Vastuväideteta kiri, mida nimetatakse ka vastuväidete puudumise tõendiks, on teatud juhtudel nõutav juriidiline dokument. Kirjas kinnitate, et teil ei ole vastuväiteid sellele, et teie nimetatud isik täidab konkreetse juriidilise ülesande. See annab inimesele loa toimingu lõpuleviimiseks. Mõned riigid, näiteks India, toetuvad neile kirjadele rohkem kui teised. Sõltumata kirja eesmärgist järgivad kõik vastuväideteta kirjad sama põhivormingut.
1
Otsige vormi või malli. Mõned vastuväideteta kirjad on suhteliselt mitteametlikud, samas kui teised peavad järgima kindlat vormingut. Ükski valitsusasutusele või institutsioonile saadetav vastuväide (nt sisserändeasjades kasutatavad kirjad) ei pea tavaliselt olema kindlas vormingus. Valitsusasutusel, kes saab teie vastuväitevaba kirja, võib olla oma veebisaidil saadaval mall või vorm. Samuti võite olla malle veebis tasuta juriidiliste dokumentide veebisaitidelt. Tehke lihtsalt otsing “vastuväideteta kirja mall”.
2
Tippige oma kiri ametliku ärikirjana. Kui te ei leia vormi või malli, võite lihtsalt kirjutada ametliku ärikirja. Enamikul tekstitöötlusrakendustel on ärikirjade mallid, mida saate kasutada. Nendel on väljad aadressi- ja allkirjaridade jaoks ning veerised ja reavahed on sobivad. Üldjuhul peaksite oma tähes jätma tühiku ja lõikude vahele kahekordse tühiku. Kuna vastuväitevaba kiri on tavaliselt väga lühike, ei pruugi teil olla rohkem kui üks lõik.
3
Kasutage loetavat 10- või 12-punktilist fonti. Teie tekstitöötlusrakenduse vaikefont sobib tavaliselt vastuväitevaba kirja jaoks. Kui soovite valida mõne muu fondi, kasutage näiteks Times New Romani. Valitsusasutused võivad määrata fonte, mida peaksite oma kirjas kasutama. See teave on tavaliselt saadaval agentuuri veebisaidil.
4
Saatke oma kiri vastavale üksikisikule või juriidilisele isikule. Kui teate konkreetset inimest, kellele kirja kirjutate, lisage tervitusreale tema täisnimi. Tavaliselt kirjutate siiski kirja igaühele, kes täidab agentuuris või organisatsioonis teatud rolli, mitte konkreetsele inimesele. Sel juhul võite adresseerida kirja “Lugupeetud härra või proua”. Kui kirja loevad potentsiaalselt mitu inimest erinevatest asutustest või organisatsioonidest, võite kasutada ka tervitusi “Kellele see võib puudutada”.
5
Määrake oma kirja teema. Teie kirja esimene lõik sisaldab selle isiku nime, kelle jaoks te kirja kirjutate. Tavaliselt lisate ka lühikirjelduse tegevusest, mida inimene soovib teha. Näiteks kui isik soovib õppida välismaa ülikoolis, võib teie esimene lause öelda: “Mul ei ole vastuväiteid Sally Sunshine’ile, minu ettevõtte töötajale, osaleb Whartoni ärikooli MBA programmis.”
6
Täpsustage toimingud, millele teil ei ole vastuväiteid. Olenevalt sellest, mida isik teha soovib, võib teil olla täiendavaid õigusi, mille peate andma. Võib-olla soovite lisada ka muud teavet toimingu kohta, mida inimene soovib teha. Näiteks kui olete hoone omanik ja teil on üürnik, kes soovib üüritavat ruumi renoveerida, võite kirjeldada renoveerimist või ümberehitust. isik soovib seda teha.Kui isik vajab välisriiki reisimiseks või välisülikoolis osalemiseks puhkust, võiksite lisada programmi nime, milles inimene soovib osaleda, või reisimise põhjuse.
7
Selgitage oma autoriteeti ja suhet inimesega. Igaüks, kes teie kirja loeb, peab teadma, kuidas teil on õigus anda isikule luba toimingu tegemiseks, mida ta soovib teha. Võimalik, et peate üksikasjalikult kirjeldama oma huvi kavandatava tegevuse vastu, mida inimene soovib teha. Näiteks kui olete hoone omanik ja üürnik teeb renoveerimistöid, peate võib-olla selgitama oma omandihuvi hoone vastu. Kui kirjutate ettevõtte või asutuse nimel, peate võib-olla lisama teabe, mis kinnitab, et olete volitatud seda ettevõtet või asutust esindama.
8
Lugege oma kiri hoolikalt läbi. Vastuväideteta kiri on ametlik juriidiline dokument. Kõik kirjavead või muud vead võivad mõjutada teie kirja tõhusust. Lugege see läbi ja veenduge, et selles poleks vigu, eriti mis tahes nimede õigekirja osas. Enne selle printimist ja allkirjastamist võib olla hea, kui keegi teine teie kirja üle loeb. Värske silmapaar võib leida vigu, mis sul kahe silma vahele jäid.
9
Kirjutage oma kirjale alla kirjutamise päev. Kui kasutasite tekstitöötlusrakenduses malli, sisestab see tavaliselt kuupäeva automaatselt. Kuupäev peaks ühtima kirja printimise ja allkirjastamise kuupäevaga, mitte kuupäevaga, mil seda esimest korda koostama hakkasite. Küsige tähtaegade kohta teavet isikult, kelle jaoks kirja kirjutate. Kui nad vajavad teatud aja jooksul dateeritud kirja, annavad nad teile sellest teada.
10
Printige oma kiri ja allkirjastage see. Kui olete kindel, et kogu kirjas olev teave on õige ja veatu, olete valmis selle välja printima. Allkirjastage oma kiri sinise või musta tindiga ruumi, mille jätsite allkirja jaoks. Mõnes riigis, näiteks Indias, tuleb asetada ka oma ettevõtte või õppeasutuse pitsat.
11
Edastage kiri vastavale isikule või asutusele. Olenevalt vastuväidete puudumise kirja eesmärgist võite anda selle otse kirja teemaks olevale isikule. Samuti peate võib-olla selle eraldi edastama organisatsioonile või valitsusasutusele, kellele see adressaat on. Kui teie kiri on adresseeritud “kellele see võib puudutada” ja see on mõeldud inimesele näitamiseks kõigile, kes võivad kahtluse alla seada oma volitused toimingu tegemiseks, siis tavaliselt andke see otse üksikisikule. Kui saadate kirja immigratsiooniasja kohta, siis võib eeldada, et saadate selle ise immigratsiooniosakonnale. Kui kiri tuli otse teilt, kinnitab, et kirja teema pole seda võltsitud.