Hüvitis on üritus, mis aitab koguda raha heategevuseks. Raha kogumise soodustuse korraldamine nõuab palju planeerimisaega ja kaalumist. Eduka rakendamise korral saate üritusele ja tulevastele sündmustele annetajaid hankida. Sündmuse korraldamiseks kulutage aega sündmuse põhiotsuste tegemisele, planeerige aeg varakult ja hoidke sündmuse ajal sujuvalt.
1
Lisateavet toetatava eesmärgi kohta. Parim viis inimesi annetama inspireerida on tõeliselt hoolida. Mida rohkem teate oma eesmärgist, seda rohkem saavad teised innustust aidata. Võib-olla teate oma eesmärgist juba üsna palju. Enda edasiharimisest ei saa aga kunagi kahju. Veetke aega, lugedes selle kohta, milleks te raha kogute. Püüdke olla kursis kõigi seda teemat käsitlevate praeguste uuringute ja uudisteartiklitega. Samuti võiksite uurida raha kogumise ja kasu enda kohta tehtud uuringuid. Proovige jälgida, millised rahakogumised on minevikus olnud edukad. Millised trikid, meelelahutus, oksjonid ja muud levinumad hüved on seda tüüpi sündmuste puhul traditsiooniliselt edukad olnud?
2
Määrake sündmuse tüüp. Enne kui teete muid hüvesid puudutavaid plaane, peate kulutama veidi aega korraldatava sündmuse tüübi kindlaksmääramiseks. Kasu on mitmel erineval kujul. Proovige valida hüve, mis on teie ressursse arvestades teostatav ja teie eesmärgi jaoks sobiv. Väiksemad üritused toimuvad tavaliselt küpsetiste müügi, autopesu, käsitöömesside, iludusvõistluste, karaokevõistluste ja muude madala panusega võistluste kujul. Selliseid üritusi on üsna lihtne planeerida ja nende korraldamine ei maksa palju. Kui otsite suuremat üritust, näiteks sooduskontsert, veini ja toidu degusteerimine, loosimine, vaikne oksjon või uhke ball. Sellised üritused on üldiselt keerulisemad ja kulukamad, kuid olenevalt piirkonnast ja sihtannetajatest võivad need kaasata rohkem raha. Enne plaanide tegemist tehke uuringuid. Vaadake, milliseid üritusi korraldavad teised teie piirkonna heategevusorganisatsioonid. Kui heategevusorganisatsioon korraldab kasukontserdi umbes samal ajal, kui teie üritust planeerisite, võiksite konkurentsi vältimiseks valida mõne muu sündmuse tüübi. Enne otsuse tegemist pidage meeles korraldatava organisatsiooni väärtusi. Te ei soovi valida sündmuse tüüpi, mis ei sobiks teie organisatsiooni väärtustega. Kui korraldate kohaliku sõltuvuskeskuse hüvesid, ei soovi te tõenäoliselt veinidegusteerimist korraldada. Kui juhite soodustust loomakaitseorganisatsioonile, ei pruugi praad õhtusöök olla hea idee.
3
Uurige seadusi ja määrusi. Selliseid asju nagu maksud, load, toidu ja alkoholi ostmine ja müümine ning muud soodustuste haldamise aspektid mõjutavad kõik erinevad seadused ja määrused. Sellised standardid on osariigiti erinevad. Vaadake kindlasti üle kohalikud seadused. Kaaluge advokaadi palkamist, kui olete mõne oma valiku seaduslikkuse suhtes segaduses. Külastage oma kohalikku kohtumaja ja küsige teavet üritusi ja eeliseid käsitlevate seaduste ja määruste kohta. Võite vaadata ka oma osariigi valitsuse veebisaiti.
4
Ehitage meeskond. Te ei saa hüvitist üksi juhtida. Kui olete sündmuse tüübi kohta otsuse teinud, moodustage oma idee ellu viimiseks meeskond. Mõelge, kui palju vabatahtlikke on vaja. Väike lihtne üritus nagu loosimine vajab tõesti vaid käputäis töötajaid. Suuremad sündmused nõuavad aga rohkem abi. Otsige inimesi, kellel on erinevad oskused. Proovige jagada oma ürituse korraldamise ülesanded mitmeks kategooriaks: raha kogumine, reklaam, suhtekorraldus jne ning hinnata, kui palju vabatahtlikke igasse meeskonda vajate. Vabatahtlikke saate värvata mitmel viisil. Kolledžites ja ülikoolides on palju tudengeid, kes otsivad kogemusi ja CV-de koostajaid. Kui kuulute selle põhjusega seotud organisatsiooni, aitaksid tõenäoliselt paljud inimesed seda hea meelega. Küsige sõpradelt, keda tunnete ja kellel on spetsiifilised oskused. Oletame, et teie nõbu Michael töötab kohaliku ettevõtte sotsiaalmeedia koordinaatorina. Vaadake, kas ta saab teid reklaamimise veebiaspektidega aidata. Arvestage ka inimestega, keda vajate sellel päeval soodustuse kasutamiseks. Kas vajate ettekandjaid, baarmeneid, muusikuid, lavakoordinaatoreid?
5
Määrake oma sündmuse kuupäev ja kellaaeg. Varakult peaksite otsustama oma sündmuse kuupäeva ja kellaaja. See on asukoha broneerimisel ja reklaamimisel elulise tähtsusega teave. Uurige oma vaatajaskonda ja sündmuse tüüpi. Kui korraldate alkoholiga kasulikku kontserti, võib olla hea mõte planeerida üritus nädalavahetuse õhtule. Kui korraldate küpsetiste müüki ja müüte toite kohalikus toidupoes, võib tööpäevaõhtu olla parem valik. Küsige poest nende suurimate ostupäevade kohta. Valige kuupäev aegsasti. Hüvitise planeerimine võtab palju aega ja soovite, et teil oleks planeerimiseks piisavalt aega. Kasutage puhkust ära. Inimesed tunnevad end jõulude ajal sageli heldemana. Kui võimalik, proovige üritus ajastada jõulude paiku.
6
Leidke asukoht. Kui olete kuupäeva määranud, otsige asukoht. Kui te ei plaani väliüritust, peate leidma koha, mis on valmis teie hüvesid korraldama. Kuna korraldate üritust heategevuseks, võite küsida, kas toimumiskoht oleks nõus ruumi kasutamise annetama või pakuks madalamat broneerimismäära. Asukoha valimisel peaksite arvestama mõne teguriga. Kui tuntud on asukoht teie põhipublikule? Kas see on kergesti ligipääsetav? Kas poliitiliselt neutraalne koht, kus erineva taustaga inimesed tunnevad end mugavalt? Kas see on hinnangulise pöörde jaoks piisavalt suur? Kas sellel on sündmuse tüübi jaoks vajalik varustus? Kui olete kindlaks teinud teie vajadustele kõige sobivama koha tüübi, koostage valikute loend. Hea mõte on valida 3 või 4 parimat valikut ja mõni asukoht, kuhu tagasi pöörduda. Alustage telefonikõnede tegemist. Vaadake, millised kohad oleksid nõus teie üritust korraldama, kui palju need maksavad ning milliseid reegleid ja eeskirju peate järgima. Vaadake, milline koht sobib teie vajadustele kõige paremini ja on majanduslikult kõige elujõulisem. Arvestage kuludega. Kui suur on teie ürituse eelarve ja mida saate endale mõistlikult lubada? Enamikul organisatsioonidel on ürituste broneerimiseks ette nähtud eelarve. Pidage seda summat meeles ürituse broneerimisel.
7
Reklaamima. Sündmuse lähenedes peate reklaamimisega tegelema. Lisaks traditsioonilistele reklaamivahenditele laienege ka veebireklaamide ja sotsiaalmeedia maailmale. Traditsiooniliste reklaamivahendite hulka kuuluvad flaierid, raadioreklaamid, käsilehed, isikupärastatud kutsed, ajalehereklaamid ja muud füüsilised vahendid sõna levitamiseks. Eelarve seda tüüpi reklaamide jaoks, eriti kui elate väiksemas piirkonnas. Peate olema kohalolek sotsiaalmeedias, eriti kui elate suuremas piirkonnas. Inimesed sõltuvad plaanide tegemisel üha enam e-kutsetest ja Facebooki teadetest. Loo ürituse jaoks Facebooki leht. Suhelge oma publikuga enne sündmust. Jagage värskendusi oma isiklikel sotsiaalmeediaplatvormidel nii sageli kui võimalik.
8
Määrake annetamise meetodid. Kui võtate toetusi vastu annetusi, peate määrama makseviisid. Kas inimesed maksavad sularahas? Nende kaartidega? Kas annetusi kogutakse enne tähtaega või oodatakse inimesi üritusele raha andma? Peaksite selle kindlaks määrama enne ürituse korraldamist. Samuti peaksite leidma viisi, kuidas raha turvaliselt hoida, kui inimesed annetavad just siis ja seal. Vaadake lukustatud sularahakasti ja veenduge, et teie töötaja on valmis raha valvama.
9
Võtke kasutusele ettevaatusabinõud. Veenduge, et teil oleks plaan hädaolukorra või õnnetuse puhuks. Hoidke esmaabikomplekt käepärast. Veenduge, et teate oma koha avariiväljapääsu ja tulekustuti asukohta.
10
Mõelge väikestele detailidele. Pidage meeles kõiki oma üritusega seotud pisiasju. Kui korraldate loosimist, pidage meeles, et peate ostma piletid. Samuti tuleb leida viis, kuidas panna annetajad loosimiseks väikseid esemeid annetama. Kui korraldate õhtusööki, arvutage välja toidu, jookide, töötajate ja kutsete maksumus. Üksikasjalik nimekiri, sealhulgas menüü, kui teie üritusel on süüa, aitab teil kõigel silma peal hoida.
11
Saabuge varakult, et veenduda, et kõik on ette valmistatud. Kui korraldate soodustust, siis saabuge sündmuse päeval paar tundi varem. Peate veenduma, et kõik on ette valmistatud. Kontrollige sündmuse kõiki aspekte. Kas toole ja laudu on piisavalt? Kas kõik esinejad või esinejad saavad ikka kohale tulla? Kas mikrofonid ja muu elektroonika töötavad? Kas vabatahtlikud teavad oma tööd? Aidake korraldada ürituse alguses ja koristada pärast seda. Isegi kui näete end peamiselt organiseerijana, hindavad füüsilise töö tegijad alati abikäsi.
12
Hoidke külalisi meelelahutuses. Ürituse edenedes veenduge, et külalised saaksid meelelahutust. Suure tõenäosusega annetavad külalised, kellel on mõnusalt aega veeta. Ärge olge ülemäärane, vaid kontrollige aeg-ajalt, et kõigil oleks hea olla. Pühkige perioodiliselt sündmust läbi, kontrollides kõiki kohalviibijaid. Kui märkate, et kellelgi on igav, vestelge nendega veidi. Proovige neid teistele tutvustada või soovitada midagi, mida nad saaksid meelelahutuseks teha. Jälgige, kuidas meelelahutus kulgeb. Te ei soovi tulevikus uuesti tööle võtta kedagi, kellel on külalistest igav või kelle tegu ei läinud hästi.
13
Hinda sündmust hiljem. Pärast ürituse algust kulutage mõnda aega oma töö ausale hindamisele. Kui soovite tulevikus hüvesid kasutada, kasutage seda õppimiskogemusena. Mis läks üritusel kõige paremini? Mis läks halvimalt üle? Mida oleksite teie arvates saanud paremini teha, et asjad sujuvamaks muutuksid?