Mida nooremsekretär teeb?

Nooremsekretäri tööülesanded võivad varieeruda olenevalt ettevõttest, kus ta töötab, aga ka teiste töötajate arvust. Tegemist on algtaseme administraatori assistendi tööga, kuid paljud inimesed saavad sellel ametikohal alustada väga vähese kogemuse või haridusega, mis on suur kasu. Enamikul juhtudel annab nooremsekretär aru kõrgel ametikohal olevale sekretärile ja talle määratakse kontoris palju ülesandeid. See võib hõlmata telefonidele vastamist, klientide tervitamist nende saabumisel ja failide korrastamist. Mõned nooremsekretärid vastutavad ka kontori koristamise ja tualettruumide puhtuse eest.

Tavaliselt keerlevad nooremsekretäri igapäevased kohustused selle ümber, et kontor töötaks tõhusalt ja edukalt. Telefonidele vastamine ja helistajate õigele inimesele suunamine on sageli suur osa päevast. Nooremsekretär võib vastutada ka meilidele vastamise, samuti füüsiliste kirjade iga päev vastuvõtmise ja sorteerimise eest, et need õigesse kohta saata. Kontorimasinate kasutamine koopiate tegemiseks, memode levitamiseks või kirjade koostamiseks on töö teine ​​oluline osa, seega peaks sellel ametikohal töötaval inimesel olema suurepärane suhtlemis- ja tippimisoskus ning arusaam kontoritehnoloogiast.

Nooremsekretäri tööülesannete hulka võiks kuuluda ka klientide tervitamine või abistamine küsimustele vastamisel või paberite täitmisel. Oluline on olla isikupärane ning alati professionaalse väljanägemise ja käitumisega. Mõnes kontoris võib sekretär olla esimene, keda inimesed uksest sisse astudes näevad, seega on see eriti oluline. Sellest tulenevalt võib nooremsekretär vastutada ka kontori välimuse säilitamise eest; paberite vormistamine, asjade korrashoid ja alade puhtus.

Mõned sekretärid võivad vastutada ka kontoritarvete hooldamise eest. Nooremsekretäril võidakse paluda näiteks inventuuri teha ja vajadusel tellida täiendavaid tarvikuid. Sekretäridele, kes saavad oma põhiülesannetega hakkama, võidakse anda täiendavaid kohustusi, nagu koosolekute ajastamine ja planeerimine või koosolekute protokollimine ja aruannete koostamine. Üldjuhul on nooremsekretäridel õigus ametikõrgendustele saada, kuna nad omandavad töökogemuse ja täiendavad kontorioskused, muutes selle paljudele seda tüüpi tööst huvitatud inimestele kasumlikuks karjäärivõimaluseks.