Kasutustasud on maksed artistidele, muusikutele ja teistele loojatele, kellele kuulub intellektuaalomand, mille on teinud levitaja, kirjastaja või tootja, kes müüb looja vara. Need litsentsisaajad maksavad autoritasu loojale, litsentsiandjale kas eseme müügil või iga kord, kui seda kasutatakse. Litsentsitasude maksmine toimub hoolikalt koostatud lepingute alusel, mistõttu on nende jälgimiseks oluline kasutada täpset raamatupidamissüsteemi. See tagab, et maksed tehakse õigeaegselt ja õiges summas. Raamatupidamisprotsessid varieeruvad olenevalt tehtud maksete olemusest ja muudest lepingutingimustest, seega on oluline teada iga tehingutüübi jaoks vajalikke konkreetseid kirjeid.
1
Pidage läbirääkimisi lepingute üle, et litsentsitasusid makstaks korrapäraste ajavahemike järel. Võimalusel pidage läbirääkimisi autoritasude üle, et neid saaks maksta kord kuus, kvartalis või poolaastas. Igal juhul veenduge, et teie ja teie litsentsiandja oleks lepingu ja maksetingimuste osas samal lehel. Veenduge, et artist või lepinguomanik oleks täielikult teadlik, millal nad oma maksed kätte saavad.
2
Koguge maksuteavet iga inimese kohta, kellele makstakse litsentsitasusid. Seda teavet vajate iga litsentsiandja makseteabe väljastamiseks IRS-ile. Litsentsimakseid arvestatakse litsentsiandjate sissetulekuna ja need tuleb IRS-ile teatada ja märkida igale litsentsiandjale saadetavale vormile 1099-MISC.
3
Otsustage, kuidas autoritasusid arvestada, võttes aluseks teie ettevõtte suuruse. Järgmised on levinud viisid, kuidas ettevõtted litsentsitasusid arvestavad. Kui teie ettevõte on väikeettevõte, näiteks kunstigalerii, veenduge, et teie raamatupidamistarkvara ja raamatupidamissüsteem sisaldaksid autoritasude jaotist. Seda võimalust sisaldavat tarkvara võib olla raske leida, seega ostke hoolikalt. Näiteks Easy Royalties ja Metacomet lahendused võivad olenevalt teie ärimudelist olla ühed kõige taskukohasemad võimalused. Kui teie ettevõte on keskmise suurusega, palkage autoritasu raamatupidaja. Mõned raamatupidajad on spetsialiseerunud autoritasudele, nii et nad saavad teie raamatupidamisse sisestada autoritasude arvestussüsteemi, et tagada kõigi autoritasude maksete õigeaegne teostamine. Kui vastutate suure ettevõtte eest, looge autoritasude osakond. Sellesse osakonda võivad kuuluda raamatupidajad, infotehnoloogia (IT) spetsialistid ja juristid. Kui ostate pidevalt uusi tooteid, mis hõlmavad autoritasu maksmist, või tegelete suuremahulise tarkvara, muusika, kunsti või taastuvate ressursside tootmisega, siis see on soovitatav tee. Samuti võite kaaluda raamatupidamisfirma palkamist välise autoritasu eest osakond.
4
Märkige autoritasud õigete raamatupidamismeetodite abil. Kasutustasuga hõlmatud esemete ostmisel või kasutamisel veenduge, et litsentsitasu protsent oleks fikseeritud kahekordse kirjendamise süsteemis. Kontrollige oma süsteemi, et olla kindel, et see arvestab autoritasu kulusid täpselt. Võite palgata audiitori või vandeadvokaadi (CPA) seda tegema ka ühekordselt.
5
Veenduge, et registreeriksite litsentsitasud õigel ajal. Üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtted (GAAP) nõuavad, et kulud (antud juhul autoritasud) kirjendatakse nende tekkimisel. Seega tuleks litsentsitud kauba müügil tekkida litsentsitasu.
6
Ettemaksete konto. Paljudel juhtudel nõuab autoritasu leping litsentsiandjale ettemaksu. Sel juhul peaks litsentsisaaja märkima ettemaksu täissummas kaks kannet: ettemakstud litsentsitasude deebet ja sularahakonto krediit. See kajastab ettemaksu tasumist intellektuaalomandi tulevase tarnimise eest varakult tasutud autoritasudena. Kõik sellised maksed tähendaksid ka sularaha väljamaksmist teie sularahakontolt, mis kajastub ülaltoodud krediteerimiskirjes. Näiteks 10 000-dollarine ettemakse registreeritakse 10 000-dollarilise ettemakstud autoritasude deebetina ja 10 000-dollarise kreedit sularahakontole.
7
Konto regulaarsete maksete jaoks. Mõned lepingud näevad ette, et litsentsisaaja maksab litsentsiandjale protsendi iga kvartali, kuu või muu kindlaksmääratud perioodi puhastulust. Need maksed kirjendatakse ettemakstud kasutustasu konto vähendamisena, kuni see konto ammendub. Pärast seda kirjendatakse need litsentsitasude kulude ja rahakonto allahindlustena. Näiteks kujutage ette, et ülaltoodud näites 10 000 dollari suuruse ettemakse jaganud litsentsisaaja võlgneb litsentsiandjale 7 protsenti puhastulust, mis oli jooksval perioodil kokku 100 000 dollarit. Kogu litsentsitasu, 7 protsenti 100 000 dollarist või 7000 dollarist, debiteeritakse litsentsitasude kulukontolt ja krediteeritakse ettemakstud litsentsitasude kontole. Eeldades, et netotulu jääb järgmiseks perioodiks samaks, tehakse erinevad kanded. Esiteks debiteeritaks litsentsitasude kulukontot kogu litsentsitasu summa, 7000 dollarit. Ettemakstud autoritasu konto on nüüd ainult 3000 dollarit (10 000 dollarit algselt miinus 7000 dollarit eelmisest perioodist). Seega kantakse see 3000 dollarit ettemakstud litsentsitasude hulka ja see konto suletakse. Nüüd kantakse ülejäänud 4000 dollarit sularahakontole.
8
Arvestage astmelise kasutustasu lepingutega. Muud litsentsitasulepingud loovad lepingud, mille kohaselt litsentsiandja saab erinevatel müügitasemetel suuremat litsentsitasu. Seda nimetatakse astmeliseks autoritasu lepinguks ja see registreeritakse erinevalt tavalisest litsentsitasu maksmisest. See registreeritakse pearaamatus autoritasude deebetina ja kogunenud litsentsitasude kreeditina (eeldusel, et autoritasud tuleb maksta perioodi lõpus). Näiteks võib autor saada 1 dollari raamatu kohta esimese 10 000 müüdud raamatu eest, seejärel 1,50 dollarit raamatu kohta pärast seda. Kui selle perioodi jooksul müüakse 20 000 raamatut, saab autor kokku 25 000 dollarit autoritasu (10 000 x 1 dollar + 10 000 x 1,50 dollarit). See kirjendatakse 25 000-dollarise litsentsitasude deebetina ja 25 000-dollarise krediidina kogunenud litsentsitasude katteks. Kogunenud kohustust vähendatakse selle perioodi lõpus, mil litsentsitasusid makstakse.
9
Mõistke riske, mis kaasnevad autoritasudega “loomingulise raamatupidamisega”. Ei ole harvad juhud, kui patendi- või autoriõiguste omanikud kaebavad rikkumiste pärast kohtusse, seega peaksite veenduma, et teie raamatupidamismeetodid on kooskõlas teie autoritasulepingutega. Litsentsiandjaga selgelt suheldes ja lepingut järgides saate vältida palju lisakulusid ja juriidilisi probleeme. Näiteks võib mõni litsentsisaaja unustada arvesse võtta oma ärimudelit (maksete ajastus, maksustruktuur jne). ) lepingus. See võib põhjustada tahtmatult madalaid või hilinenud makseid litsentsiandjale. Sellisel juhul kaotaks litsentsisaaja tõenäoliselt võlgnetavate honoraride üle kohtuvaidluse ja ta vastutab rohkemate kulude eest.
10
Salvestage kõik autoritasude maksmisega seotud paberitööd. Kunstnikud või patendiomanikud võivad küsida ja nõuavad tõendeid müügi, kasutamise ja maksete kohta. Salvestatud paberitöö peaks lisaks algsele lepingule hõlmama kõiki pearaamatu kandeid, finantsaruandeid, müügi- või maksekviitungeid ning kõiki esialgsesse lepingusse tehtud täiendusi või muudatusi.
11
Dokumenteerige kõik suulised kokkulepped või muudatused. Kumbki autoritasu lepingu osapool võib igal ajal suuliselt soovitada või algatada lepingu muutmist. Kui see muudatus ei ole raamatupidamisprotseduuridesse ja ametlikku lepingusse korralikult sisse lülitatud, võib teie litsentsiandja nõuda täiendavaid makseid suulise kokkuleppe tõttu, mille kohta teil pole ametlikke andmeid. Selle olukorra vältimiseks kehtestage kindlasti lepingute muudatuste ametlik lisamine ja kontrollimine.
12
Võimalusel väljastage tšekke, et saaksite esitada maksetõendi. Elektroonilised maksed on mõnikord vähem üksikasjalikud kui pabertšekid. Iga kord, kui viite kontod vastavusse, kajastavad teie pangaväljavõtted kõiki tšekkide kaudu tehtud autoritasude makseid.