Koosoleku koordinaator hõlbustab üldiselt koosolekuid ja peab ettevõtte ajakava. Koosoleku või konverentsi koordinaatori tööl on palju potentsiaalseid osi, kuid enamik neist on seotud ettevõtte liikmete või muude osapoolte vaheliste kohtumiste hõlbustamisega. Üldjuhul on koosolekute koordinaator kõrgetasemeline planeerija, kes on spetsialiseerunud kõikvõimalike koosolekute logistikale, alates regulaarselt planeeritud sisekoosolekutest kuni suurte konverentsideni.
Üks koosoleku koordinaatori üldine vastutusvaldkond võib hõlmata koosolekute või konverentside raamatupidamisülesandeid. Need spetsialistid võivad hinnata koosoleku, konverentsi või ürituse kulusid, pakkudes reaüksuste kulusid ettevõtte kogueelarvesse. Kulude prognoosimine ja ostmine on osa sellest, mida koosoleku koordinaatorid võivad ürituste hõlbustamiseks teha.
Teine koosolekute koordineerimise aspekt on kohalviibivate rollide säilitamine. Koosolekukoordinaatorid võivad koosolekutel ruumi reserveerida või tühistada, pidades ajakohastatud nimekirja, kes konkreetsel ettevõtteüritusel osalevad. Need spetsialistid võivad lahendada ka mitmesuguseid broneerimiskonflikte või ajakava koostamisega seotud probleeme.
Paljud koosolekute või konverentside koordinaatorid teevad tihedat koostööd ettevõtete juhtidega. Nad võivad töötada sündmustega, mis toimuvad osakonnas, sündmustega, mis toimuvad osakondade vahel, või sündmustega, mille käigus ettevõtte juhid suhtlevad väliste osapooltega. Kõigil neil juhtudel täidavad koosolekute koordinaatorid administratiivseid rolle, et tagada koosolekute ja muude sündmuste tõrgeteta kulgemine.
Lisaks tegelike koosolekute, konverentside ja ürituste planeerimisele võivad koosoleku koordinaatorid planeerida enne või pärast üritust koosolekuid, et saada rohkem teavet vajaliku kohta. See võib hõlmata kogenud töötajate kogumist, kes saavad anda tagasisidet sündmuse kohta enne selle toimumist, samuti üritusejärgsete koosolekute korraldamist, et anda osakondade juhtidele või juhtidele ülevaade koosolekul või sündmusel toimunust.
Koosolekute või konverentside koordinaatorid võivad teha koostööd ka rajatise hooldustöötajatega, et tagada ürituste toimumiskohtade esinduslik seisukord. Tervise ja ohutuse küsimusi võidakse hinnata ka enne üritust. Koosoleku koordinaator võib uurida ka erinevaid kindlustusliike, mida võib vaja minna suure ettevõtte ürituse või isegi sisemise koosoleku jaoks. Kõik see on vaid osa sellest, mida kõrgetasemelistel koosolekute planeerijatel võib tekkida vajadus logistika ja planeerimise üldrubriigis järgida.