Multitegumtöö on suurepärane võimalus palju asju korraga ära teha. Multitegumtöö ei võimalda teil mitte ainult töötada korraga mitme sõltumatu projektiga, vaid ka maksustamistegevuse monotoonsuse kaotada, et saaksite oma tootlikkust tõsta. Tõhus multitegumtöö on aga raskem, kui võib tunduda. Peate mitte ainult ületama keskendumise probleemi, vaid ka oma aega hästi juhtima. Õnneks suudate vähese tööga tõhusalt multitegumtööd teha ja palju tööd ära teha.
1
Keskenduge oma erinevate projektide eesmärkidele. Enne alustamist mõelge kindlasti iga projekti eesmärgi üle. Veetke aega ka oma projektide eristamisele ja organisatsioonisüsteemi väljatöötamisele, mis aitab teil keskenduda. Enne multitegumtöö alustamist mõelge mõni minut iga eraldiseisva projekti, oma eesmärkide, eesmärkide ja lähenemise peale selle lõpuleviimisele. Looge organisatsioonisüsteem, milles säilitate kogu materjali konkreetse projekti jaoks. Erinevate projektide segamine muudab teid palju vähem tõhusaks.
2
Koostage ülesannete loend. Peaksite looma loendi, et veenduda, et olete organiseeritud ja tööülesannete täitmisel. Kui teil on nimekiri, näete täpselt, mida peaksite tegema. Lõppkokkuvõttes ei saa te ilma loendita tõhusalt mitut toimingut teha. Esiteks kontrollige ja vaadake, kas on hädavajalik, et teeksite kõik need ülesanded isiklikult või kas neid saab delegeerida või kellelegi teisele sisse osta. Kas teie abikaasa võiks teid näiteks majapidamistöödes aidata? Või võiks mõni töökaaslane tegeleda osaga teie töötavast projektist? Kirjutage üles kõik oma ülesanded ja järjestage need prioriteedi alusel. Mõelge, kui palju neist ülesannetest saate täna mõistlikult tehtud, ja määrake ülejäänud ülesanded teistele päevadele. Pange oma ülesannete loend üles kohta, kus seda näete. Kaaluge oma nimekirja koopia kaasaskandmist. Kunagi ei tea, millal avaneb võimalus multitegumtööd teha.
3
Korraldage oma tööruum. Teine oluline viis tõhusaks multitegumtööks on tööruumi korraldamine. Ilma organiseeritud tööruumita kulutate rohkem aega esemete otsimisele ja segaduses kaevamisele kui tegelikult töötamisele. Selle tulemusel kulutage veidi aega oma tööruumi korrasoleku ja korrastatuse tagamiseks. Veetke tööpäeva alguses veidi aega failide, kaustade ja muude materjalide sortimiseks, mis võisid segamini minna.Kasutage akukappe või andmesalvestust süsteem projektide pikaajaliseks korraldamiseks. Kui kogu teave on korralikult ära pandud, aitab see teil olla tõhusam. Ärge tutvustage oma töökeskkonda tööga mitteseotud materjale, teavet ega muud. See tekitab segadust ja võib teie tähelepanu kõrvale juhtida.
4
Segage oma ülesanded sobivalt. Teine viis multitegumtöö tõhususe suurendamiseks on segada oma ülesandeid viisil, mis suurendab teie tootlikkust. Erinevat tüüpi ülesandeid segades saate oma ajule puhkust anda, kui olete nõudlikuma tööga läbi kõrvetanud. Kui töötate ülesandega, mis nõuab palju keskendumist, segage see ülesandega mida on vähese tähelepanuga suhteliselt lihtne täita. Seda tehes saate teha pausi nõudlikumast ülesandest, töötades vähem nõudliku ülesande kallal. Olenevalt oma tööstiilist kaaluge töötamist projektidega, mis on suhteliselt sarnased – lähenemiselt – sama aeg. See on oluline, sest kui liigute palju erinevat tüüpi projektide vahel, võib teie ajul kuluda rohkem aega eri tüüpi tööle üleminekuks.
5
Teadke oma võimeid ja projekti olemust. Enne multitegumtööga tegelemist peaksite kulutama veidi aega oma projektide ja võimete kajastamisele. See on oluline, kuna teie või konkreetne ülesanne võib sobida paremini ühikülesannete täitmiseks kui multitegumtööks. Pidage meeles, et multitegumtöö ei ole alati parem kui ühikülesanne. Kaaluge hoolikalt, kuidas te kõige paremini töötate. Kas konkreetsetele projektidele keskendumiseks kulub teil palju aega või saate hõlpsalt uutesse projektidesse hüpata? Enne projektide alustamist mõelge projektide olemusele. Näiteks sobivad mõned projektid, nagu ülekande uuesti kokkupanek, paremini ühikküsitluseks. Samal ajal võivad sellised projektid nagu mitmete artiklite või aruannete kirjutamine sobida multitegumtööks paremini. Enne ülesandega alustamist mõelge, kas säästate rohkem aega ja energiat, kui keskendute sellele kuni lõpetamiseni või kas see on seda tüüpi projekt saate alustada ja lõpetada, kaotamata oluliselt tõhusust.
6
Kõrvaldage mittevajalikud segajad. Kuigi multitegumtöö eesmärk on teha mitu tegevust korraga, peaksite kõrvaldama kõik ebavajalikud segajad. Kõrvaldades segavad tegurid, aitate luua keskkonda, kus saate paremini mitut toimingut teha.Lülitage raadio või teler välja.Andke teistele teada, et töötate ja teid ei saa häirida.Lülitage sotsiaalmeedia ja sulgege oma e-post – välja arvatud juhul, kui need on osa teie töö/multitegumi segust.
7
Veenduge, et teil oleks kõik vajalikud seadmed ja tarvikud. Tõhusaks mitme ülesande täitmiseks peate olema valmis täitma kõiki ülesandeid, mida proovite täita. Ilma sobivate seadmete ja tarvikuteta ei ole te tõhus ega tõhus. Koguge kokku kogu vajalik riistvara. Olenevalt sellest, mille kallal töötate, võite vajada oma tootlikkuse parandamiseks spetsiaalset riistvara. Kaaluge teist monitori, spetsiaalset klaviatuuri või isegi teist arvutit.Veenduge, et teil oleks vajalikku paberitööd või teavet.Varustage palju kirjatarbeid, pastakaid, pliiatseid ja muid kontoritarbeid.Kaaluge abistamiseks tahvelarvuti või nutitelefoni kasutamist. multitegum. Need võimaldavad teil teha mitut toimingut peaaegu kõikjal. Kui teil on nälg või janu, võib vesi ja suupisted käepärast hoida teid tööst loobumast. Kui kavatsete pikka aega töötada, proovige sööki ette näha. Laske need juba välja mõelda, et saaksite oma toitu valmistada ja pärast söömist kohe tööle naasta.
8
Ehitage mugav tööala, kus saate liikuda. Ilma mugava ja hästi kujundatud tööpiirkonnata on teil raske tõhusalt mitut ülesannet täita. Kaaluge oma tööruumi mitteametlike elementide – nagu diivan või kott-tool – lisamist.Veenduge, et teie tool oleks väga mugav ja hea kehahoiakuga. Paigutage toimikukapid ja muud organiseerimise abivahendid oma töökoha lähedale.Veenduge, et teie tool oleks saab kergesti pöörata ja põrandal libiseda. Pööramine aitab teil töötada mitmel pinnal või vaadata paljusid ekraane ilma püsti tõusmata. Libistamine aitab teil tööpiirkonnas ringi liikuda.
9
Tehke pause ja ärge töötage liiga kaua. Uuringud on näidanud, et inimesed, kes töötavad liiga kaua, muutuvad vähem tõhusaks. Seetõttu on õige aja jooksul töötamine ja planeeritud puhkepauside võtmine oluline element, mis tagab mitmete ülesannete tõhusa toimimise. Proovige töötada korraga 45–50 minutit. Tehke iga tunni järel 10–15-minutilisi pause. Võimalusel jagage oma tööpäev mitmetunniseks sammuks. Olenevalt sellest, kuidas te töötate, võib teie jaoks olla kõige tõhusam töötada 3- või 4-tunnistes vahetustes, teha pikem paus ja seejärel naasta tööle veel 3- või 4-tunniseks vahetuseks.
10
Töötage ajal, mil olete kõige produktiivsem. Kui teil on võimalus valida, millal töötate, proovige töötada ajal, mil olete kõige produktiivsem. See on oluline, kuna erinevad inimesed on erinevatel aegadel ärkvel, erksamad või produktiivsemad. Kui olete hommikuinimene, siis veenduge, et blokeeriksite kogu päeva töötamise ajaks. Kui leiate, et te ei ole hommikul keeruliste või keerukate ülesannete tegemisel kuigi tõhus, kasutage seda aega pigem organiseerimiseks ja vähem tegemiseks. Kaaluge päeviku pidamist nädal või kaks, et jälgida, millal saate hõlpsalt keskenduda ja millal on raske keskenduda.
11
Loo ajakava. Samuti peaksite koostama ajakava, et saaksite planeerida, millal teatud ülesannetega töötate. Ilma ajakavata on teie multitegumtöö kaootiline ja teil võib olla raske keskenduda. Selle vältimiseks blokeerige kindlasti konkreetsete ülesannete või ülesannete rühmade jaoks oma aeg. Määrake konkreetsetele ülesannetele ajaplokke. Enne millegi alustamist veenduge, et teate, kui kaua teie arvates ülesande täitmiseks aega kulub. Kui artikli kopeerimine võtab aega tund aega, planeerige see enne alustamist. Kindlasti eraldage aega ka pauside jaoks. Laadimine on oluline enne järgmist multitegumtöö plokki. Planeerige oma multitegumtöö aeg oma töönädala jooksul. Kui plaanite kaks tundi päevas mitut toimingut teha, reserveerige kindlasti oma ajakavas selleks ruumi.
12
Ajastada uute projektide lisamine. Teine asi, mida tuleks kaaluda, on see, kas täidate korraga terve rühma projekte/ülesandeid või lisate uusi projekte üksikute projektide lõpetamisel. See on oluline, kuna peate oma ajakava ja organisatsioonisüsteemi hoolikalt haldama. Mõelge, kui palju projekte saate korraga teha. Mõelge sellele, kas teil on igal ajahetkel maksimaalne arv projekte, millega soovite töötada. Võite määrata, et 6 projekti on maksimaalne arv, millega soovite teatud aja jooksul töötada. Tehke kindlaks, kas mõne konkreetse projekti jaoks on tähtaeg. Kui tähtaega ei ole (või see on kaugel), võite kasu saada projektide ajapikku venitamisest ja samal ajal rohkemate kallal töötamisest. Kui arvate, et eelistaksite enne uute projektide juurde liikumist lõpetada terve rühma ülesandeid , see on okei. Kui olete seda tüüpi inimene, kes saab üksikute projektide lõpetamisel oma pooleliolevasse loendisse uusi projekte lisada, tehke seda.