Tõhusaks suhtlemiseks on oluline olla konkreetne, mitte ebamäärane või mitmetähenduslik. Olenemata sellest, kas räägite või kirjutate, on teil palju lihtsam oma mõtet selgelt väljendada, kui valite kirjeldavad sõnad ja teil on täpne kavatsus. Võtke aega oma sõnumi kavandamiseks ja varsti saate nautida konkreetsema suhtluse eeliseid.
1
Valige teema, millest olete teadlik. Mida rohkem teate millestki, seda lihtsam on välja võluda konkreetseid pilte ja fakte. Kui te pole oma teemaga kursis, uurige, et saaksite sellest üksikasjalikumalt rääkida või kirjutada. Kui proovite ülesande puhul olla konkreetne, peate tõenäoliselt uurima. Kui te ei ole ikka veel oma võimetes kindel, otsige viise, kuidas saaksite teemat siduda millegagi, mida tunnete, või proovige välja mõelda mõni alateema, mis teile mugavam on. Näiteks kui teile on määratud kliimamuutustest rääkima, võite rääkida konkreetsest aspektist, millega saate isiklikul tasandil ühendust võtta, näiteks armastusest jääkarude vastu ja ohust, et kliimamuutused ohustavad nende elupaiku. .
2
Otsustage üleskutse tegevusele. See võib tunduda keeruline, kuid see tähendab vaid argumendi fookuse kitsendamist ja selgelt väljaütlemist, milliseid meetmeid soovite inimestelt teha – teisisõnu teie kirjutamise või kõne eesmärki. Olenemata sellest, kas räägite väljamõeldud lugu või arutlete filosoofiliselt, mõelge sellele, kuidas soovite, et inimesed tunneksid ja reageeriksid. Ärge unustage kirjutamist või rääkimist jätkates seda eesmärki silmist.”Kutse tegevusele” on termin, mida tavaliselt kasutatakse turunduses, kuid seda saab kasutada igasuguse rääkimise või kirjutamise kohta. Olenemata teemast, mõelge oma esseele või kõnele kui turundustööriistale, mille eesmärk on edastada konkreetne sõnum ja panna inimesed konkreetsel viisil reageerima. Ühised eesmärgid on järgmised: teavitamine, veenmine, soovitamine, vaidlemine, propageerimine, selgitamine, juhendamine, ja kaitsmine. Näiteks kui olete otsustanud kirjutada jääkarudest ja kliimamuutustest, võib teie üleskutse tegevusele olla seotud tegevustega, mida teie publik saab kliimamuutuse mõjude vähendamiseks ette võtta.
3
Kindlasti vastate küsimusele. Kui vastate küsimusele, lükkate ümber kellegi teise argumendi või täidate ülesannet, mõelge hoolikalt küsimuse spetsiifikale, millele peate vastama. Võite lisada lisateavet lisaks sellele, mida teilt küsiti, kuid kõigepealt peate veenduma, et teie vastus vastab konkreetsele küsimusele põhjalikult. Mõelge, millist küsisõna või sõnu küsimuses kasutati. Näiteks kui teil palutakse kirjeldada, mida te tööl teete, võib olla väga lihtne kõrvale kalduda, rääkides seotud teemadel, näiteks kuidas te oma tööd teete või miks te oma karjääri valisite. See teave võib teie vaatajaskonna jaoks olla huvitav või oluline, kuid ärge unustage kõigepealt küsimusele vastata.
4
Mõelge pikkusele. Kui peate kirjutama teatud arvu sõnu või rääkima teatud aja, veenduge, et suudate oma argumenti mahutada kogu kõige olulisema teabe. Kui pikkust pole ette nähtud, mõelge sobiva pikkuse määramiseks hoolikalt läbi oma sõnum, teema ja publik. Peaksite püüdma pakkuda kogu teavet, mida teie vaatajaskond vajab, ilma nende tähelepanuvõimet vaidlustamata. Kui olete vaatajaskonna tähelepanuvõime pärast mures, kaaluge ümberpööratud püramiidi stiili kasutamist, mis seab esikohale kõige olulisema teabe ja jätab lõppu vähem olulised üksikasjad. See ei sobi iga kirjutamis- või rääkimisstiili jaoks, kuid kui teil on vaja edastada mõned olulised punktid, võib see olla kasulik tööriist. Kui teil on rohkem aega või ruumi, mida peate täitma, ärge lihtsalt lisage lisaaega. sõnad, mis ei paku täiendavaid üksikasju ega ülevaadet. Selle asemel otsige kohti, kus teie vaatajaskonnal oleks rohkem üksikasju, või mõelge mõnele muule ühendusele või muule näitele, mida saate tsiteerida. Esitage taustteavet ainult siis, kui see on asjakohane. Ebaolulised üksikasjad muudavad teie argumendi vähem suunatud.
5
Too näiteid. Sõltumata sellest, kas räägite või kirjutate, on teie eesmärk tavaliselt argumenteerida ja vajate selle väite toetamiseks näiteid, et teie publik seda uskuma panna. Tõendid on konkreetseks olemiseks üliolulised. Näited on mõnes vormingus, näiteks poliitilistes debattides ja uurimistöödes, sõnaselgelt välja toodud ning neid saab otse sissejuhatada, öeldes näiteks “Näiteks”. Teistes žanrites, näiteks loomingulises kirjutamises, on näited kaudsemad. Näiteks peate võib-olla kirjeldama, mida tegelane kannab ja kust talle riideid osta meeldib, et anda publikule teada, et ta on moekas. Kuigi näited on olulised, olge ettevaatlik, et te vaatajaskonda üle ei koormaks. Kui esitate liiga palju mitteseotud näiteid, võib teie vaatajaskond kaotada teie peamise mõtte. Saate seda vältida, kui hindate hoolikalt kõiki üksikasju, mida kavatsete iga näite puhul kasutada, ja veenduge, et teie põhiargumendiga on alati otsene seos.
6
Mõelge kõigile küsisõnadele. Kui teie sõnumi teema pole väga kitsas, soovite tavaliselt vastata, kes, mida, millal ja kus. See on eriti oluline ärisuhtluses. Kui teil on kelleltki midagi vaja, peate edastama, mida vajate, kes seda tegema peab, millal ja kus seda on vaja teha. Kuidas ja miks võib olenevalt teie vajadustest olla oluline või mitte. sõnum. Mõelge hoolikalt, kuidas teie publik teie sõnumit tõlgendab, ja ärge kunagi eeldage, et nad teavad, mida te mõtlete, kui te seda neile ei ütle.
7
Väldi üldistusi. Üldistused jõuavad sageli kirjalikult, kui te pole kindel, mida veel öelda. Levinud näited on “Alates aegade algusest” või “Inimesed arvavad…” Need väited on tavaliselt liiga abstraktsed ja üldised, et olla kasulikud, ning kuna need esitavad nii ulatuslikke väiteid, on need tõenäoliselt ka valed. Näiteks Selle asemel, et alustada esseed sõnadega “Kaasaegne elu on tehnoloogia tõttu halvenenud”, võite öelda: “Mõnede ekspertide sõnul on tehnoloogia põhjustanud inimestevahelisi suhtlusprobleeme ja suurendanud üksildust.”
8
Kasutage omadussõnu ja määrsõnu. Kirjeldavad sõnad aitavad teie publikul täpselt aru saada, millest te räägite, ja muudavad lugemise või kuulamise jätkamise huvitavamaks. Kuid te ei taha nendega liiale minna, kuna need võivad olla üleliigsed või mõjuvad. Mõelge, kuidas teised teie kasutatavaid sõnu kujutavad. Kui teie sõnad ei loo teie publiku peas selget pilti, on tõenäoline, et teie keel on liiga ebamäärane. Näiteks kui ütlete lihtsalt: “Mees läks oma majja”, ei tea teie publik, mida ette kujutada. Kui ütlete: “Väsinud vanamees läks oma pimedasse tühja majja”, suudab teie lugeja seda vaatepilti paremini ette kujutada. Lauses “She stuttered haltingly as she speak” kasutatakse aga kohatult määrsõna. “Kogelemine” sisaldab juba kõne peatamise ideed, nii et määrsõna on loomingulises kirjutamises üleliigne või “kohev”. Kui te pole kindel, kas teie keel on piisavalt kirjeldav, lugege seda mõnele oma kaaslasele. ja paluge neil teid selle järgi hinnata. Küsige neilt, kus teil puudusid üksikasjad või kus teie keel ei olnud selge. Selle asemel, et kirjeldada iga üksikut mainitud objekti, keskenduge neile, mis on teie sõnumi jaoks kõige olulisemad.
9
Kasutage pärisnimesid. Ärge jätke oma sõnumis ruumi segaduseks, viidates võimalusel nimedele, pealkirjadele ja kohtadele.
10
Kasutage ajatundlikke sõnu. Veenduge, et teie vaatajaskond mõistaks täpselt, millal on vaja midagi ette võtta, kasutades ebamäärasemate mõistete, näiteks “järgmisel nädalal” või “varsti” asemel konkreetseid termineid, nagu “esmaspäeval” või “enne 4:30 EST”.
11
Näita, ära räägi. Loominguliseks kirjutamiseks kasutage kirjeldavaid sõnu ja fraase, mis põhinevad kõigil viiel meelel: nägemine, haistmine, maitse, kuulmine ja kompimine. See võib olla kasulik ka muud tüüpi kirjutamisel ja rääkimisel, kuna see võimaldab teie vaatajaskonnal olukorda ise kogeda ja teha oma järeldused. Näiteks lause “Deshawn oli väga õnnelik” ei ole väga üksikasjalik. See ei anna lugejale aimu, mis tunne on Deshawni õnn. Selle asemel proovige midagi sellist, nagu “Deshawn tundis, et ta süda vasardas rinnus, kui ta tänaval sõpra otsima tormas. Ta ei jõudnud ära oodata, millal saab oma häid uudiseid jagada.” See konkreetne ja konkreetne detail Deshawni tunnete kohta võimaldab lugejal neid emotsioone paremini mõista. Asjade üksikasjalikuks kirjeldamiseks peate õppima neid üksikasjalikult jälgima. Kui see on teie jaoks raske, harjutage pöörama tähelepanu igapäevase ülesandega seotud pisidetailidele, pidades silmas kõiki viit meelt.
12
Tea, millal parafraseerida. Kui viitate kellelegi teisele, kaaluge täpse tsitaadi kasutamist. See toimib kõige paremini, kui tsitaat on selge ja lühike. Kui teie allikast on raske aru saada või tarbetult keeruline, kaaluge ümbersõnastamist, et konkreetsest asjakohasusest paremini edasi anda. Loomingulise kirjutamise süžee arendamiseks ja iseloomustamiseks on dialoog hädavajalik, seega kirjutage see teksti ümbersõnastamise asemel välja. vestlus.
13
Laiendage oma sõnavara. Lai sõnavara aitab teil paremini suhelda, sest see annab teile juurdepääsu rohkematele sõnadele, võimaldades teil valida selle, mis annab edasi täpselt otsitud üksikasju. Keerulised sõnad on mõnes olukorras õige valik, kuid peaksite vältima keelekasutust mida teie publik ei mõista. Pidage meeles, et peamine eesmärk on oma sõnumit tõhusalt edastada, mitte oma sõnavaraga uhkeldada. Samuti peaksite olema ettevaatlik tehnilise žargooni kasutamisel, kui teie vaatajaskond seda tõenäoliselt ei tunne. Sõnastikud ja tesaurused on väga kasulikud tööriistad, kui otsite millegi kirjeldamiseks õiget sõna. Kui te pole kindel, kas kasutate sõna õigesti, kasutage kontrollimiseks alati sõnaraamatut.
14
Vältige liiga keerulist süntaksit. Pange sõnad kindlasti õigesse järjekorda ja kasutage õiget lausestruktuuri, et teie sõnad ühtivad. See muudab asjad selgemaks ja kokkuvõtlikumaks. Võrrelge näiteks järgmisi lauseid:”Tööstuslik nuhkimine kasvab kiiresti, kuna ettevõtteteabe salvestamiseks ja töötlemiseks kasutatakse üha enam arvuteid.” See pole selge, sest alamklausel katkestab põhiidee.”Tööstuslik nuhkimine kasvab kiiresti, kuna arvutite kasutamine ettevõtte teabe salvestamiseks ja töötlemiseks kasvab.” See on selge, sest esmalt esitatakse põhiidee.