Kuigi inimesed annavad palju rohkem halbu viiteid kui halbade viidete pärast algatatud kohtuasju, juhtub kohtuasju. Kui kohtuasi tuleneb viidetest, siis tavaliselt põhjusel, et tööandja laimas endist töötajat, kahjustades sellega tema rahalisi vahendeid ja mainet. Kui üks tööandja kaebab teise kohtusse, on see tavaliselt mingi valeandmete esitamise eest. Õnneks, kui viite andja on aus, objektiivne ja peab hoolsalt arvestust, suudab ta end seda tüüpi vastutuse eest peaaegu täielikult kaitsta.
1
Teavitage oma töötajaid oma poliitikast. Nagu alati, on unts ennetustöö väärt terve naela. Veenduge, et teil on viidete andmiseks kehtestatud standardpoliitika. Nii saate minimeerida tõenäosust, et töötajal tekib isegi kiusatus teie vastu hagi esitada. Veenduge, et kõik asjakohased töötajad, näiteks personalitöötajad, oleksid viitepoliitikast teadlikud teie ettevõttesse tööle asumise algusest peale. pole halb mõte korraldada kõigile uutele töötajatele viitepoliitika viktoriin. Nii saate rõhutada selle olulisust ja veenduda, et teie töötajad tunnevad poliitikat nii edasi kui tagasi.
2
Viige viidete andmise eest vastutama võimalikult vähe inimesi. Veel üks suurepärane viis viite valesti mineku vältimiseks on määrata mõned usaldusväärsed ja diskreetsed isikud, kes viiteid annavad, ja ainult need isikud. Paljudel juhtudel taandub see teie poliitika element lihtsalt kogemustele. Mida sagedamini töötaja viiteid annab, seda vähem on tõenäoline, et ta ütleb valesid asju. Kui töötaja edutatakse ametikohale, kus ta viiteid annaks, veenduge, et esimeste viidete puhul jälgitaks teda hoolikalt.
3
Esitage taotlused kirjalikult. Looge standardvorm viite taotlemiseks, mida saate kõigile endistele töötajatele meili teel saata. Nii loote iga taotluse kohta üksikasjaliku kirje. Kui tulevane tööandja võtab teiega ühendust, et taotleda viidet endise töötaja kohta ja töötaja ei ole täitnud päringuvormi, keelduge viisakalt viite andmisest ja teavitage tööandjat selle põhjusest. Näiteks: “Kuigi ma annan Tomile viite hea meelega, on tegelikult ettevõtte poliitikaga vastuolus viidete esitamine ilma, et töötaja täidaks kirjaliku taotluse vormi. Kui soovite, et Tom võtaks meiega ühendust, siis ma saatke talle paberid hea meelega.â€Kindlasti lisage taotluse vormile avaldus riskide kohta, mis viidete väljastamisega kaasnevad ja et viide võib olla töötajale ebasoodne. Kuigi vormi pole vabastab teid täielikult vastutusest, töötaja nõustamine protsessiga kaasnevatest riskidest annab täiendava kaitsetaseme.
4
Tee kiireks. Tavaliselt on pikka tööviite kirjutamiseks vähe põhjust. Parim on jätta oma viited lühidalt, mida vähem öeldakse, seda väiksem on võimalus teid vastutusele võtta. Esitage töölevõtmise kuupäevad ja töötaja ametiaja kõige olulisemad üksikasjad, nt tema silmapaistvamad õnnestumised ja ebaõnnestumised. Proovige ja veenduge, et vastake esitatud küsimustele, selle asemel, et anda vabatahtlikult palju soovimatut teavet.
5
Jää faktide juurde. Tõde on absoluutne kaitse laimamise eest. Püüdke hoida oma viited objektiivsed, faktilised ja mitte täis subjektiivseid hinnanguid. Lihtsaim viis faktidena püsimiseks on lisada ainult see, mis on objektiivselt kontrollitav, ilma subjektiivsete kommentaarideta. Näiteks ärge öelge: “Johnny oli lootusetu narkosõltlane, mis on kohtuotsus, mida võib vaidlustada. Selle asemel öelge: “Johnny ebaõnnestus seitsmel järjestikusel uimastitestil, millest kolm oli tal ette teatatud.” Vältige kiusatust lisada oma objektiivsetele väidetele negatiivseid hinnanguid. Näiteks ärge öelge: “Kolmel juhul oli kassaaparaat puudu rohkem kui 100 dollarit, samal ajal kui Jane vastutas kassa eest. Ma kahtlen tema aususes.” Jäta kohtuotsus teisest lausest välja. Faktid räägi enda eest.
6
Andke telefoniviidete asemel kirjalikud viited. Kui telefoniviidet pole salvestatud, võib sisu vaidlustada. Kuna kirjalikku tõendit ei saa vaidlustada, kaitsete end vastutuse eest rohkem, kui esitate ainult kirjalikke viiteid.
7
Kohtle häid ja halbu viiteid täpselt samamoodi. Paljud tööandjad kalduvad hea viite andmisel kõik reeglid aknast välja viskama. Ärge tehke seda. Kui olete andnud headele töötajatele säravaid ja väga subjektiivseid viiteid ja seejärel lakoonilise viite, mis sisaldab ainult objektiivset teavet kehva töötaja kohta, võib kontrast rääkida palju. Kuigi on ebatõenäoline, et heade viidete esitamine maandab sulle kuuma vett, objektiivsusest kõrvalekaldumisest ei tule midagi eriti head. Nagu ikka, räägivad faktid enda eest. Hea töötaja tööajaloos on objektiivne teave, mis näitab tema andeid.
8
Ärge katke probleemseid töötajaid. On täiesti võimalik, et teil on endisi töötajaid, kes teile isiklikult meeldivad, kuid kes on sellest hoolimata töötud. Ehkki võib olla ahvatlev jätta tähelepanuta probleeme, mis tekkisid teie heaks töötades (eriti kui arvate, et probleem on lahendatud), ei tohiks te seda teha. Kui töötaja tekitab teises ettevõttes kahju ja see ettevõte leiab, et olete selle tö