kui keegi teeb midagi hästi. Näiteks kui teie töötaja otsustas kulutada palju aega kliendi abistamisele, märkige oma toimikusse, et ta läks üle ja kaugemale. Samuti öelge neile isiklikult, et hindate nende jõupingutusi. Täiendavate dokumentide saamiseks võite saata tagasisidet ka meili teel.
9
Andke õigeaegselt tagasisidet. Kiire tagasiside andmine võimaldab tekkinud probleeme parandada ning tagab ka tulemuslikkuse küsimuse värske peas oleva töötaja. Kui teil on vaja kellelegi tagasisidet anda, proovige seda teha niipea kui võimalik. See võib tähendada päeva lõpus või isegi hetkel. Kui see on keerulisem probleem, võtke oma plaani koostamiseks paar päeva. Kui töötaja vaidleb kaastöötaja või kliendiga, on okei ta kõrvale tõmmata, et olukord kohe lahendada. Saate alati hiljem kirjalikku tagasisidet saata. Andke kindlasti ka positiivset tagasisidet. Võite töötajale öelda: “Märkasin, et olete viimasel ajal võtnud palju rohkem vastutust. Kohtume järgmisel nädalal, et rääkida saadaolevatest juhtimisvõimalustest.” Saatke neile e-kiri, et meelde tuletada, mida rääkisite. umbes.
10
Kasutage oma seisukohtade selgeks tegemiseks konkreetset keelt. Vältige üldistuste kasutamist. Te ei soovi oma tagasisides ebaselgust. Kasutage probleemi ja selle käsitlemise selgeks kirjeldamiseks täpset keelekasutust. Ärge öelge: “Te ei tee head tööd.” Selle asemel olge konkreetne ja öelge: “See töö nõuab töötajate koosolekute läbiviimist. kord nädalas. Viimase 2 nädala jooksul pole teil õnnestunud koosoleku aega määrata ega päevakorda levitada. See viib suhtluse katkemiseni ja teie meeskonnaliikmetel puudub suund. Vältige eelneva tagasiside vasturääkimist. Näiteks võib-olla on teil väike butiik. Kui palusite töötajal sügissaabastest väljapaneku teha, ärge hiljem öelge, et ta oleks pidanud hoopis kampsuneid esile tõstma.
11
Valige toimivuse kirjeldamiseks objektiivsed terminid. Objektiivsed sõnad tuginevad faktidele, samas kui subjektiivsed terminid võivad sageli hõlmata tundeid ja emotsioone. Olge tagasiside andmisel objektiivne, et saaksite dokumente ja fakte oma seisukohtade toetamiseks kasutada. Selle asemel, et öelda: “Töötaja suhtub halvasti”, öelge: “Töötaja keeldub nõutavatel meeskonna loomise harjutustel osalemast. ja sageli ignoreerib kaastöötajaid, kui nad üritavad nendega rääkida. Proovige öelda: “Töötaja ei näe hea välja,” öelge: “Töötaja tuleb regulaarselt tööle teksades, kui ettevõtte poliitika nõuab äriprofessionaali riietus.â€
12
Vältige absoluutide kasutamist. Absoluutsed on harva tõesed, seega on parem neid mitte kasutada. Püüdke mitte öelda selliseid asju nagu “Töötaja ei jõua kunagi õigel ajal” või “Töötaja on alati vaidlev.” Tõenäoliselt ei saa te neid väiteid tõestada, kui töötaja tagasisides kahtleb.
13
Kirjeldage üksikasjalikult ettevõtte põhimõtteid. Veenduge, et töötajal on reeglid, eeskirjad ja standardid kirjalikult üle antud. Samuti peaksite kirjutama üksikasjaliku ametijuhendi, et nad teaksid, mida neilt nõutakse. Mõelge sellele kirjalikule salvestusele ka vestluses üle. Nii saate vastata kõigile esilekerkivatele küsimustele. Ärge öelge lihtsalt: “Töötajad peavad vastama klientide meilidele niipea kui võimalik.” Selle asemel seadke selged ootused, öeldes: “Klientide meilidele tuleb vastata 10 tunni jooksul .â€
14
Selgitage, miks iga kohustus on oluline. Rääkige oma töötajale nende ootuste põhjendustest. Kui nad mõistavad, miks neid vaja on, võtavad nad neid tõenäolisemalt tõsiselt. Saate selle üle vaadata iga kord, kui peate töötajale oma töö tegemise kohta meelde tuletama. Võite öelda: “Põhjus, miks ma vajan, et oleksite kell 7:45 kohal, on see, et ma usaldan, et avate kontori enne teisi töötajad saabuvad kell 8.â€
15
Andke töötajale edu saavutamiseks vajalikud ressursid. Teie ülesanne on aidata oma töötajatel edu saavutada, seega andke neile kindlasti sobivad tööriistad. Kui selgitate oma ootusi, veenduge, et oleksite kaalunud, kas neil on: piisavalt teadmisi, piisavalt meeskonnaliikmeid; õigeid seadmeid, piisavalt aega
16
Kirjeldage standarditele mittevastavuse tagajärgi. Veenduge, et teie töötaja mõistaks, mis juhtub, kui ta ei vasta teie ootustele. Jällegi andke neile see teave kirjalikult ja jätkake vestlusega. Ärge püüdke oma töötajat ähvardada ega hirmutada. Selle asemel rääkige neile rahulikult, mis juhtub, kui neil ei õnnestu. Võite öelda: “Kui te ei saa mulle neid aruandeid õigeks ajaks kätte, pean laskma projekti juhtida kellelgi teisel.”