Kui tunned, et oled liiga kõhnaks veninud ja võitled pidevalt kella vastu, pole sa üksi. Võib-olla meie siin Selgitatud ei saa teie päeva rohkem tunde lisada, kuid saame anda näpunäiteid, kuidas teil olevat aega targemalt kasutada. Ajajuhtimine on praktika, mida rohkem sellele keskendute, seda paremaks muutute. Kui saate aru, kuidas oma aega veedate, saate oma ajakava kohandada nii, et keskenduksite rohkem asjadele, mis on teie jaoks olulised.
1
Pidage logi selle kohta, kuidas veedate iga ärkveloleku hetke, et teaksite, kuhu teie aeg läheb. Hankige väike märkmik, mida saate endaga kaasas kanda, või kasutage nutitelefoni logina. Pane kirja ajad ja mida sa selle aja jooksul teed. Umbes nädala pärast minge tagasi ja vaadake oma logi, et saada parem pilt sellest, kuidas oma päeva veedate. Ärge petke! Kui te ei ole oma aja veetmise osas aus, ei saa te midagi paremaks muuta. Kui mängisite telefonis 20 minutit mängu, kirjutage see üles. Kui soovite visuaalsemat kujutist, saate oma logi tõlkida sektordiagrammideks või graafikuteks, et saada parem ülevaade sellest, millised ülesanded võtavad teie ajast kõige rohkem.
2
Otsige oma ajalogist asju, mis viivad teid tööülesannetest kõrvale. Teil võib olla aja jooksul välja kujunenud harjumusi, mis teevad teile nüüd rohkem kahju kui kasu. Võib-olla kontrollite oma telefoni iga paari minuti tagant või vastate tekstisõnumitele kohe pärast nende saamist. Oma harjumuste muutmine võtab aega ja vaeva, kuid aitab teil oma aega tõhusamalt hallata, nii et teil on rohkem aega tegeleda asjadega, mis teile meeldivad ja rahuldust pakkuvad. Näiteks kui leiate, et sotsiaalmeedia märguanded ajavad teid sageli rööpast välja, need märguanded välja lülitatud aitavad teil ülesandega paremini toime tulla. Seejärel saate oma sotsiaalmeedia kontode kontrollimiseks teatud ajad blokeerida. Kui probleem seisneb pidevas telefoni kontrollimises, pange telefon sahtlisse või mõnda teise ruumi, kui töötate millegi olulise kallal.
3
Eemaldage segadus oma tööruumist ja asetage kõik vajalik käeulatusse. Kui teie tööruum on korrastamata, kaotate aega, et leida vajalikke asju. Hoidke vajalikke esemeid selleks ettenähtud kohas käepärast, et saaksite neid alati leida, kui neid vajate. See põhimõte ei kehti ainult teie töölaua kohta, vaid saate seda kasutada ka kodus. Näiteks korraldage oma köök nii, et kõige sagedamini kasutatavad nõud oleksid kasutuskohale kõige lähemal.
4
Alustage 3-5 eesmärgist, mille saate mõne nädala jooksul saavutada. Teie eesmärgid võivad olla seotud töö või kooliga, isiklikud või segunevad. Mõelge asjadele, mida soovite muuta või parandada, ja mõelge välja, mida peate tegema, et jõuda sinna, kus soovite olla. Seadke oma eesmärgid tähtsuse järjekorda, nii et kõige olulisem on see, millele kulutate kõige rohkem kvaliteetaega. Kasutage SMART-meetodit, et seada eesmärgid, mis on konkreetsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja õigeaegsed. Näiteks võite seada eesmärk kõndida 2 miili 4 päeva nädalas. Kui teil on juba harjumus regulaarselt kõndida, on see eesmärk kindlasti saavutatav. See on ka konkreetne ja mõõdetav. Kui olete mõne eesmärgi saavutanud, kasutage seda saavutustunnet, et motiveerida end edasi pingutama. Saate liikuda keerukamate, pikaajaliste eesmärkide poole. Pidage meeles, et jagage need väiksemateks tükkideks, et need oleksid saavutatavad ja teete alati edusamme.
5
Märkige sündmused kalendrisse ja planeerige igapäevaseid ülesandeid. Kalendrid aitavad kaasa pikaajalisele planeerimisele ja konkreetsetele sündmustele, mis toimuvad kindlal kuupäeval ja kellaajal. Kasutage oma igapäevaste ülesannete jaoks eraldi ajakava. Tavaliselt on teie päevakava päevast päeva üsna korduv. Planeerige aeg poole- ja tunniplokkides. Grupeerige sarnased ülesanded, et teie aju ei vahetaks käike nii sageli. Näiteks võite planeerida hommikuks ja pärastlõunaks pooletunnise blokeeringu, et e-kirju lugeda ja neile vastata. Kui keegi palub teil midagi teha ja olete broneeritud, ärge kartke öelda “ei”. Liiga palju ülesandeid päeva sisse mahutamine on suur põhjus, miks inimesed satuvad stressi.
6
Tehke esmalt ülesanded, mis on nii kiireloomulised kui ka olulised. Kiireloomulisus on seotud ajaga, mis teil on ülesande täitmiseks, samas kui tähtsus on seotud ülesande vajalikkusega. Kui ülesanne on kiireloomuline, kuid mitte oluline, lõpetage see pärast kiireloomulisi ja olulisi ülesandeid. Seejärel liikuge edasi ülesannete juurde, mis on olulised, kuid mitte kiireloomulised. Jätke ülesanded, mis pole kiireloomulised ega olulised, viimaseks. Võimaluse korral võite need ülesanded ka teistele delegeerida. Kuna need pole teie jaoks kiireloomulised ega olulised, pole vahet, kas teisel inimesel ei lähe ülesandega nii hästi kui teil või võtab selle täitmine rohkem aega kui teil.
7
Jälgige oma energiat päeva jooksul, et aru saada, millal see on haripunktis. Kui olete hommikuinimene, on teil tõenäoliselt kõige rohkem energiat varsti pärast ärkamist ja liputage hiljem pärastlõunal. Ööinimesed seevastu võivad avastada, et nad saavad hiljem õhtul energiapuhangu. Kui teil on varsti tähtaeg käes, ei pruugi te selliste ülesannete juures liikuda. Kui aga plaanite tulevikus paremini tähtaegu, saate selle töö ajastada aegadeks, mil teil on kõige rohkem energiat.
8
Kui ülesanne ei ole kiireloomuline ega oluline, saab selle tõenäoliselt teha keegi teine. Kui teil on võimalus delegeerida ülesandeid teistele inimestele, eriti töökeskkonnas, võib see aidata vabastada teie aega ja leevendada teie survet. Pidage meeles, et delegeerimine ei tähenda ainult ülesande määramist teisele inimesele, vaid saate kasutada ka arvutit ja rakendusi teatud ülesannete automatiseerimiseks. Näiteks kui leiate, et vastate tavaliselt teatud tüüpi meilidele samamoodi, saab vastuse automatiseerida, nii et saate vastata ühe klõpsuga, selle asemel, et seda iga kord välja tippida. Vältige mõtlemist, et peate kõik ise tegema, vastasel juhul ei tehta seda õigesti. Andke teistele võimalus teid aidata, eriti asjades, mis pole nii olulised või rasked. See vabastab osa teie ajast, et saaksite teha rohkem asju, mis on teie jaoks tõeliselt olulised.
9
Eelistage kvaliteetaja veetmist inimestega, keda armastate. Pere ja sõpradega veedetud aeg võib olla rahuldust pakkuv ja rahustav. Kingi oma lähedastele oma tähelepanu, olles kohal hetkedel, mida nendega jagad, selle asemel, et meel mujal olla. Otsige üles ja ajastage konkreetseid tegevusi, et te ei istuks kõik lihtsalt telefoniga ühes ruumis. Näiteks võite süüa perekondlikku õhtusööki õhtul, kui kõik on umbes samal ajal kodus. Samuti võite planeerida peremänguõhtu ja valida lauamänge, mida saab nautida kogu pere. Mõned asjad, mida iga päev teete, on sõpradega veelgi paremad! Näiteks kui jooksed enamiku hommikuti trenni tegemiseks, paluge üks või kaks korda nädalas sõber endaga kaasa jooksma.
10
Keskenduge käsilolevale ülesandele, selle asemel, et lasta oma mõtetel mujale liikuda. Hetkes viibimine selle asemel, et midagi automaatselt teha, samal ajal kui mõtlete millelegi muule, on osa oma aja mõistlikust kasutamisest. Saate asju teha tõhusamalt ja saate neist rohkem naudingut, kui pühendute neile neid tehes 100%. See kehtib ka pere või sõpradega veedetud aja kohta. Kui sööte perega õhtust, pange telefon käest ja vältige oma e-kirjade kontrollimist ega teistele sõnumite saatmist. Kui osalete aktiivselt ja viibite hetkes, saate ajast palju rohkem kasu.
11
Võimalusel tehke iga tunni järel 15-20-minutiline paus. Saate keskenduda ja keskenduda nii kaua ainult konkreetsele ülesandele. Sagedaste pauside võtmine hoiab töötamise tipptasemel ja tagab, et te ei põle läbi. Aja jooksul võite tunda, et tunnete end tööpäeva lõpus vähem väsinuna. Kui teie töö- või koolikeskkond ei võimalda teil nii pikki pause teha, peaksite siiski pingutama, et teha paus iga tund või isegi kui see tähendab lihtsalt ülesannete vahetamist ja millegi tegemist, mis ei nõua suurt vaimset pingutust, et anda ajule hetk end laadida. Näiteks kui teil on kahetunniste tundide vahel vaid 10 minutit, võiksite välja astuda. paar minutit ja jalutage ümber hoone, et aidata meelt värskendada.