Kui ettevõtted või muud organisatsioonid soovivad korraldada professionaalide kogunemist, palkab enamik üksikasjade jälgimiseks koosoleku koordinaatori, tuntud ka kui konverentsi koordinaator või sündmuste planeerija. Üldjuhul vastutavad koosoleku koordinaatorid sündmuse kuupäevani eelnenud detailide planeerimise ja korraldamise eest. Planeerimise aspekt võib nõuda, et koordinaatorite kohtumine hõlmaks laia valikut ülesandeid. Organiseerimine on üldiselt oluline oskus, kuna koordinaatorite tööülesannete täitmiseks tuleb määrata sobiv vorm, mis põhineb korraldava üksuse eesmärkidel.
Konverentsi koordinaatorid vastutavad sündmuse mitme üksikasjaliku etapi kavandamise eest. Need sammud hõlmavad tavaliselt sündmuse võõrustamiseks saidi valimist ja esinejatega ühenduse võtmist. Muud sündmuse toimumise kuupäevani viivad sammud võivad hõlmata toitlustamise korraldamist ja konverentsi materjalide ettevalmistamist.
Sündmuse suurus võib määrata ülesannete taseme, mida peavad täitma koosoleku koordinaatori ametikohad. Suuremahulised sündmused nõuavad sageli palju olulisi logistilisi samme, et üksikasjad ei jääks kahe silma vahele. Sellised olulised üksikasjad hõlmavad esinejate turvamist ja saidi kättesaadavuse kinnitamist. Väikesed üritused, näiteks ühe osakonna koosolek, võivad hõlmata ülesandeid vähemale ettevõttes osalejatele. Need ülesanded võivad hõlmata koosolekuruumi broneerimist, töötajatele elektrooniliste kutsete saatmist, toitude tellimist ja audiovisuaalsete vajaduste rahuldamist.
Seoses ürituse kohaga võivad koosoleku koordinaatorid teha tihedat koostööd toimumiskoha esindajaga. See suhtlus on tavaliselt vajalik selleks, et teha kindlaks, kas koht mahutab kuupäeva, osalejate arvu, söögikordi, audiovisuaalseid seadmeid ja muid vajalikke asju. Teine kohustus selle ülesande täitmisel hõlmab lepingu sõlmimist ürituse toimumiskoha esindajaga.
Kui koht on kindlustatud, hakkab ürituse planeerija korraldama sündmuse ülejäänud üksikasju. See võib hõlmata konverentsi materjalide ettevalmistamist. Mõned koosolekute koordinaatori töökohad vastutavad ka esinejatega suhtlemise eest, et teha kindlaks sellised vajadused nagu reisikorraldus, esitlusabi ja osalemisstipendium.
Ürituse kuupäevaks valmistumine eeldab tavaliselt detailide haldamist enne üritust ja ürituse ajal. Enne üritust kindlustavad kohtumiste koordinaatorid esinejatele hotellimajutuse ja valmistavad ette näiteks konverentsi materjalid. Ürituse ajal hõlmab enamik ülesandeid osalejate registreerimise haldamist ja koosolekuruumide valmisoleku tagamist enne seansi algust.
Ürituse lõpus võib koosoleku koordinaatoritel olla vaja hinnata ürituse edu. Tavaliselt saavad osalejad ja esinejad küsitlusi, et anda tagasisidet sündmuse kõigi aspektide kohta. See võib aidata koosoleku koordinaatoril tulevase sündmuse korraldamisel.
Mõnes ettevõttes võib koordinaatoritööga tegelemine nõuda ka sündmusega seotud kulude järelevalvet. Koosoleku koordinaatoritel võib tekkida vajadus prognoosida kulusid ja tagada, et kulud jääksid eelarve piiresse. Need kulud hõlmavad tavaliselt tasusid esinejatele, toitlustamist ja koha lepingu täitmist.