Üks võimalus ettevõtete konkurentsivõime säilitamiseks on oma protsesside täiustamine, nii tegevus- kui ka rahandus. Selleks on vaja luua viis, kuidas konkreetselt paranemist mõõta. Nagu öeldakse, “mida ei saa mõõta, seda ei saa juhtida.” Selle probleemi lahendamiseks loovad ettevõtted mõõdikuid, protsessi mõõdetavaid üksikasju, et koguda protsessi kohta andmeid enne ja pärast muudatuse sisseviimist. Nende mõõdikute analüüsimine annab andmeid, mis näitavad, kui palju muudatus protsessi parandas, kui üldse. Alustamiseks on oluline kõigepealt valida oma protsessi jaoks kõige sobivamad mõõdikud.
1
Määrake, mida on vaja mõõta. See tähendab, et määratlege, mida te täiustamise all täpselt silmas peate. Kas soovite, et teie protsess oleks usaldusväärsem, kiirem, tõhusam või mõnel muul viisil parem? See toob projekti selgust. Veenduge, et teie protsess annaks väljundi, mida saab mingil viisil mõõta. Näiteks ettevõte, kes soovib parandada tarnekiirust, mõõdaks aega. Andmeid digiteeriv ettevõte võib mõõta märgivigade protsenti partiides või töödelda väljundit.
2
Muutke oma projektisõnavara järjepidevaks. Järjepidevuse ja täpsuse tagamiseks kasutage kindlasti üldarusaadavaid määratlusi. See tagab teabe usaldusväärsuse, mida jagatakse erinevatest rajatistest või asukohtadest pärit inimeste vahel. Vältige arusaamatusi, pakkudes kõigi mõõdetavate muutujate selged määratlused. Oletame näiteks, et ettevõte mõõdab aega päevades. Sama ettevõtte erinevad filiaalid võivad määratleda “ühe päeva” erineval viisil. See võib tähendada ainult tööpäevi, mis tahes 24-tunnist perioodi või 8-tunnist tööpäeva. Sellised ebakõlad võivad olla eksitavad.
3
Määrake, kuidas andmeid kogutakse. Andmeid tuleb koguda kogu ettevõttes sarnasel viisil. Näiteks kui üks osakond kasutab andmete kogumiseks juhuslikku valimit, peavad seda tegema ka kõik teised. Vastasel juhul on nende andmeid võimatu võrrelda. Samuti tuleb määratleda mõõtühikud. Veenduge, et mõõtühikud oleksid võrdsed kõikjal, kus teie väljundit mõõdetakse. Näiteks saab kohaletoimetamise kiirust mõõta kas minutites või tundides ning ühe teise teisendamiseks aja võtmine oleks ebaefektiivne.
4
Arvutuste täpsuse standardimine. See tähendab lihtsalt seda, et üks osakond ei tohiks aega ümardada tundideks ja teine määrata aega tundides ja sajandikkudes. Vastasel juhul ajavad väärtuste erinevad detailsuse tasemed tulemused segadusse. Pidage meeles, et väiksemad ühikud annavad tavaliselt täpsemaid tulemusi. Näiteks peavad kõik osakonnad kokku leppima, kuidas kümnendkohti ümardada.
5
Valige esmane mõõdik. Esmane mõõdik määratleb protsessi täiustamise väljundi või eesmärgi. Näiteks võib autotehas valida tunnis toodetavate autode arvu. Enne protsessi täiustamist tehakse algtaseme mõõtmine. Projekti lõpus mõõdetakse protsessi uuesti. Seejärel arvutatakse paranemise suurus.
6
Ühendage oma peamine mõõdik ärimõõdikuga. Ärimõõdik mõõdab, kuidas tegevuse täiustamine saavutab ühe ettevõtte eesmärkidest. Näiteks kui esmane mõõdik on toote kiirem tootmine, võib ärimõõdik olla kasumi suurenemine või püsikulude vähenemine. Peamiste ja ärimõõdikute vahel on põhjus-tagajärg seos. See näitab, miks esmase mõõdiku täiustamine on ärile kasulik.
7
Kaaluge ettenägematute tagajärgede võimalust. Protsessi täiustamise projektiga võib kaasneda kahju. Kui esmane mõõdik mõõdab seda, mida tuleb parandada, peab olema veel üks mõõdik, järelmõõdik, et mõõta seda, mis ei tohi muutuda. Järeldused mõõdikuandmeid tuleks koguda enne projekti, selle ajal ja pärast seda. Antud projekti paljudest võimalikest tulemusnäitajatest tuleks arvesse võtta vaid väheseid, mis väljundi kvaliteeti mõjutavad. Näiteks ei tohiks ettevõte, mis püüab parandada tarnekiirust, näha lohaka käsitsemise tõttu kahjustatud toodete arvu suurenemist. Kahjustatud toodete osakaal oleks sel juhul tulemusnäitaja.
8
Looge finantsmõõdik. Raha säästmine ei pruugi olla ettevõtte peamine mõõdik. Ettevõtted peavad aga jälgima parendusprotsesside finantstulemusi. Seda ei tohiks segi ajada projekti maksumuse arvestusega. Pigem peaks finantsmõõdik olema vahend projekti rahalise kasu analüüsimiseks. Paljud ettevõtted jätkavad finantsmõõdiku jälgimist kuni ühe aasta jooksul pärast projekti lõppu. Näiteks võib eeldada, et tootmisaja pikenemine suurendab ettevõtte tulusid. Ettevõte jälgiks tulusid koos muude teguritega, nagu kasum, alates muudatuste tegemisest ja seejärel, et mõõta, kuidas protsessi muutus neid mõjutas.
9
Mõõda aega. Protsessi aeg mõõdab, kui kaua kulub toote või teenuse loomise sammude lõpuleviimiseks. Muud ajamõõdikud mõõdavad aega, mis kulub projektile väärtuse lisamiseks või kui kaua kulub kliendi päringule vastamiseks. Mõõdikuarvutused võivad sisaldada protsentuaalset tarneaega. Protsessi aja vähendamine on tõestatud strateegia parema äritegevuse saavutamiseks. See võimaldab suuremat tootmist ja tarnib toote või teenuse varem. Kaaluge mööbli tootmist. Kui kõik asjad on võrdsed, soovivad kliendid oma uue diivani või söögitoa komplekti pigem varem kui hiljem kätte saada. Kui saate protsessiaega lühendada, parandate korduvate tellimuste ja uute tehingute võimalusi.
10
Mõõtke kulusid. Kulumõõdikud hindavad tootmisprotsessi kogumaksumust. Samuti mõõdavad nad tegevuskulusid võrreldes tootmistasemega. Tehingu maksumus mõõdab ühe ühiku tootmise maksumust. Kulude kokkuhoid aitab vähendada kulusid tehingu kohta. Tööjõu kokkuhoid mõõdab toote või teenuse tootmiseks vajalike töötundide vähendamist. Kulude vähendamise strateegiad muutuvad ettevõtete jaoks oluliseks, kui tulud hakkavad vähenema. Näiteks kui Bank of America koges 2011. aastal laenu- ja kauplemistulu langust, otsustasid nad oma tööjõudu vähendada, et jätkata tulude jagamist aktsionäridele. Pangajuhid ja konsultandid otsustasid kasutada kulumõõdikuid, et tuvastada töökohad, mille kõrvaldamiseks on võimalik säästa kõige rohkem raha, ilma et see kahjustaks organisatsiooni.
11
Mõõda kvaliteeti. Kvaliteedi mõõdikud mõõdavad klientide rahulolu. Klientide rahulolu andmeid saab koguda küsitlustest, registreeritud kaebustest ja muust tagasisidest. Kvaliteedi mõõdikud hindavad ka seda, kas protsess loob kliendile väärtust. Samuti vaadatakse vigade esinemissagedust ja ümbertegemise vajadust. Defektide määr näitab vigade protsenti. Protsentuaalne täielik ja täpne määr näitab, kui sageli vigu ei tehta. Tervishoiutööstus sõltub suuresti kvaliteedinäitajatest. Kvaliteedi parandamine peab olema andmetepõhine. Analüütikud vaatavad finants- ja kliinilisi andmeid, et tuvastada teenuseosutajate tervishoiuteenuste osutamise erinevusi. Nad lagundavad protsessi ja leiavad raiskamise või üleliigse kohad, et luua protsess, mis annab kvaliteetse kliinilise tulemuse. Kulude vähendamine ei ole väärtuslik, kui see ei tõsta või säilitab praegust pakutava kvaliteedi taset. Kvaliteedi parandamise võti on tõhususe suurendamine ilma tõhusust kahjustamata. Tõhusus viitab toote või teenuse tarnimiseks vajalike ressursside hulgale. Tõhusus viitab sellele, kui hästi on toote või teenuse eesmärgid saavutatud.
12
Väljundi mõõtmine. Väljundmõõdikud mõõdavad teatud ajaperioodil toodetud toodete või teenuste kogust. Tootmiseesmärk peaks vastama klientide nõudlusele. Väljundmõõdikud võtavad arvesse ka mahajäämust ja üleliigset laoseisu. Need peaksid olema minimaalsed. Lõpuks mõõdetakse pooleliolevaid töid. See määrab valmistatavate toodete või teenuste arvu. Tootmise toodangu suurendamise üheks strateegiaks on standardiseeritud töö. Näiteks autotööstuses on autotootjatel autode kokkupanekuks standardmeetod. Tootjad saavad tootmisprotsesse standardiseerida eesmärgiga suurendada toodangut. Mõõdikud võivad aidata analüüsida, kui hästi protsess parandab tootja väljundit. Kui uue standardse protsessiga toodetakse teatud aja jooksul rohkem tooteid, on see edukas.
13
Mõõtke protsessi keerukust. See mõõdik mõõdab, mitu etappi tootmisprotsessis on. Samuti vaadeldakse, kui sageli protsessi aeglustub omanike vahetamine või järelevalve heakskiidu nõudmine. Protsessi etappide koguarv arvutatakse koos lisandväärtust andvate protsessietappide arvuga. Need on sammud, mis muudavad toote või teenuse väärtuslikumaks. Mõõdetakse ka loop backe ehk seda, mitu korda toode vigade parandamiseks tagasi saadetakse. Ettevõtete eesmärk on vähendada oma protsesside, organisatsiooni, toodete ja infosüsteemide keerukust, et stimuleerida majanduskasvu, vähendada kulusid ja suurendada tulusid. Protsessi keerukuse mõõtmine aitab juhtidel tuvastada, kus tooted või teenused vastavad täielikult klientide vajadustele kõige madalamate kuludega. See aitab paljastada varjatud kulusid liiga keerulistes protsessides. See võimaldab ettevõtetel tuvastada, millised tooted on kõige kasumlikumad, mida kliendid tegelikult hindavad ja kus protsessi kitsaskohad tõhusust takistavad.