Majaomanike ühingu (HOA) auditi läbimise vajadus ei tohiks teie juhatust segadusse ajada. See on standardprotseduur teie organisatsiooni finantsseisundi hindamiseks ja selle kindlakstegemiseks, kas selle dokumendid vastavad üldtunnustatud raamatupidamisprotseduuridele (GAAP) või muudele aruandlusraamistikele. HOA auditi peab läbi viima teie osariigis litsentsitud sõltumatu kolmanda osapoole CPA (Certified Public Accountant). Järgmised sammud aitavad teil HOA auditiks valmistuda ja selle probleemideta läbida:
1
Määrake auditi eesmärk. Riiklikud eeskirjad või teie HOA sisedokumendid võivad teid kohustada teatud korrapäraselt auditeid läbi viima. Kui see nii ei ole, kaaluge eeliseid, mida kõikehõlmav raamatupidamiskontroll võib teile pakkuda: kõrgeim kindlus ja võimalus näidata oma juhatuse kõrgetasemelist tulemuslikkust aktsionäridele, investoritele, potentsiaalsetele kinnisvaraostjatele, üürnikele ja teistele huvitatud isikutele; Auditeeritud finantsaruanded pakuvad teile kasulikku finantsteavet. CPA annab teile parendussoovitusi ja juhib tähelepanu võimalustele, kuidas ohjeldada pettusi ja hooletuskultuuri, mis põhjustavad raamatupidamisvigu ja finantslekkeid; Litsentsiga CPA nõuanded hõlbustavad teie juhatusel uuele juhtimistüübile üleminekut ja kohustusi. arendaja kontrolli või koostage järgmiseks aastaks usaldusväärne eelarvestrateegia, pidades silmas mineviku vigu ja saavutusi.
2
Võtke ühendust CPA-ga. Leidke sõltumatu CPA või avalik-õiguslik raamatupidamisfirma, mis teenindab teie osariigis HOA-sid. Leppige kokku esmane konsultatsioon, et arutada ekspertiisi eesmärke, töö ulatust, aruandlustähtaegu ja hinda. Edastage oma mure audiitorile ja osutage haavatavatele piirkondadele, mida soovite eriti põhjalikult analüüsida.
3
Valmistuge auditiks. Teavitage oma juhatust eelseisvast auditist, samuti vajadusest teha koostööd ja osaleda intervjuudel. Eraldage oma juhatuse kontoris audiitori töö jaoks füüsiline ruum. Võtke oma arhiivist välja olulised raamatupidamispaberid ja sorteerige need kuupäeva, nime, projekti või osakonna järgi. Auditi käigus võib CPA nõuda teie juhatuse protokolle, lepinguid, põhimäärusi ja muid sisedokumente. Samuti soovivad nad näha uusimat auditiaruannet, iga-aastaste maksudeklaratsioonide koopiaid, jooksvat ja järgmise aasta eelarvet, kviitungeid, arveid, allkirjastatud lepinguid, parendusprojektide kavandeid ja teavet kõigi kohtuasjade kohta, millega teie HOA oli seotud, ning teavet selle esmased ja täiendavad sissetulekuallikad. Seetõttu on nõuetekohane raamatupidamine kogu eelarveaasta jooksul ülioluline. Samuti peate võib-olla esitama CPA-le oma ühingu advokaadi ja panga kontaktandmed, kus teie tegevus- ja reservkontot peetakse. Audiitor võtab ühendust kolmandate osapooltega, et kontrollida, kas teie hinnangud kattuvad nende omadega.
4
Tehke koostööd. Võõrustava osapoolena peate audiitorile läbi viima ühingu peamised raamatupidamisprotsessid , veenduma, et nad saavad kõik nõutud dokumendid viivitusteta, ja osutama olemasolevatele probleemidele, et CPA ei peaks kulutama aega probleemidele, millega te juba olete. tea. Vestluste ajal peaksid juhatuse liikmed vastama audiitori küsimustele ausalt ega tohi omakasu tõttu varjata üksikasju.
5
Saate auditiaruande. Pärast kavandatud auditeerimisprotseduuride lõpetamist saate oma CPA-lt ametliku auditiaruande. Nad võivad esitada mis tahes järgmist tüüpi arvamusi: märkusteta arvamus (või selge arvamus), kui teie raamatupidamisdokumendid on täpsed, õiguspärased ja vastavad üldtunnustatud raamatupidamistavale. Kvalifitseeritud arvamus, kui leiti väikeseid vigu, mida on lihtne parandada. Vastupidine arvamus, kui tuvastati tõsiseid probleeme, mis viitavad teie juhatusepoolsele pettusele või hooletusele. Samuti võib arvamuse avaldamisest loobuda, kui CPA ei saa auditiaruannet esitada.
6
Vajadusel läbige kordusaudit. Kui olete saanud märkustega või negatiivse arvamuse või arvamuse avaldamisest loobumise, saate oma tulemuse parandamiseks ning aktsionäride ja investorite usalduse taastamiseks parandada CPA-s ilmnenud probleemid ja läbida kordusauditi.