Soovimatu ringkirja kirjutamine on suurepärane võimalus saada teavet korraga suure hulga inimesteni. Seda kasutatakse kõige sagedamini teabe saamiseks kaupade või teenuste kohta, mida soovite reklaamida. Kuid seda saab kasutada ka mitteärilistel põhjustel, näiteks teabe levitamiseks kogukonna koosoleku või muutuse kohta teie elus. Selle ise kirjutamiseks peate alustama oma teema ja tugipunktide üle otsustamisest. Kui need on käepärast, saate oma kirja hõlpsalt visandada ja seejärel koostada. Selle lõpetamiseks peate selle lihtsalt veel kord üle lugema, et leida kirjavigu ja veenduda, et kiri sisaldab kogu soovitud teavet.
1
Otsustage, kellele teie kiri kirjutada. Ringkirja kirjutamisel on oluline silmas pidada konkreetset sihtrühma. Teades, kes on teie sihtrühm, saate algusest peale koostada selge ja tõhusa kirja, mis on spetsiaalselt neile kohandatud.
2
Kirjutage sissejuhatav tervitus. Alustage üldise tervitusega, näiteks “Kallis investor” või “Tere, kallis klient”. See lihtne tervitus annab kirjale tooni ja näitab, et olete professionaal. Paljudele inimestele saadetava ringkirja puhul ei saa te kasutada tavalist isiklikku tervitust, näiteks “Kallis Jane Smith”. peate kasutama väga üldist keelekasutust, jäädes siiski südamlikuks ja kaasahaaravaks. Võite proovida sooja tervitust, nagu “Kallid kallid kliendid” või “Lugupeetud kolleegid”, või lihtsalt lihtsat tervitust, nagu “Lugupeetud kogukonna liikmed”.
3
Selgitage lühidalt, kes te olete. See teave peaks sisaldama teie ametialast positsiooni, kui see on kirjaga seotud, ja seda, kuidas olete lugejatega seotud. See annab lugejale konteksti selle kohta, miks te neile kirjutate, ja ütleb neile, miks nad peaksid lugemist jätkama. Näiteks kui teil on toitlustusettevõte ja kirjutate eelmistele klientidele, kirjutage: “Minu nimi on Erin Smith ja mina Oma Catering Plusi. Kirjutan teile täna, sest olen tänulik, et olete olnud teie klient minevikus.”
4
Rääkige oma lugejatele oma põhiteemast esimeses lõigus. Ringkirja kirjutamisel on oluline anda lugejale oma seisukoht üsna kiiresti teada. Selle asemel, et peksa, räägi lugejale sellest, mida sa tahad, et ta kohe teaks. See tagab, et isegi kui nad ei jätka lugemist, saavad nad üldise ettekujutuse. Kas kirjutate müügi edendamiseks? Kas kirjutate, et teavitada inimesi investeerimisvõimalusest? Ükskõik, milline on peamine sõnum, selgitage seda alguses. Näiteks kui soovite, et lugeja teie toodet ostaks, öelge midagi sellist: “Ma kirjutan täna, sest mul on suurepärane uus toode, mis minu arvates võib teile kasulikuks osutuda.”
5
Koostage oma tugipunktide loend, et saaksite sellele kirjutamise ajal viidata. Täiendavate punktide või ideede olemasolu, mida soovite loendis kirjas väljendada, aitab teil kirja sisu kirjutades sõnumil püsida. Tehke täpppunktid kõige kohta, mida soovite kirja kaasata, et mäletaksite neid kõiki kaasata ja kriipsutage need maha, kui olete need lisanud. Näiteks kui kirjutate müüdava toote müügist, siis täpipunktid võite lisada müügihinna või allahindluse protsendi, soodusmüügi kestuse ja toote ostmiseks teiega ühenduse võtmist.
6
Esitage toetav teave ühes või kahes põhilõigus. Iga teie lõik peaks keskenduma teie üldise mõtte toetamisele. Rääkige lugejale üksikasjalikult, miks nad teie toodet vajavad, miks nad peaksid tegema seda, mida te palute, või miks teie ettevõttes toimuvad muutused. Need peavad olema lühikesed ja selged lõigud, mis toetavad teie kirja keskpunkti. Näiteks kui teie kiri käsitleb teie ettevõtte müüki, tehke üks lõik selle kohta, mis täpselt müügil on. Alustage lõiku kirjutamisega: “Las ma räägin teile natuke sellest tootest, et saaksite aru, kui palju me pakume.” Veel üks lõik võiks rääkida sellest, miks teie pakkumine on nii hea pakkumine. Võite alustada seda lõiku, öeldes oma potentsiaalsetele klientidele: “Pakume teile selle toote osas nii head pakkumist, sest hindame teid kui klienti ja tahame oma säästud teile edasi anda.” Kui kirjutate oma ettevõtte töötajatele Kontori uude hoonesse kolimise kohta peaks üks või kaks põhilõiget sisaldama kolimise üldist ajakava ja seda, kuidas nad peaksid eeldama, et kolimine mõjutab nende töövoogu. Alustuseks võite öelda: “Kogu kolimine peaks kestma 2 nädalat” ja seejärel üksikasjalikult kirjeldada, kuidas see aeg jaotatakse.
7
Kirjutage kokkuvõttev lõik või avaldus. Kokkuvõttes peaksite oma põhipunkti kordama ja tänama lugejat kirja lugemiseks aja leidmise eest. See viib teie mõtte koju ja loob hea tunde, kui lugeja teie kirja lugemise lõpetab. Näiteks kui teie ringkiri räägib lugejatele teie uuest ametikohast, korrake oma ametinimetust ja seda, miks see teave võib lugejale oluline olla. . Võite öelda: “Olen taaskord väga tänulik, et olen nüüd Omniglobali turundusdivisjoni juht ja loodan, et selle uue ametikohaga suudan luua teie ettevõttega uue ja produktiivse suhte.”
8
Muutke oma kirja pikkust. Ringkiri peaks olema piisavalt pikk, et anda lugejale kogu asjakohane teave, mida soovite, et nad teaksid. Samas peab see olema ka piisavalt lühike, et lugejal ei hakkaks seda lugedes igav. Kui kiri on pikem kui leht, tuleb seda lühendada. Otsige oma kirjas kordusi ja muutke see välja. Samuti hinnake, kas teie lugeja peab teadma kõiki teie esitatud üksikasju, ja eemaldage mõned, kui nad seda ei tee. Oma kirjutise redigeerimine võib olla keeruline, kuna arvasite, et kõik, mida lisasite, on piisavalt oluline, et lisada. Seetõttu võiksite paluda kellelgi värske pilguga teie töö üle vaadata.
9
Lugege oma kiri üle ja parandage kirjavead. Kui olete kirjutamise lõpetanud, on oluline oma töö üle vaadata, et vigu otsida. Kui võtate selle tegemiseks aega, aitab see tagada, et teie kiri jõuab professionaalselt kohale ja lugeja saab teie vigade asemel keskenduda teie sõnumile.
10
Veenduge, et avaldate volitatud teavet. Ärikirja saatmisel on oluline anda väga vähe teavet. Ärge saatke ringkirjas konfidentsiaalset teavet või teavet, mida te ei soovi, et üldsus teaks. Näiteks kui kirjutate ringkirja, mis saadetakse töötajatele teie ettevõtte juhtkonna muutuste kohta, Paljudel juhtudel ei soovi te muudatuse põhjuseid lisada, kuna need võivad ettevõttest halvasti peegeldada või avada ettevõtte kohtuasjaks.
11
Vormindage oma kiri. Teie kirjal peaks olema ettevõtte vorming, mis sisaldab teie ettevõtte nime ja aadressi ülaosas, tavaliselt keskel. Kui teil on ettevõtte päis, võib see seda eesmärki täita. Samuti peaksite tervituse kohal vasakus ülanurgas lisama kuupäeva, et lugejad teaksid, kas kiri on seda lugedes ajakohane. Kirja allossa peaksite lisama oma nime ja kontaktteabe, mis sisaldab tavaliselt ka teie e-posti aadressi. aadress ja telefoninumber.
12
Veenduge, et saadate oma kirja õigetele inimestele. Kui olete oma kirja lõpetanud, pole vaja muud teha, kui see välja saata. Siiski vaadake oma meililist enne selle saatmist veel kord üle, et veenduda, et see saadetakse kõigile, kellele soovite, ja et kasutatavad aadressid on õiged. Üldiselt tehke oma meililist võimalikult suureks, kui saate teavet oma ettevõtte kohta. Mida rohkemate inimesteni jõuate, seda tõenäolisemalt leiate rohkem kliente ja ärisidemeid.