Olenemata sellest, kas olete ettevõtte juht, jaemüügijuht või kodus viibiv lapsevanem, on kohustuste delegeerimine ülioluline oskus oma isikliku tõhususe maksimaalseks kasutamiseks. Delegeerimine võib aga olla mõnevõrra keeruline – peate olema kindel, kuid usaldama inimest, kellele oma kohustused delegeerite. See artikkel aitab teil delegeerimisega seotud muredest üle saada, seejärel juhendab teid töö delegeerimise tegelikust protsessist taktitundeliselt ja lugupidavalt.
1
Jäta oma ego kõrvale. Delegeerimise suur vaimne takistus on see, et “Kui soovite, et midagi tehakse õigesti, siis tehke seda ise.” Sa pole ainus inimene maailmas, kes suudab seda õigesti teha. Võib-olla olete praegu ainuke inimene, kes suudab seda õigesti teha, kuid kui võtate aega kellegi koolitamiseks, saab ta tõenäoliselt ka seda õigesti teha. Kes teab – nad võivad seda isegi kiiremini või paremini teha kui sina ja see on midagi, mida pead mitte ainult vastu võtma, vaid ka kutsuma. Mõelge loogiliselt ja realistlikult – kas saate seda tööd ise teha? Kas peate end surnuks töötama, et seda tööd ja oma tavalisi kohustusi tasakaalustada? Kui jah, peaksite tõenäoliselt olema valmis osa oma tööst delegeerima. Ärge tundke häbi või ebakompetentset, sest vajate milleski abi – olete tegelikult tõhusam töötaja, saades abi siis, kui seda vajate.
2
Ärge oodake inimeste vabatahtlikku tööd. Kui te ei soovi tööd delegeerida, võib teil olla väike märtri sündroomi juhtum – olete tõenäoliselt ülekoormatud ja mõtlete sageli, miks inimesed kunagi abi ei paku. Olge enda vastu aus – kui nad seda teevad, siis kas te keeldute sellest, et olla viisakas? Kas sa vaikselt imestad, miks nad ei nõudnud? Kas tunnete, et kui teie positsioonid oleksid vastupidised, aitaksite neid tõenäoliselt südamelöögiga? Kui vastasite “jah”, peate oma olukorra üle kontrolli haarama. Hankige vajalikku abi – ärge oodake, kuni see teieni jõuab, sest see ei pruugi tulla. Paljud inimesed ei tunne teiste läbielamist ja te ei saa nende muutmiseks palju teha. Laske lahti igasugusest frustratsioonist, mis teil võib olla selle pärast, et inimesed ei paku abikäsi; pidage meeles, et lõppkokkuvõttes on teie ülesanne oma vajadustest teavitada.
3
Ärge suhtuge abitaotlustesse negatiivselt. Paljudel inimestel on ebamugav abi küsida. Sa võid tunda end süüdi, justkui koormaksid teisi või oled häbiväärne, sest arvad (millegipärast), et peaksid kõigega ise hakkama saama.
4
Õppige teisi usaldama. Kui kardate delegeerimist, sest arvate, et keegi ei suuda oma tööd teha nii hästi kui teie, pidage meeles kahte asja: esiteks, et peaaegu igaüks saab piisava harjutamisega milleski heaks, ja teiseks, et olete ilmselt mitte nii universaalselt andekas, kui arvad. Kui delegeerite tööd, ei vabasta te lihtsalt aega enda jaoks, vaid annate ka oma abilisele võimaluse harjutada uut oskust või täita uut tüüpi ülesannet. Olge kannatlik – kui teil on piisavalt aega, saab teie abiline tõenäoliselt delegeeritud tööd teha nii hästi, kui teie oleksite suutnud. Välja arvatud juhul, kui töö, mida kavatsete delegeerida, on väga oluline, on tõenäoliselt õige, kui teie abiline õpib aja jooksul hästi hakkama. Kui töö on väga oluline, mõelge enne selle delegeerimist kaks korda järele! Isegi kui olete delegeeritava töö osas parim, mõistke, et töö delegeerimine võimaldab teil oma ajaga muid asju teha. Kui olete kontoris parim inimene kõvaketaste kokkupanemise suhteliselt monotoonsel ülesandel, kuid teil on oluline esitlus, milleks peate valmistuma, on see O.K. anda ülesanne praktikandile. Palju parem on, kui eelistaksite raskeid ja keerukaid ülesandeid – ärge tundke end halvasti delegeerides lihtsaid korduvaid ülesandeid, kui teil on tähtsamatki teha.
5
Pane pall veerema. Esimene samm on kõige raskem, kuid see on kõige olulisem. Peate astuma sammu ja paluma kellelgi end aidata (või kui olete ülemus, öelge, et keegi teid aitaks.) Ärge tundke end selle pärast halvasti – seni, kuni olete viisakas, lahke ja armuline, sa ei ole ebaviisakas lihtsalt sellepärast, et palud (või ütled) kellelgi abi. Proovige olla armuline ja tähelepanelik, säilitades samal ajal oma taotluse tõsiduse. Kui te pole kindel, kuidas peaksite paluma kellelgi teie eest tööd teha, proovige rääkida lühidalt ja armsalt. Öelge midagi sellist: “Hei, kas ma saan teiega minuti rääkida? Ma mõtlesin, kas saaksite aidata mul kokku panna äsja hangitud suure virna kõvakettaid. Ma ei saa seda teha, sest olen täna kontorist väljas . Kas saate mind aidata?” Ärge avaldage abistajale survet, vaid veenduge, et ta teab, et tema abi on vaja. Küsige ja (tõenäoliselt) saate. Ärge kartke delegeerida, sest teid võidakse pidada ebaviisakaks või imposantseks. Vaadake seda nii – kuidas te end tunnete, kui inimesed paluvad teil midagi teha? Kas olete haiget saanud ja solvunud? Või olete (tavaliselt) täiesti valmis aitama? Ilmselt viimane!
6
Ärge võtke keeldumisi isiklikult. Mõnikord ei saa inimesed teid aidata – see on kurb, kuid tõsi. Sellel võib olla mitu põhjust – kõige levinum on see, et inimene, kelle käest küsid, on juba oma tööga väga hõivatud. Ärge võtke seda liiga isiklikult – see, et keegi ei saa (või ei taha) praegu teie heaks midagi teha, ei tähenda, et ta teid vihkab. Tavaliselt tähendab see lihtsalt seda, et ta on kas hõivatud või laisk – ei midagi enamat. Kui teile keeldutakse, kaaluge oma võimalusi – tavaliselt võite viisakalt, kuid kindlalt väita, et vajate tõesti selle inimese abi (mis toimib eriti hästi kui olete ülemus või keegi teine, kellel on volitus), võite küsida kelleltki teiselt või saate selle töö ise ära teha. Kui vajate tõesti abi, ärge kartke proovida võimalust üks ja/või kaks!
7
Delegeerige eesmärk, mitte menetlus. See on võti, et mitte muutuda mikrojuhi õudusunenäoks. Seadke selged standardid selle kohta, milliseid tulemusi otsite, ja näidake inimesele, kuidas seda teete, kuid öelge neile, et nad saavad seda teha mis tahes viisil, kui see on hästi tehtud ja õigeaegselt valmis. ka tark, sest säästab teie aega ja närve. Sa tahad kasutada vabanenud aega millegi olulisema tegemiseks, mitte muretseda pidevalt abistaja edenemise pärast.
8
Olge valmis oma abistajat koolitama. Peaaegu alati tuleks varuda veidi aega, et õpetada oma abilisele, kuidas teha talle delegeeritud ülesannet, isegi kui see on üsna lihtne. Pidage meeles, et protsessid, mis tunduvad teile arusaadavad ja lihtsad, ei pruugi olla nii lihtsad kellelegi, kes pole nendega varem tegelenud. Olge valmis mitte ainult juhendama oma abistajat läbi temale delegeeritud töö, vaid ka kannatlikult esitama küsimused, mis tal tõenäoliselt tekivad. Kaaluge aega, mille kulutate abistaja koolitamisele, et olla tark pikas perspektiivis investeering. Kui kulutate natuke aega oma abistajale ülesannet õigesti tegema õpetades, säästate tulevikus aega, mis muidu oleks kulunud tema vigade parandamisele.
9
Eraldage ülesande täitmiseks vajalikud ressursid. Teil võib olla ülesande täitmiseks vajalikke ressursse, kuid ülesande saanud isik ei pruugi neile juurde pääseda. Sellised asjad nagu parooliga kaitstud andmed, spetsiaalsed seadmed ja teatud tööriistad võivad olla selle ülesande täitmiseks üliolulised, seega veenduge, et teie abilisel oleks kõik, mida tal õnnestumiseks vaja läheb.
10
Saage aru, et teie abiline saab korraga teha ainult ühte asja. Kui teie abistaja teid aitab, ei täida ta oma tavalisi kohustusi. Ärge unustage, et sarnaselt teiega on teie abilajal tõenäoliselt tihe ajakava. Küsige endalt – millise töö nad teie ülesande täitmiseks kõrvale jätavad või delegeerivad? Kui delegeerite kellelegi ülesande, veenduge, et teate sellele küsimusele vastust.
11
Ole kannatlik. Inimene, kellele delegeerite, teeb vigu, kui õpib uut ülesannet täitma. See on osa õppeprotsessist. Plaani seda. Ärge delegeerige ülesannet, eeldades, et inimene täidab seda ideaalselt enne, kui tal on tõestatud töökogemus. Kui mõni projekt ei kuku välja nii, nagu sa soovisid, sest su partner ei saanud täiesti uut ülesannet, mille sa talle delegeerisid, ideaalselt ära teha, on see sinu, mitte tema süü. Olge oma abilise jaoks ressurss ja delegeeritud töö võib olla tema jaoks pigem õppimiskogemus kui midagi, mida hirmutada. Kui õpetate kedagi midagi tegema, teete investeeringu. Alguses aeglustab see teid, kuid pikemas perspektiivis suurendab see tootlikkust hüppeliselt, sest olete kogu asjale positiivse ja realistliku suhtumisega lähenenud.
12
Olge valmis tõenäolisteks raskusteks. Rakendage varuplaanid ja olge valmis sekkuma, kui asjad lähevad valesti. Tea, mis juhtub, kui võrdlusalus või tähtaeg möödas. Takistused ja ootamatud väljakutsed kerkivad esile kogu aeg, olenemata sellest, kas olete tööl või kodus – mõnikord ebaõnnestub isegi tehnoloogia. Laske oma delegaadil usaldada tõsiasja, et kui midagi ette tuleb, mõistate ja aitate tal sellest tähtajast kinni pidada – ärge visake teda esimese häda korral lihtsalt bussi alla. Seda teha on ka mõistlik isekas meel – kui teie delegaat kardab, et teda süüdistatakse, kulub palju rohkem aega enda selja katmisele kui ülesande tegelikule täitmisele.
13
Tundke oma abistajat ära, kui see on oluline. Ülesannete delegeerimine kellelegi teisele on vajalik, kui tahate üha rohkem vastutust võtta. Kuid see on ebaefektiivne, kui delegeerite ülesande, lasete oma abilisel selle kallal kõvasti tööd teha ja seejärel võtate kogu au enda peale. Tunnustage ja kiidake teiste jõupingutusi teie nimel. Veenduge, et iga kord, kui teile tehakse komplimente töö eest, milles olete abi saanud, mainiksite oma abistajat nimepidi.
14
Öelge “aitäh”. Kui keegi teie heaks midagi teeb, on oluline teda tänada, tunnistada tema abi tähtsust ja anda abistajale teada, et teda hinnatakse. Vastasel juhul paistate tänamatuna, isegi kui te seda ei ole. Pidage meeles, et inimesed ei oska teie mõtteid lugeda. Inimesed pakuvad tõenäolisemalt uuesti abi, kui tunnevad, et neid hinnatakse. Olge armuline. Lihtne südamlik tunnustus nagu: “Ma poleks ilma sinuta hakkama saanud!” võib minna kaugele. Kui töö, mida see inimene teie heaks tegi, oli märkimisväärne, võiksite talle isegi süüa, jooki, tänukaarti või väikese kingituse osta.