Kirja kirjutamisel kasutatav õige vorming sõltub suuresti sellest, millist kirja kavatsete kirjutada ja kellele kirjutate. Sõbrale kirjutamisel kasutatav vorming erineb oluliselt ametlikes kirjades kasutatavast vormingust. Lisaks erineb traditsiooniliste posti teel saadetavate kirjade vorming e-posti teel saadetavatest kirjadest. Jätkake lugemist, et saada lisateavet järgmise kirja õige vormindamise kohta.
1
Pange oma nimi ja aadress kirja ülaossa. Lisage tänavaaadress, linn, osariik ja sihtnumber plokki, mis on vasakule joondatud ja ühe vahega.Linn, osariik ja sihtnumber sisalduvad samal real, samas kui tänavaaadressil on oma rida.Kui kui saadate kirja professionaalse kirjaplangiga, mis sisaldab seda teavet, jätke see samm vahele. Ärge korrake saatja aadressi kaks korda.
2
Lisage kuupäev otse oma aadressi alla. Sisestage kirja kirjutamise kuupäev või lõpetamise kuupäev, olenevalt sellest, kumba eelistate. Kuupäev tuleb jätta joondatud, täpselt nagu aadress otse selle kohal.Kirjutage kuupäev vormingus kuu-päev-aasta. Kirjutage kuu tekstis välja, kuid kasutage päeva ja aasta kirjutamiseks numbreid. Näiteks: 9. veebruar 2013.
3
Lisage kuupäeva ja kirja järgmise osa vahele tühi rida. See eristab aadressi kenasti järgmisest jaotisest.
4
Kasutage vajadusel võrdlusjoont. Kui kirjutate kirja millelegi konkreetsele viidates, võib abi olla viitejoone lisamisest, mis algab sõnaga “Re:”Joondage võrdlusjoon vasakule ja hoidke see ühele reale.Kasutage teisele kirjale või töökuulutusele vastamisel võrdlusjoont , või teabenõue.Järgige valikulist viitejoont tühja reaga, et eraldada see tähe järgmisest osast.
5
Tippige välja saaja aadress. Lisage adressaadi nimi ja ametinimetus, samuti ettevõtte nimi, aadress, linn, osariik ja sihtnumber. Kogu see teave peaks olema vasakule joondatud ja ühe vahega. Saaja nimi tuleks kirjutada eraldi reale, nagu ka saaja ametinimetus, ettevõtte nimi ja aadress. Linn, osariik ja sihtnumber on lisatud samale reale.Kui saadate kirja teise riiki, lisage riigi nimi kõigi suurtähtedega eraldi reale aadressi alla.Aadressige kiri konkreetsele isikule, võimalusel ja pöörduge selle isiku poole sobiva tiitliga, näiteks “Härra”. või “Ms.” Kui te pole adressaadi soo suhtes kindel, jätke pealkiri vahele.Jälgige kogu aadressi tühja reaga.
6
Alustage oma kirja sisu viisaka tervitusega. Tüüpiline tervitus algab sõnadega “Kallis”, millele järgneb saaja isiklik tiitel ja perekonnanimi. Nimele järgneb koma.Tervitus tuleks joondada vasakule.Kui te ei tea adressaadi sugu, võite pöörduda selle isiku poole tema täisnimega või jätkata perekonnanime ja tema ametinimetusega.Lahkuda pärast tervitust tühi rida.
7
Soovi korral kirjutage teemarida. Tippige teemarida suurtähtedega tervituse alla ja hoidke seda vasakule joondatud. Teema peab olema lühike, kuid kirjeldav. Püüdke hoida seda ühel real. Pange tähele, et see ei ole tavapärane ja seda tuleks kasutada säästlikult.Ärge lisage teemarida, kui lisasite viiterea. Kui lisasite selle, lisage teemarea järele tühi rida.
8
Alustage kehaosa lühikese sissejuhatusega, mis selgitab teie kirja eesmärki. Joondage lõigud vasakule ja kasutage lõikude alguses taande.
9
Järgige oma sissejuhatust pikema kehaosaga. See jaotis peaks täpsustama teie kirja eesmärki ja sisaldama ka kokkuvõtvat järeldust. Sisestage lühike põhiosa. Tühjendage iga lõigu üks tühik, kuid jätke iga lõigu vahele ja viimase lõigu järele tühi rida.
10
Lõpetage oma kiri viisaka lõpuga. Viisakate lõpetamiste näidete hulka kuuluvad “Lugupidamisega”, “Parimate soovidega” või “Aitäh”. Ärge unustage lõpusõna vasakule joondada ja järgneda sellele komaga. Suurendage ainult lõpus oleva esimese sõna algustähte.
11
Järgi lõpuosa oma nimega. Enne täisnime sisestamist jätke lõpuosa alla kolm tühja rida, millele järgneb alloleval real oma ametinimetus.
12
Märkige kõik lisad oma kirja lõpus. Kui lisate mõnda, tippige üks rida oma sisestatud nime ja pealkirja alla “Kambrid” ning loetlege kaasatud korpused. Pange tähele, et see ei ole vajalik, kui teil pole korpuseid. Tühjendage üks tühik ja joondage korpuste jaotis vasakule.
13
Vajadusel lisage masinakirjutaja initsiaalid. Kui teine inimene kirjutas tähe ja teie dikteerisite selle, lisage masinakirjutaja esimene ja viimane initsiaalid kirja allosas, üks rida ümbriste alla.
14
Pärast kirja printimist allkirjastage oma nimi. Kirjutage käsitsi oma nimi, eelistatavalt kursiivkirjas, lõputeksti ja sisestatud nime vahele. Kirja käsitsi allkirjastamine näitab adressaadile, et võtsite selle kirja saatmiseks omal käel aega ja seega on see oluline.
15
Märkige kuupäev. Lisage kirja kirjutamise või lõpetamise kuupäev kirja paremasse ülaossa. Kirjutage kuupäev kuu-päev-aasta vormingus. Kuu tekstina välja kirjutamist peetakse tavaliselt standardvorminguks, kuid võite ka terve kuupäeva numbrilises vormis kirjutada. Kuupäev peaks olema joondatud lehe paremasse serva.
16
Kirjutage sõbralik tervitus. Tervitust “Kallis” kasutatakse endiselt kõige sagedamini, kuid olenevalt suhetest, mis teil on adressaadiga, võib teil olla võimalik kirjutada adressaadi nimi ilma formaalsusteta. Tervitus tuleks jätta joondatud ja sellele järgneda koma. kirjutades sõbrale või kaaslasele, saate tavaliselt kirjutada ainult tema eesnime. Näiteks: “Kallis Jane”. Veelgi tavalisemate sõbralike kirjade jaoks võite asendada “Kallis” juhusliku tervitusega, nagu “Tere”, “Tere” või “Tere”.Kui kirjutate vanemale või kellelegi, peaks näitama veidi austust, sisaldama isikunimetust ja perekonnanime. Näide: “Kallis proua Roberts”Jäta tervituse ja kirja põhiteksti vahele tühi rida.
17
Lisage oma kirja teksti sissejuhatus, sisu ja järeldus. Sissejuhatus ja kokkuvõte peaksid koosnema ainult ühest lühikesest lõigust, kuid põhiosa on tavaliselt oluliselt pikem.Joondage kirja põhitekst vasakule, kuid taane iga lõigu esimene rida. Kogu põhitekst peaks olema ühe vahega . Tavaliselt ei jäta te sõbraliku kirjaga lõikudevahelisi ridu vahele, kuid saate seda teha vastuvõetavalt, kui see parandab teie kirja loetavust.Jäta põhiteksti viimase lause järele tühi rida, et eraldada see lõpust.
18
Lõpetage asjakohase sulgemisega. “Lugupidamisega” on endiselt üsna tavaline lõpusõna, isegi sõbralike kirjade puhul. Kui kiri on siiski piisavalt juhuslik, võite lisada vähem tavapärase lõpu. Proovige midagi sellist nagu “Kuni järgmise korrani!” või “Räägime hiljem!” kui kirjutate lähedasele sõbrale.Jälgige lõppu komaga, kuid ärge lisage selle järele oma nime trükitud versiooni.Lõpp peaks vastama pealkirjale.
19
Kirjuta oma nimi. Kirjutage oma nimi otse sulgemise alla. Tavaliselt kirjutatakse teie nimi kursiivis, mitte trükis. Kui olete adressaadiga eesnime alusel, võite oma eesnimele alla kirjutada ja asjad sinnapaika jätta. Kui saaja ei pruugi teie eesnime järgi teada, kes te olete, lisage kindlasti ka oma perekonnanimi.
20
Alustage oma meili eesmärgi lühikese, kuid täpse kirjeldusega. See kirjeldus peaks asuma teie meili teemaväljal, mitte tegeliku meili sisus. Kui adressaat ootab teie meili, võib see kirjeldus lihtsalt teemale viidata. Kui meili ei oodata, võib see kirjeldus olla pisut keerulisem. Eesmärk peaks olema see, et lugeja teaks, mida teie meili avades oodata. See tähendab, et see peab motiveerima teie lugejat seda tegelikult avama.
21
Alustage tegelikku meili ametliku tervitusega. See algab tavaliselt sõnaga “Kallis” ja sellele järgneb selle üksikisiku või ettevõtte ametlik nimetus, kellele kirjutate. Kui võimalik, saatke kiri konkreetsele adressaadile. Vältige kirja saatmist nimetutele adressaatidele. Kasutage “Kellele see võib puudutada” ainult viimase abinõuna. Rangelt võttes on kõige õigem kirjavahemärk, mida pärast tervitust kasutada, ikkagi koolon. See tähendab, et tänapäeval kasutab enamik inimesi pärast ametliku e-kirja tervitamist koma. Kui te pole kindel, kas pöörduda adressaadi poole kui “proua”, või “Härra”, kirjutage selle asemel välja isiku täisnimi. Jälgige ametlikku tervitust tühja reaga.
22
Kirjutage kirja tekst nii, et see oleks lühike, kuid informatiivne. Nagu iga kirja puhul, peaks põhitekst sisaldama sissejuhatust, sisu ja järeldust. Hoidke kogu tekst, sealhulgas kehaosa, võimalikult lühike ja täpne.Joonda põhitekst vasakule.Ärge kasutage taandeid.Tõstke põhitekstis ühe tühikuga, kuid jätke iga lõigu vahele ja pärast tühja rida viimane lõik.
23
Kasutage viisakat sulgemist. Sisestage oma kirja põhiteksti järele “Lugupidamisega” või mõni muu sama viisakas lõpulause ja jätke sellele koma. Ärge unustage lõpusõna vasakule joondada ja kirjutage ainult esimese sõna algustäht. Muud võimalikud ametlikud lõpusõnad on “Tänan, ” “Teie siiralt” ja “Parimate soovidega.”
24
Sisestage oma nimi otse sulgemise alla. Erinevalt paberkirjast ei saa te oma meilikirja käsitsi allkirjastada. Joondage oma nimi vasakule.
25
Loetlege allosas oma kontaktandmed. Jätke oma nime järel rida vahele, seejärel sisestage oma füüsiline aadress, telefoninumber, e-posti aadress ja veebisait või ajaveebi, kui see on asjakohane. Joondage kogu see teave vasakule ja sisestage tühik. Andke igale uuele teabele eraldi rida.
26
Alustage oma meili teema lühikese, kuid täpse kirjeldusega teemaväljal. See võimaldab adressaadil enne teie meili avamist teemat kiiresti skannida ja annab neile piisavalt teavet, et nad teaksid, mida oodata.
27
Alusta viisaka tervitusega või tervitusega meili tegelikus tekstis. Peaksite lisama mis tahes viisaka tervituse, näiteks “Kallis”. Järgige seda saaja nimega.Joondage tervitus vasakule.Kui kirjutate lähedasele sõbrale, võite tervitusest täielikult loobuda ja alustada lihtsalt tema eesnimega, millele järgneb koma.Lisage tervituse ja keha vahele tühi rida teie e-kirjast.
28
Sisestage oma meili sisu. Nagu kõigi teistegi kirjade puhul, peaks teie meili sisu sisaldama sissejuhatust, sisu ja järeldust. Kui aga kirjutate meili lähedasele sõbrale, ei pruugi selline vormindamine vajalik olla.
29
Lõpetage oma e-kiri lõpu tervitusega. Sõbrale saadetud meili sulgemisel ei pea sulgemine olema formaalne, vaid peaks andma märku, et teie meilisõnum on lõppemas. Kui kirjutate mõnikord väga lähedasele sõbrale, on täiesti hea lõpetada e-kiri lihtsalt oma nimega, jättes välja tervitus kõik koos.