Vabatahtliku kaaskirja kirjutamine on veidi erinev traditsioonilisest kaaskirjast, mis kaasneb CV ja tööavaldusega. Kuna te ei kandideeri konkreetsele töökohale, vaid pakute oma teenuseid vabatahtlikuna, soovite täpselt näidata, miks soovite vabatahtlikuna töötada, millised on teie kogemused ja mida loodate sellest saada. Loomulikult peaksite lisama ka selle, mida loodate organisatsiooni heaks teha ja miks teie teenused oleksid väärtuslikud. Enamik mittetulundusühinguid on vabatahtlike vastuvõtmise üle põnevil, kuid taotlejad peavad siiski näitama vastutust ja oskust töökohal õigesti käituda.
Oluline on kohandada oma vabatahtliku kaaskiri konkreetsele organisatsioonile. Võimalik, et olete valinud organisatsiooni oma huvide või hariduse põhjal ja soovite seda kaaskirjas kirjeldada. Kui teete selgeks, mis teid vabatahtliku töö juures tõmbab, olgu selleks varjupaikades loomade eest hoolitsemine, keskkonna koristamine või lastele mentoriks olemine, võib organisatsioon teile seda võimalust pakkuda. Lisaks oma huvidele soovite jagada teavet oma konkreetsete oskuste kohta.
Iga mittetulundusorganisatsioon vajab üldiselt inimesi, kes teeksid erinevaid asju. See võib hõlmata praktilist tööd, olenevalt organisatsiooni olemusest, või kontoritööd. Peaaegu igaühel on mõned oskused, mida ta saab vabatahtliku kaaskirjas esile tõsta. Näiteks kui olete inimestega suurepärane, võite koguda raha kogumiseks annetusi. Kui teil on kontorikogemus, võite aidata kontorit juhtida või korraldada või telefonidele vastata; kirjutamisoskust või varasemat mittetulunduslikku kogemust võidakse kasutada uudiskirjade koostamiseks või toetuste kirjutamisel. Olge oma kaaskirjas loominguline ja entusiastlik.
Teisest küljest ära valeta ega liialda oma kogemustega vabatahtliku kaaskirjas. Kui loodate organisatsioonilt õppida, öelge seda – paljud mittetulundusühingud õpetavad meeleldi oskusi vabatahtlikele. Samuti peaksite lisama aja, mille peate organisatsioonile igapäevaselt või iganädalaselt pühendama. Isegi kui teilt ei nõuta töökohana ilmumist, on väga kehv vorm pühenduda teatud aja jooksul organisatsiooniga töötamisele ja seejärel mitte tööle tulla. Tänage kirja lugevat inimest selle aja eest ja täpsustage, kas ja millal võtate temaga edaspidi ühendust, et arutada vabatahtliku töö võimalust.