Isiklikud failid võivad kergesti ja kiiresti muutuda korrastamata. Mida ebakorrapärasemaks teie failid muutuvad, seda raskem on neid tulevikus uuesti leida. Isiklike failide leidmise ja failide hõlpsamaks leidmise hõlbustamiseks võiksite võtta veidi aega ja neid õigesti korraldada. Täpne süsteem, mida te kasutate, on teie enda otsustada. Siiski on mõned isikliku faili korrastamise põhimeetodid, mille abil saate faile korda teha.
1
Hoidke see lihtne. Arhiveerimissüsteemi loomise mõte on enda jaoks asjad lihtsamaks teha. Soovite vältida oma süsteemi liiga keeruliseks või segadusse ajamist. Süsteemi võimalikult lihtsana hoidmine aitab teil hõlpsasti failida või hankida mis tahes dokumente, millega võib vaja minna. Esitage ainult seda, mida vajate. Liiga palju salvestamist võib muuta teie süsteemi kohmakaks ja raskesti kasutatavaks. Vältige oma failisüsteemi asjatut keerukust. Visake minema failid, mida te kindlasti enam ei vaja.
2
Kasutage oma süsteemis õiget sügavust. Võib tekkida kiusatus luua oma failidele palju erinevaid kategooriaid ja alamkategooriaid. Siiski on hea mõte teha ainult laiaulatuslikke kategooriaid ja kasutada ainult nii palju, kui vaja. Liiga paljude kategooriate loomine võib põhjustada kohmaka ja ebaefektiivse failisüsteemi. Veenduge, et loote oma süsteemis õigel hulgal organisatsioonilist sügavust, et see toimiks sujuvalt. Vältige oma süsteemi jaoks liiga üksikasjalike alamkategooriate loomist. Näiteks “Kviitungid, toit, leib” oleks liiga üksikasjalik, et olla kasulik. Lihtsalt igakuiste või iganädalaste kviitungite kategooria omamine võib olla teie arhiveerimissüsteemi jaoks sobivam. Klientidele mõeldud jaotise loomine ja nende järjestamine tähestikulises järjekorras on näide tõhusast sügavustasemest.
3
Muutke oma failid hõlpsasti leitavaks. Teie failisüsteemile on palju kasu, kui teil on ilmsed visuaalsed näpunäited, mis annavad teile täpselt teada, kus midagi on salvestatud. Failisüsteemi jaotiste selgeks tegemine aitab teil kiiresti üksuse või faili asukohast eemal leida. Failide silmapaistvaks muutmisel pidage meeles mõnda järgmistest näpunäidetest.Kasutage teatud kategooriate või jaotiste tähistamiseks värvilisi kaustu.Proovige hoida käepärast värvide ja neile määratud kategooriate loendit.Kasutage failide selgeks märgistamiseks sildivalmistajat .Jälgi oma kaustade lõikamist. Proovige kasutada iga kategooria või jaotise jaoks ainult ühte kausta lõigatud.
4
Mõelge, millist tüüpi failikonteinereid vajate. Enne failide korrastamist peate leidma midagi, kuhu need paigutada. Täpselt kasutatavate failikonteinerite tüüp sõltub salvestatavate failide hulgast, nende tähtsusest, dokumentide mõõtmetest ja nendele juurdepääsu sagedusest. Vaadake mõnda neist näpunäidetest, et saada aimu, millised failikonteinerid võiksid teile sobida: Kui teil on vaja salvestada väga olulisi dokumente, kaaluge tulekindla säilitusmahuti ostmist. Underwriters’ Laboratory pitseri leidmine konteinerilt võib viidata et konteiner kaitseb teie faile umbes tund aega tulekahjus, mille temperatuur on 1700 kraadi Fahrenheiti. Tavaliste failide jaoks võite soovida osta lihtsa akukappi. Tundlike või konfidentsiaalsete failide jaoks kaaluge turvalisema kartoteekapi või seifi ostmist. Veenduge, et arhiveerimismahutis oleks piisavalt ruumi kõigi failide hoidmiseks. Kui teil on ebatavalise suurusega dokumente, kontrollige, kas need on mahub teie hoiukonteinerisse. Näiteks võivad legaalses suuruses dokumendid mõjutada nii vajaliku kausta suurust kui ka salvestusmahtu.
5
Koguge kokku kõik oma dokumendid. Enne dokumentide korrastamise alustamist peaksite veenduma, et kõik dokumendid on teie ees. Ärge muretsege veel selle pärast, kuidas teie failid on korraldatud või paigutatud. Praegu koguge kokku kõik dokumendid, mis teie arvates vajavad salvestamist ja valmistuge neid sorteerima. Võtke välja vanemad dokumendid, mille olete juba sorteerinud. Võib-olla soovite need ümber korraldada, et need sobiksid loodava uue süsteemiga. Veenduge, et kõik hiljutised dokumendid oleksid kogutud ja sortimiseks valmis.
6
Sorteerige failid aktiivseteks ja arhiivigeteks. Failide korraldamisel võib olla kasulik jagada need kahte põhikategooriasse: aktiivsed failid, millega peate töötama, ja arhiivifailid, mida peate ära salvestama. See aitab teil pääseda juurde failidele, mida kasutate sagedamini, ja salvestada kenasti ära failid, millele te ei vaja kohest juurdepääsu.Aktiivsed failid on dokumendid, millele peate endiselt sageli adresseerima, viitama või muul viisil juurde pääsema. Arhiivifailid on dokumendid, millele te ei vaja ei lähe lähitulevikus vaja, kuid siiski tuleb salvestada.
7
Looge ja märgistage oma süsteemi jaoks õiged kategooriad. Kui olete failid ühte kohta koondanud, saate need kiiresti inventeerida. Failide ülevaatamise ajal pange tähele, millised üldised kategooriad võivad neile sobida. Kirjutage need kategooriad üles, et luua põhiline organisatsioonisüsteem, mida oma failide jaoks kasutate. Vaadake mõnda neist levinud kategooriatest, et saada aimu, milliseid võiksite kasutada: juriidilised dokumendid alamkategooriatega, nagu sünnitunnistused, surmatunnistused või abieludokumendid. Finantsdokumendid, mis hõlmavad teie varasemaid finantskokkuvõtteid, krediitkaarditeavet, krediidiaruanded või iga-aastased finantskokkuvõtted. Kinnisvaradokumendid. Isiklikud dokumendid, nagu diplomid, töökaardid, tervisekaardid ja kindlustuspoliisid.
8
Arvestage pikaajalise säilitamise dokumendid. Asetage arhiivifailidena märgistatud dokumendid oma pikaajalise salvestusmahutisse. Nendele failidele ei pääse sageli juurde, seega veenduge, et need oleksid hilisemaks hankimiseks paigutatud failisüsteemis õigetesse kategooriatesse. Tõenäoliselt moodustavad arhiivifailid suurema osa teie esitatud ja korrastatud dokumentidest. Pikaajaline säilitamine võib jagada kahte kategooriasse: püsifailid ja surnud failid. Püsifailid võivad sisaldada haridusdokumente, töödokumente või muid olulisi pabereid. võib siiski vaja minna. Surnud failid on dokumendid, millele te ei pruugi enam juurde pääseda. Vanad maksuregistrid võivad sellesse kategooriasse sobida. Pidage siiski meeles, et maksudeklaratsioone tuleks säilitada seitse aastat.
9
Sisestage oma praegused dokumendid aktiivsesse dokumenti. Dokumendid, mida kasutate sageli või peate veel üle vaatama, tuleb paigutada aktiivsete dokumentide jaotisesse. See failisüsteemi jaotis võimaldab teil kiiresti juurde pääseda dokumentidele, mis pole veel arhiveerimiseks valmis. Järgmised on neli kõige levinumat aktiivsete dokumentide kategooriat, mille kasutamist võiksite kaaluda: Dokumendid, mis vajavad veel teie tähelepanu.Dokumendid, mida peate veel lugema või üle vaatama.Arved, mida peate veel tasuma.Dokumendid, mis on valmis pikaajaliseks kasutamiseks ladustamine.
10
Alustage laiade kategooriatega, seejärel minge täpsemaks. Nii nagu füüsiliste failide puhul, soovite alustada kõige laiematest kategooriatest, millesse teie failid sobivad. Näiteks kui olete sõltumatu töövõtja, võiksite oma failid korraldada tööandja järgi. See tähendab, et looge igaühe jaoks üks kaust. Seejärel peaksite oma failid igas laias kategoorias väiksemateks osadeks jagama. See tähendab, et teie tööandja kaustad võib jagada erinevateks kaustadeks, mis sisaldavad teavet iga selle tööandjaga seotud projekti kohta. Kaaluge iga laia kategooria piires järjepidevust. See muudab teie failide leidmise lihtsamaks. Näiteks võib iga projekti alamkaust sisaldada selliseid faile nagu “projektidokumendid”, “arveldused” ja “suhtlused”. Samuti saate kaustu korraldada aastate kaupa, kui see tundub teie failide jaoks lihtsam või asjakohasem.
11
Skannige või laadige alla failid, mida teil veel elektrooniliselt pole. Võib olla kasulik salvestada kõik failid elektrooniliselt ühte kohta. Hoolimata kuluvast ajast peaksite proovima skannida võimalikult palju oma füüsilisi dokumente, et neid saaks elektrooniliselt salvestada ja varundada. Lisaks laadige kindlasti alla kõik muudes kohtades võrgus hoitavad failid juhuks, kui hostimisveebisait muutub failide taasvajaduse korral kättesaamatuks. Korraldage neid faile nagu kõiki teisi.
12
Andke oma failidele konkreetsed nimed. Failinimed peaksid olema kergesti arusaadavad ja ainulaadsed. See tähendab, et peaksite saama oma failinimesid vaadata ja kohe teada, mida need sisaldavad. Proovige lisada kuupäev, faili sisaldavate kaustade tähistaja ja individuaalne deskriptor. Näiteks võib teie kliendi X Corpi jaoks 2016. aasta juunis loodud arveldusfaili nimi olla “0616_XCorp_Invoice_2”. See võimaldab teil täpselt teada, mida fail sisaldab, ilma selle avamiseks aega võtmata. Olenemata sellest, millist süsteemi te oma failidele nime panete, tehke seda järjepidevalt. Kui olete süsteemi valinud, pidage sellest kinni; hiljem on raske tagasi minna ja kõiki faile ümber nimetada.
13
Varundage oma faile regulaarselt. Elektroonilise faili pidamise peamine oht on see, et teie teave võib arvuti krahhi tõttu kaduda. Olge selleks valmis, varundades regulaarselt oma faile veebipõhisesse varundusteenusesse, CD-dele või välisele kõvakettale. Märgistage need salvestusseadmed kindlasti sama selgelt, nagu olete oma failidele märgistanud. Kui teil on väline draiv või CD-d, kaaluge nende hoidmist kindlas kohas oma peamisest elukohast eemal, et vältida tulekahju või looduskatastroofi täielikku kahju.
14
Hoidke oma süsteemiga kursis. Pärast täitesüsteemi loomist soovite jätkata selle kasutamist nii, nagu kavatsesite. Liiga mahajäämine, esitamist vajavate üksuste ignoreerimine või üksuste valesti esitamine võib teie tehtud raske töö tühistada. Veenduge, et olete oma failisüsteemiga kursis, et see teie heaks töötaks. Aeg-ajalt otsite faile mis on paigast ära, võivad aidata teie süsteemi korras hoida. Ärge unustage aktiivseid dokumente arhiividokumentide hoidlasse salvestada.
15
Eemaldage vanad failid. Mõned failid on vajalikud pikaajaliseks säilitamiseks. Teie failisüsteem on aga piiratud suurusega ja nõuab korrapäraselt failide eemaldamist, mida enam ei vajata. Regulaarne failisüsteemi rohimine aitab hoida süsteemi korras ja korralikult töötamas.Paljusid vanu finantsdokumente tuleb säilitada aastaid.Vanu eelarveid, finantsaruandeid või aastapõhimõtteid võib olla vaja säilitada ainult ühe aasta.Vana failide eemaldamine loob ruumi sissetulevate dokumentide jaoks.Vabajatest failidest vabanemine muudab vajalike dokumentide leidmise lihtsamaks.Sama kehtib ka elektrooniliste failide kohta. Kustutage varasematest projektidest kõik duplikaadid, vananenud või mittevajalikud dokumendid.
16
Arhiivige vanu elektroonilisi faile. Vanad failid, mis on endiselt asjakohased või millele võidakse ühel päeval tagasi pöörduda, saab arhiveerida. See tähendab, et neid tuleb hoida tavalisest failisüsteemist eemal, kuid hoida korrastatuna ja juurdepääsetavana. Kaaluge arhiveeritud failide jaoks täiendava laia kategooria loomist. Teisaldage kasutamata failid sellesse kausta nende alamkaustavorminguga. Kui soovite, et arhiveeritud failid ei saaks oma failiekraanil näha, proovige panna failinime ette “z”, et see läheks teie tähestikulise failijärjestuse lõppu. Näiteks võite seda nimetada “z_archive” või millekski sarnaseks.
17
Täiustage oma failisüsteemi. Failide kordategemine ja nende sellisena hoidmine võivad olla abiks teie isiklikul korraldamisel. Siiski on teie failisüsteemis alati arenguruumi. Arhiveerimissüsteemiga töötamist jätkates jälgige täiustusi, mida saate selle veelgi tõhusamaks muuta.Võite soovida vabaneda kategooriatest, mida te ei kasuta.Kategooriad, mis näivad olevat võib olla vaja jagada väiksemateks kategooriateks.