Meditsiiniplaani koostaja koostab arstipraksise või kliiniku ajakava, tasakaalustades patsientide ja hooldusteenuste osutajate vajadused, et kohandada patsiente ja kohandada ajakava vastavalt vajadusele hädaolukordade ja muude sündmuste jaoks. Meditsiinilised planeerijad töötavad kontoris, et suhelda patsientidega isiklikult ning hallata ka kontori telefoni- ja e-posti teel suhtlemist. Sellel tööl ei ole erinõudeid, kuid enamasti on eelistatud head inimeste oskused ja arvutioskus.
Kui patsient võtab vastuvõtu saamiseks ühendust meditsiiniasutusega, kogub arstliku ajakava koostaja põhiteavet, et teha kindlaks probleemi kiireloomulisus ja hinnata vastuvõtuks kuluvat aega. Planeerija võtab teadmiseks ka kõik protseduurid ja seadmed, mida võib vaja minna, näiteks röntgenikomplekt või verevõtt. Selle teabe abil saab ajakava koostaja pakkuda patsiendile sobivaid vastuvõtuaegu ja broneerida aja.
Meditsiinilised planeerijad võivad saata meeldetuletuskõnesid, e-kirju või kaarte, et patsiendid teaksid, millal nad sisse tuleb tulla. Nad tegelevad tühistamiste ja vajaduse korral ümberplaneerimisega. Kui patsient tühistab vähese etteteatamisega, võib arstlik ajakava koostaja teha ka märkuse, et patsiendile tuleb vastuvõtu eest arve esitada, kui see on osa praktika poliitikast. Kui ürituste graafikud hakkavad pikkade kohtumiste või tehniliste probleemide tõttu maha jääma, on meditsiinilise planeerija ülesandeks need õigele teele saada, aegu liigutada ja vajadusel muid samme teha.
Mõnes praktikas koostab arstlik planeerija kohtumisteks valmistumiseks ka pabereid ja vorme ning võib ka varustada. Teistes osades vastutavad selle eest õed ja teised tehnikud, kes valmistavad kliiniku päevaks ette. Ajakava koostaja vastutab ka piisava personali olemasolu eest ja koordineerib töötajaid, et nad päevakavast teadlikud oleksid. Kui patsient vajab näiteks verevõttu, tagab arstlik planeerija, et tehnikutel on see oma ajakavas, et nad oleksid patsiendi saabumiseks valmis.
Meditsiinilise planeerijana töötamiseks pole vaja spetsiaalset koolitust, kuigi meditsiiniterminoloogia ja äritavade lühikursus võib olla kasulik. Varasemast vastuvõtust ja avaliku teenistuse kogemusest on taotlejatele sageli kasu ning sellised oskused nagu kakskeelsus võivad kandideerimisel kasuks tulla. Meditsiiniline planeerija käsitleb konfidentsiaalset teavet ja võib-olla peab ta läbima taustakontrolli või nõustuma allkirjastama paberid, mis näitavad kontori privaatsuspoliitika aktsepteerimist ja mõistmist.