Palgahaldur on isik, kes teostab järelevalvet palgaarvestuse väljastamise ja palgaarvestuse pidamise üle. Palgaarvestuse administraatoritel võib olenevalt ettevõtte suurusest ja olemusest olla erinev kvalifikatsioon. Väikeettevõttes võib üks raamatupidamisspetsialist tegeleda kõigi raamatupidamisvajadustega, sealhulgas palgaarvestus, hankija maksed, saadaolevate arvete töötlemine ja muud probleemid. Suuremates ettevõtetes võib olla palgaarvestusosakond, mida juhib kvalifitseeritud konto koos ametnike meeskonnaga, ja keskmise suurusega ettevõtetes tegutseb palgaarvestuse administraatorina üks inimene ja keskendub ainult palgaarvestusele.
Mõnel palgaarvestuse administraatoril on keskkooli diplom ja nad õpivad tööl. Teised on läbinud koolitus- ja sertifitseerimisprogrammid, et omandada mõned ärijuhtimise põhioskused. Paljud tehnikakoolid ja kogukonna kolledžid pakuvad kursuste töid, mis valmistavad inimesi ette palgaarvestuse haldamise karjääriks. Suurem kvalifikatsioon võib alguses tähendada kõrgemat palka, kuid see ei pruugi olla vajalik.
Palgahaldur kogub ja kontrollib tööajaarvestuse teavet ning vastutab õigete ja täielike palgatšekkide väljastamise eest. Palkade koostamise protsessis peavad palgafondihaldurid kinni pidama, sealhulgas maksud, vabatahtlikud sissemaksed hüvitiste programmidesse ja palkade arestid. Need kinnipidamised dokumenteeritakse igal palgatšekil, et töötaja saaks kontrollida nende õigsust.
Palgahaldurid peavad arvestust ka vana palgainfo kohta. Seda kasutatakse aasta lõpus maksudokumentide koostamiseks, samuti viidete andmiseks juhuks, kui palga üle tekib vaidlus. Töötajad ei pruugi kohe märgata probleeme, nagu vale määraga maksmine, ja töötajal võib olla võimalik vaidlustada mitu kuud vana tagasimakse, mistõttu on ülioluline säilitada hästi korrastatud dokumente, et teavet saaks kiiresti hankida ja kontrollida.
See töö nõuab tavaliselt arvutioskust. Enamik palgaarvestuse administraatoreid kasutab palgaarvestuse loomiseks arvutiprogramme ja võib-olla peab palgaarvestuse teabe sisestamiseks kasutama raamatupidamistarkvara. Levinud on ka töökohtade nägemine arvutipõhiste ajavõtusüsteemidega ning palgaarvestuse administraator peab olema kursis ajavõtusüsteemiga ja selle toimimisega.
Nendel ametikohtadel olevate inimeste palgamäärad on erinevad. Mida rohkem kogemusi või koolitust kellelgi on, seda suurem võib olla põhipalk. Suurtes ettevõtetes töötamine võib pakkuda juurdepääsu hüvedele, nagu tervisekindlustus ja pensioniplaanid, mis võivad palgale väärtust lisada. Tulevane palgaarvestuse administraator võib soovida kasutada palgaviitesaite, et võrrelda pakutavaid palku tööstuse ja piirkonna kehtiva määraga.