Tänu paksule kaardimaterjalile ja graveeringule, volditud vahetükkidele ja mitmele ümbrikule võib lõpukuulutuste kokkupanemine olla hirmutav. Teadaannete käsitlemine ei pea aga olema keeruline. Kasutage postiümbrikul ametlikke täisnimesid. Sisemisel ümbrikul saate olla mitteametlikum ja pöörduda inimese poole nagu tavaelus. Üldiselt tuleks lõpukuulutused, mis ei sisalda kutset tseremooniale või lõpupeole, saata pärast tseremoonia toimumist.
1
Kirjutage aadress käsitsi sinise või musta tindiga. Käekiri on isiklikum ja eelistatud koolilõpukuulutuste puhul. Kasutage kindlasti pliiatsit, mis ei määri kergesti, eriti kui see saab märjaks. Trükimiseks eelistatakse kursiivkirja. Siiski soovite veenduda, et kiri on loetav, et postitöötajad saaksid selle kohale toimetada. Üldjuhul tuleb aadress kirjutada ümbriku tagakülje keskele (tugevale küljele, mitte klapiga küljele) . Jätke paremas ülanurgas templi jaoks ruumi.
2
Kasutage saajate nimede jaoks täisnimesid ja ametlikke pealkirju. Kirjutage postiümbrikule saaja täielik ees- ja perekonnanimi koos vastava pealkirjaga (härra, proua, proua, doktor jne). Kui saadate teadaande abielupaarile, lisage iga paari pealkiri ning ees- ja perekonnanimi. Kui kahel inimesel on erinevad ametinimetused, kirjutage nimed tiitlitega samas järjekorras. Näiteks kui saadate teadaande dr John Grayle ja hr Kevin Grayle, pöörduksite nende poole kui “Dr. ja hr John ja Kevin Gray”. Kui saadate teadaande kahele inimesele, kes elavad koos. kuid ei ole abielus, nimetage nende nimed eraldi. Näiteks: “Ms. Mary Mack ja hr Louis Lutz.”
3
Lisage täielik postiaadress ilma lühenditeta. Nimede all olevale reale kirjutage välja tänava aadress. Ärge lühendage selliseid sõnu nagu “tänav” või “avenue”. Liikuge alla järgmisele reale ja kirjutage linn, osariik ja sihtnumber. Tavaliselt ei taheta ka osariigi nime lühendada. Postilühendite kasutamine on siiski vastuvõetav. Kui see rida läheb liiga pikaks, võite kirjutada linna ja osariigi rea alla sihtnumbri. Tavaliselt kirjutatakse sihtnumber edasi paremale, nii et viimane number ühtib selle kohal oleva rea lõpuga.
4
Pange tagastusaadress klapile. Enamiku kaartide ja kirjade puhul asub tagastusaadress ümbriku tagakülje vasakpoolses ülanurgas. Lõpukuulutuste ja muude ametlike kirjade puhul läheb aga tagastusaadress ümbriku klapile. Võib-olla soovite seda enne kohustuse võtmist pliiatsiga proovida, et veenduda, kas teil on täieliku aadressi kirjutamiseks piisavalt ruumi.Tagastusaadressi jaoks võite kasutada lühendeid ja see võib olla vajalik, et teil oleks piisavalt ruumi.Kui seda pole Kui teil pole piisavalt ruumi oma tagastusaadressi mahutamiseks ümbriku klapile, ostke eelnevalt trükitud aadressisildid ja kasutage neid. Võimalik, et leiate koolilõpetamise teemaga silte.
5
Kirjutage sisemise ümbriku tagaküljele saaja eesnimi. Sisemine ümbrik on mitteametlikum kui välimine. Kirjutage siia, kuidas te adressaadile helistaksite, kui pöörduksite tema poole isiklikult. Kui saaja on sugulane, on asjakohane kasutada perekonnanime või ühendada perekonnanimetus nimega. Näiteks võite adresseerida sisemise ümbriku lihtsalt “vanaemale”, kuid võite kasutada ka “tädi Sue” või “tädi Sarah ja onu Bob”.
6
Sisestage teadaanne ja kõik muu, mida soovite lisada. Lisaks kuulutusele meeldib mõnele lõpetajale kuulutuse juurde lisada ka kutse lõpuaktusele endale või enda lõpupeole. Piduliku sündmuse kuulutamiseks võite lisada ka sära või konfetti. Mõnede lõpetamisteatetega on kaasas nimekaardid. Soovi korral võite need kuulutusse lisada. Müüjal on juhised, kuidas teadaandepaketti õigesti kokku panna. Asetage oma teadaanne sisemise ümbriku sissemurdmiseks. Lisage teadaande sisse kõik täiendavad lisad. Kuulutuse esikülg peaks olema suunatud ümbriku klapi poole. Kui soovite, et inimesed teie kooli lõpetamisel osaleksid, lisage kindlasti oma teadaandesse võimalikult palju üksikasju, nagu asukoht, kellaaeg ja kuupäev.
7
Lükake sisemine ümbrik välimisse ümbrikusse. Sisemisel ümbrikul ei ole liimi ja seda ei tohiks pitseerida. Kui ostsite oma ümbrikutele pitsatid, on need mõeldud kasutamiseks koos välimise ümbrikuga. Sisemine ümbrik peab olema suunatud välimise ümbriku tagakülje poole. Kogu teadaande sulgemiseks pitseerige välimine ümbrik. Kui ostsite plommid, kinnitage üks klapi otsa, et hoida välimine ümbrik suletuna. Kui te pitsereid ei ostnud, niisutage kergelt välimise ümbriku serva, et see suletuks pitseerida.
8
Kinnitage igale oma postiümbrikule USPS First Class tempel. Võite kasutada mis tahes USPS-i kaudu saadaolevat templi kujundust. Selle erilise sündmuse auks võiksite aga luua kohandatud templeid. Mitmed müüjad prindivad kohandatud templeid, mida USPS aktsepteerib. Hinnad sõltuvad saadavate postmarkide arvust ja valitud kujunduse keerukusest. Kui te ei saada teadaannet rahvusvahelisele aadressile, peaksite vajama ainult ühte templit. Kui saadate posti rahvusvahelisele aadressile, võiksite panna kogu asja postitamiseks teise ümbrikusse.
9
Saatke enne tseremooniat kutseid sisaldavad teadaanded. Kui olete lisanud kutse tseremooniale endale või oma lõpupeole, saatke need teated adressaatidele vähemalt 2–3 nädalat enne tseremoonia kuupäeva. Andke lisaaega, kui teie külalised peavad läbima pikema vahemaa. Traditsiooniliselt saadaksite kutsed oma teadaannetest eraldi. Kui aga soovite need kõik korraga saata, on asjakohane seda teha.
10
Kutseta teadaannete saatmiseks oodake pärast tseremooniat. Kooli lõpetamise teade ütleb saajale, et olete lõpetanud, mitte seda, et lõpetate varsti. Sel põhjusel, kui kaasas ei ole kutset tseremooniale või peole, on kõige parem saata oma teadaanded välja pärast tseremooniat. Proovige oma teadaanded saata nädala jooksul pärast tseremooniat. Vältige nende saatmist rohkem kui 6 nädalat pärast tseremooniat. Kui plaanite pärast kooli lõpetamist pikemat puhkust, saatke oma teadaanded päev või kaks enne tseremooniat posti teel.