Võite kirjutada ametliku palvekirja mitmel põhjusel, sealhulgas selleks, et paluda kelleltki raha või muud abi või paluda tal teha teatud toiming. Teie kiri peaks üldiselt olema lühike – mitte pikem kui lehekülg – ning selgitama otse ja enesekindlalt, mida soovite. Kirja lõpetamise viis sõltub kirja eesmärgist ja inimesest, kellele kirjutate. Üldiselt sulgeksite isikliku kirja kellelegi, keda tunnete, juhuslikumalt kui ärilisel või ametialasel eesmärgil kirjutatud kirja.
1
Kasutage oma taotluse sõnastamiseks viisakat keelt. Isikliku kirjaga annate tavaliselt taustateavet selle kohta, miks te taotluse esitate, ja seejärel esitate oma taotluse otse. Fraas nagu “kas sa saaksid” või “kas sa saaksid” annab adressaadile teada, et te ei pea enesestmõistetavaks, et ta täidab teie taotluse. Näiteks võite kirjutada “Kas oleksite nõus mu õega kaasas käima”. korjandust, et ta ei peaks üksi minema?”
2
Alustage iga järeltaotluse jaoks uut lõiku. Kui vajate adressaadilt vastust teatud kuupäevaks või peate päringuga midagi muud tegema, hoidke see põhipäringust eraldi. See annab adressaadile teada, et järelpäring on põhipäringule allutatud. Eelmise näitega jätkamiseks võib järeltaotlus olla järgmine: “Oleksime ka tänulikud, kui oleksite nõus teda üritusele sõidutama ja kaasa võtma ta pärast seda koju tagasi.”
3
Täname saajat teie taotluse täitmise eest. Kui olete oma soovi avaldanud, lisage lihtne avaldus adressaadi tänamiseks. Võite lisada ka lause selle kohta, kui palju nende abi teile tähendaks. Näiteks võite kirjutada “Tänan teid juba ette, et aitasite meid siin. See tähendaks, et mu õde osaleb korjandusel.”
4
Lisage lisateave, mida adressaat võib vajada. Kui taotlust on vaja täita konkreetsel viisil või kindlal ajal ja kohas, lisage see teave pärast tänulikkust. Võite lisada ka kontaktteabe, kui arvate, et adressaat soovib teiega kõigepealt rääkida. Näiteks võite kirjutada: “Mu õde tahaks jõuda korjandusele vähemalt tund varem, et ta saaks korraldajatega rääkida.”
5
Lisage oma nime ette tasuta lõppsõna. Lihtne sulgemine, näiteks “Lugupidamisega”, sobib hästi isiklike kirjade jaoks. Sõltuvalt sellest, kui hästi te teate saajat ja oma suhte olemust tunnete, võite valida midagi soojemat, näiteks “Armastus” või “Armastan alati”. Tippige pärast sulgemist koma ja jätke allkirja jaoks topelt tühik. Seejärel sisestage oma nimi allpool.
6
Lisage oma konkreetne soov kirja sisusse. Kui kirjutate taotluskirja ärilistel, tööalastel või akadeemilistel põhjustel, märkige oma kirja eesmärk ette. Soovitavalt lisaksite oma konkreetse taotluse kirja esimesse lausesse, mitte kirja lõppu. Kuna esitasite taotluse konkreetselt kirja esimeses lauses, pole vaja seda korrata kirja lõpus. kiri.
7
Tänan kingisaajat aja ja tähelepanu eest. Alustage uue lõiguga, seejärel kirjutage üks lause, tänades adressaati selle eest, et ta võttis aega teie kirja lugemiseks ja taotluse läbivaatamiseks. Saaja on tõenäoliselt hõivatud inimene ja tema aeg on väärtuslik. Andke neile teada, et hindate neid. Näiteks võite kirjutada “Täname, et leidsite aega minu taotluse läbivaatamiseks. Hindan seda väga.”
8
Teatage saajale tähtaegadest. Kui teil on vaja teada adressaadi vastust teatud kuupäevaks, märkige talle täpne kuupäev ja kellaaeg. Mõnes olukorras võib olla asjakohane esitada lühike põhjus, miks see tähtaeg on oluline. Näiteks võite kirjutada: “Vabandan lühikese etteteatamise pärast, kuid vajan vastust enne esmaspäeva, 22. aprilli. Olen broneerinud lennu. Sel päeval linnast ära ja ma olen 2 nädalat eemal.”
9
Kui saajal on küsimusi, esitage kontaktandmed. Andke adressaadile võimalus teiega kiiresti ühendust võtta, eriti kui vajate vastust mõne päeva jooksul. Veenduge, et teie esitatud kontaktmeetod oleks selline, mille kaudu olete tavapärasel tööajal saadaval. Näiteks võite kirjutada “Kui teil on küsimusi, helistage mulle minu töönumbril 222-123-4567. ”
10
Lõpetage ametliku ja lugupidava lõpuga. Lõppsõna, näiteks “siiralt” või “austusega” on asjakohane ärilistel põhjustel kirjutatud ametliku taotluskirja jaoks. Tippige pärast sulgemist koma ja jätke allkirja jaoks topelttühik. Sisestage oma allkiri tühiku alla. Kui vajate lisateavet, näiteks ametinimetust või identifitseerimisnumbrit, lisage see otse sisestatud nime all olevale reale.