Aja juhtimine on tootlikkuse ja tõhususe võtmeks. Kui leiate, et teete samu ajahaldusvigu, peate selle ümberpööramiseks astuma konkreetseid samme. Õnneks saab seda teha raske töö ja keskendumisega.
1
Enne tegevuse alustamist koostage ülesannete loend. Võib-olla soovite lihtsalt tööd alustada, arvates, et loendi koostamine aeglustab teie tegevust. Siiski on loendid enamiku inimeste jaoks võtmetähtsusega, kui neil on palju teha. Koostage nimekiri ja luua süsteem, et teada saada, milline on iga elemendi prioriteetsuse tase. Mõned inimesed kasutavad kooli hindamissüsteemiga sarnast süsteemi “A-F”. Valige süsteem, mis teie jaoks töötab. Teie süsteem võib soovida lisada aega, mis teie arvates iga toimingu jaoks kulub. Näiteks kui ühe üksuse jaoks kulub pool tundi, kuid teisel mitu kuud, peaks olema võimalus see loendisse märkida. Jaotage suured pikaajalised ülesanded sammudeks ja koostage nimekirjad järgmisteks päevadeks/nädalateks.
2
Esmalt pidage kinni kõrge prioriteediga asjadest. Ärge kalduge rajalt kõrvale, tehes esmalt lihtsaid asju või asju, mis on esmalt atraktiivsemad. Tähtsusel ja kiireloomulisel on vahe. Enamik inimesi, kes on suurepärased ajajuhtimises, suudavad seda eristada ja vastavalt tegutseda. Kui teete asju kiireloomulisusest lähtuvalt, lasete oma aega kontrollida pigem teiste kui enda vajadustel. Selle asemel hinnake, kui oluline on antud ülesanne, lähtudes teie isiklikest eesmärkidest. Pidage meeles, et teiste hoolimatus ei kujuta endast teiepoolset hädaolukorda. Nad peavad õppima oma kohustustega kursis püsima. Kiireloomulisust kasutatakse mõnikord ettekäändena, et lükata edasi millegi, mis on olulisem, kuid samas ka raskem. Kui näete, et eelistate midagi ebaolulist, küsige endalt, kas praegune ülesanne toob olete oma tegelikule eesmärgile ja visioonile lähemal.
3
Vältige liiga palju enda peale võtmist. Ärge takerduge sellega, et proovite iga asja ise teha. Leidke projekti või ülesande aspekte, mida saate tellida või delegeerida töökaaslastele või töötajatele, keda usaldate. Mida rohkem delegeerite, seda rohkem aega jääb teil muudeks asjadeks. Delegeerige ülesandeid, mida saab hõlpsasti teha ilma teie osaluseta. Mõelge, millised on teie oskused ja kingitused ning kuidas neid kõige paremini kasutada. Kas saate näiteks saata kellegi teise välja koopiatele järele, kui teete esitluse oskuslikku tööd? Kui teil on raske lahti lasta, looge süsteeme, et saaksite järelevalvet säilitada. Näiteks veenduge, et teile saadetakse e-kirjade koopia või korraldage iganädalane koosolek, et kontrollida teie äraolekul tehtud töid.
4
Vältige “jah” ütlemist, kui te ei peaks. Tore on esitada endale väljakutseid ja võtta ette asju, mis tunduvad tervislike venitustena. Paljud inimesed ütlevad aga asjadele jah, kui neil ei ole tegelikult suutlikkust neid oma parimate võimaluste piires lõpule viia. Õppige ütlema ei, kui seda vajate. Kui saate, õppige ka ütlema ei asjadele, mis teile ei meeldi. Kui suhtute oma kohustustesse kirglikult, saate need tõenäolisemalt tehtud ning õigeaegselt ja hästi tehtud. Piiride seadmine on oluline, sest see näitab teistele, et te ei saa lihtsalt nende turvavõrguks saada, kui nad on liiga palju enda peale võtnud. kui sa ei suuda piire seada, kuhjavad teised tõenäoliselt sinu kaela, mis muudab ajaplaneerimisega kursis hoidmise veelgi keerulisemaks.
5
Püüdke mitte kaotada ajataju. Väga levinud viga on ajataju kaotamine. Teie aeg on väärtuslik. Tahad teada, kuhu see läheb, et saaksid seda targemalt kulutada. Kui teate, kuidas oma aega kulutatakse, võite olla üllatunud, kui näete, mida saate oma päevast maha võtta ja kui palju saate endale lisaaega teha. Hoidke suur kell nähtaval, välja arvatud juhul, kui see põhjustab märkimisväärset ärevust. Visuaalsed juhised võivad olla väga tõhusad. Lisaks, kas vaatate tõenäolisemalt digitaalset või analoogkella ja reageerite sellele?Saate kasutada oma arvutit või telefoni, et teatud ülesandeid “sisse ja välja lülitada”. Kirjutage üles tunnid ja minutid, mille veedate antud ülesande kohta. Ainuüksi see parandab tõenäoliselt teie keskendumist ja ajajuhtimist, sest olete teadlik, et olete ajastatud.
6
Uurige, kui palju aega kulub. Paljud inimesed ei suuda korduvalt planeerida, kuna nad ei tea, kui palju aega asjadele kulub. Aja jälgimine on suurepärane viis teada saada, kui palju aega toimingud tegelikult võtavad. Võite vaadata tagasi ka varasematele projektidele ja mõelda, kas teil oli minevikus eraldatud aja põhjal asjade lõpetamiseks piisavalt aega või mitte. Inimesed, keda peetakse ülesaavutajateks, alahindavad eriti tõenäoliselt seda, kui palju aega kulub. .Pauside jaoks eelarve alati õigel ajal. Need on värske ja tõhusa püsimise võtmeks. Pidage meeles, et arvestage alati reisiajaga! Paljud inimesed arvutavad selle aja järgi, mil nad peavad kuskil olema, mitte selle järgi, millal nad peavad kuhugi lahkuma. Eelarve lisaaega ettenägematute juhtumitena. Mis saab siis, kui tarnija ei suuda kiirtellimust tarnida? Mis saab siis, kui meeskonnaliige on haige ja keegi peab selle lõtvuma?
7
Vältige multitegumtööd. Tulemused on järgmised: multitegumtöö ei tööta. Kahjuks on inimesed tõesti loodud keskenduma ühele ülesandele ja täitma seda korraga. Ärge arvake, et säästate aega, tehes mitut asja korraga. Multitegumtöötlus põhjustab suure tõenäosusega keskendumise puudumist ja kehva jõudluse. Ärge jätke oma meili avatuks ega mobiiltelefoni välja. Nendest saadavad hoiatused viivad teid rööpast välja. Keskenduge käsilolevale ülesandele ja leidke mõni teine aeg meilidele, tekstidele jne vastamiseks. Looge süsteem hädaolukordadeks, mis peavad teieni jõudma. Kui teil on raske mitte multitegumtööd teha, korrake mantrat: “Praegu , ma keskendun___.â€
8
Sea eesmärgid. Paljud inimesed alustavad eesmärgiga, kuid kaotavad selle käigus oma eesmärgi saavutamise. See on tavaline ajaplaneerimise viga. Tugevate isiklike eesmärkide omamine on oma aja edukaks juhtimiseks hädavajalik. Eesmärgid annavad teile sihtpunkti, mille nimel töötada, ja aitavad teil oma visiooni jälgida. Kui miski ei ole teie eesmärgiga otseselt kooskõlas, häirib see tähelepanu. Saate seada eesmärgid tunniks, päevaks, nädalaks, kuuks või aastaks. Kasutage visuaalseid juhiseid. Leidke koht, kuhu postitate selle päeva eesmärgi ja vaadake seda sageli, et hoida teid kogu päeva õigel teel. Kirjutage üles ka pikaajalised eesmärgid. Need võivad olla eesmärgid, kuhu soovite viie või kümne aasta pärast jõuda. Kontrollige regulaarselt, kas see, mida te teete, aitab teil neid eesmärke saavutada.
9
Ärge kaotage suurt pilti silmist. Suur pilt on suurem visioonide ja eesmärkide kogum. See aitab teil hoida perspektiivi, et te ei takerduks detailidesse ega segavatesse teguritesse. Mõnikord on perfektsionism oluline ja mõnikord mitte. Vaadake suurt pilti, mis aitab teil otsustada, kas “piisavalt hea” on antud ülesande jaoks sobiv või peaksite igal hetkel keskenduma üksikasjadele. Kui näete, et kaotate perspektiivi, võtke ühendust teistega.
10
Vältige segajaid. Vabanege segadusest oma laua või töökoha ümber. Puhastage arvuti töölaud. Tehke kõik endast oleneva, et luua keskendunud ja harmooniline töökoht. See võib tähendada telefoni või e-posti märguannete väljalülitamist määratud tööajal.Ärge kontrollige töötamise ajal isiklikke e-posti ega sotsiaalmeedia saite.Viskake prügi kohe minema, tükeldage vanad dokumendid, kui neid enam ei kasutata, ja viige läbi. projektid silma alt ära. Keskendumiseks lülitage muusika või muud taustahelid välja.