Sisselaske koordinaatorid töötavad väga erinevates seadetes. Nad tervitavad patsiente ja koguvad vajalikku teavet, sealhulgas isiklikku, arsti- ja kindlustusteavet. Vastuvõtukoordinaator töötab koos patsiendiga ka hindamiste kavandamisel ja tulevaste raviprotseduuride korraldamisel.
Vastuvõtukoordinaatori karjääri alustamiseks on sageli vaja vähemalt kaastöötaja kraadi. Kraad võib olla meditsiinibüroo juhtimises, tervishoiuhalduses või sellega seotud valdkonnas. Vastuvõtukoordinaatoriks saamisest huvitatud võivad samuti otsustada saada sertifikaadi tervishoiuasutuste koordinaatoreid või juhte esindava kutseliidu kaudu. Mõned võivad eelistada omandada bakalaureusekraadi, et aidata neil juhtimisalast tööd saada.
Koordinaatorid saavad töötada mitmes erinevat tüüpi kontorites ja keskkondades kogu arsti kutseala jooksul. Töövõimalusi pakuvad haiglad ja arstide kabinetid. Muud võimalused hõlmavad töötamist vaimse tervise asutustes ja ambulatoorsetes ravikeskustes.
Patsientide tervitamine ja abistamine on vastuvõtukoordinaatori kaks peamist ülesannet. Nad nõuavad meeldivat ja lahkuvat isiksust, et aidata patsientidel end mugavalt tunda. Koordinaatorid hoolitsevad klientide eest näost-näkku ja telefoni teel, seega peavad neil olema head suhtlemisoskused ja nad peavad suutma aktiivselt kuulata, kogudes samal ajal oluliste paberitööde tegemiseks vajalikku teavet.
Kogutav teave algab tavaliselt isikliku ja tervisega seotud teabega. See hõlmab sellist teavet nagu patsiendi nimi, aadress ja sünniaeg. Intake’i töötajatel on patsientidel ka paberitööd, näiteks terviseküsimustikud, et koguda teavet, mida arst kohtumise ajal kasutab. Muu teave, mida tavaliselt kogutakse, hõlmab kindlustusandmeid ja eelnevat arstiteavet.
Koordinaatorid kasutavad patsientide teabe jälgimiseks arvutisüsteeme. Täpne andmete sisestamine on oluline, kuna see toimib kogu isikliku teabe, patsientide visiitide ja arveldusteabe kirjena. Koordinaatorid peavad ametiülesannete täitmiseks õppima meditsiinivaldkonnale omast tarkvara.
Patsiendid räägivad sageli vastuvõtukoordinaatoritega, et planeerida visiite ja järelkontrolli kohtumisi. Koordinaatorid töötavad sageli patsientidega, et aidata kontrollida kindlustusteavet ja anda selgitusi konkreetsete raviprotseduuride ja protseduuridega seotud kindlustuskaitse kohta. Vajadusel, näiteks kui arst peab ootamatult kontorist lahkuma, helistavad vastuvõtutöötajad ja lepivad kokku patsiendi vastuvõtud.
Patsientide jälgimine on veel üks paljudest kohustustest, mida vastuvõtukoordinaator igapäevaselt täidab. See võib hõlmata testitulemustega seotud järelmeetmeid. Muud põhjused, miks vastuvõtukoordinaator võib patsientidega tegeleda, hõlmavad kontaktteabe andmist saatekirjade jaoks ning ravimite sissekutsumise ja täitmiste kinnitamist.