Kas tundub, et ainult ühe asja korraga tegemisest enam ei piisa? Kuigi multitegumtöö võib aega säästa, ei sobi see iga olukorra jaoks. Et multitegumtöö oleks tõhus, tuleb seda teha ettevaatlikult ja tähelepanelikult.
1
Seadke oma eesmärgid. Vana ütlus: “Kui te ei tea, kuhu lähete, viib teid sinna iga tee” on sama tõsi, isegi kui järgite mitut ülesannet.
2
Hinnake, kas multitegumtöö sobib eesmärkide ja ülesannete jaoks, mida peate tegema. Kas teie ausa hinnangu kohaselt on multitegumtöö vajalik? Kas see aitab teil rohkem ära teha? Või on selle tulemuseks vaid see, et teete mitut asja aeglaselt või halvasti? Kui teie juht või keegi teine palub teil teha mitut ülesannet ja teile tundub, et see on ebaefektiivne või ohtlik, proovige oma muret selgitada.
3
Varuge aega, et keskenduda intensiivsetele või keerukatele ülesannetele. Andke teada, et eelistate iga päev tund või kaks aega iseendale jääda ja kasutage seda aega intensiivsete ülesannete jaoks, mis nõuavad täielikku keskendumist.
4
Valige ülesanded, mis on rutiinsed, tuttavad või sujuvalt mitme ülesande täitmiseks. Ärge oodake täielikku keskendumist uue tegevuse õppimiseks või raske või keerulise ülesande täitmiseks.
5
Planeerige ette. Te ei saa ajastada iga katkestust ega ennustada, mitu korda telefon pärastlõunal heliseb, kuid teil võib olla võimalik valida oma ülesanded ja pidada silmas üldist sündmuste jada nende täitmiseks, kuid vältida asjatut kordamist või üleliigsust.Alusta kõigepealt pikemad või rohkem kaasatud ülesanded. Täitke lüngad lühemate, täpselt määratletud või iseseisvate ülesannetega. Mõelge, kas haldamiseks ja jaotamiseks on ressursse peale teie aja ja tähelepanu. Kui küpsetate mitut rooga, vajab igaüks ahjus aega. Kas saate need kõik kokku panna või peavad need käima mingis järjestuses?
6
Töö ees. Kui teate, et pärastlõunal on suur kiirustamine, alustage häälestamist ja ettevalmistust varakult. Kui olete kunagi näinud restorani töötajaid kell 15.00 sööginõusid salvrätikutesse pakkimas, olete näinud head näidet edasisest tegutsemisest.
7
Luba lisaaega. Kui eeldate sagedasi katkestusi, arvestage sellega, kui planeerite, kui kaua te eeldate, et kõik muu võtab aega.
8
Töötage ühe asjaga korraga, kuid vaheldumisi. Žonglööridel võib õhus olla palju objekte, kuid tavaliselt manipuleerivad nad korraga vaid ühega. Ülesannete osas võib kiire vaheldumine tähendada võimaluste leidmist, kuidas ülesannete vahel puhtalt vahetada. Võib-olla tähendab see tuvastamist või isegi ehitamist ajal, mil mõni ülesanne ei vaja teie otsest tähelepanu (nt kui pesu on pesumasinas või pajaroog ahjus). See võib tähendada ka taimeri või äratuse seadistamist või vaimse või kirjaliku märkuse tegemist, et tuletada endale meelde, et kui õige aeg tuleb ülesandele uuesti tähelepanu pöörata.
9
Likvideerige mittevajalikud ülesanded. Kui teete mitut toimingut, et olla tõhusam, ärge kulutage aega lisatoimingutele. Erandiks on taustategevus, mis aitab aega veeta, kui esmane ülesanne on igav, mehaaniline või rutiinne. Näiteks kui raadio või heliraamatu kuulamine aitab seina maalimise tüdimusest vabaneda, siis tehke seda.
10
Lihtsustage ülesandeid, mida te ei saa kõrvaldada. Eriti kui tegemist on rutiinsete ülesannetega, proovige neid täita ainult nii üksikasjalikult, kui vaja. See ei tähenda, et peaksite tegema ebastandardse töö. Selle asemel otsige ebatõhusust ja parandage seda, mida saate.
11
Valige ühilduvad ülesanded. Näiteks võite avastada, et nii lugemine kui ka kõne kuulamine kasutavad sama tüüpi keskendumist. Selle asemel proovige siduda füüsiline ülesanne, näiteks riiete triikimine, vaimse ülesandega, näiteks raadio kuulamisega.
12
Valige ülesanded, mida on lihtne katkestada. Eriti kui multitegumtöö seisneb sagedaste katkestuste (nt helisev telefon) käsitlemises, valige ülesanded, mille samaaegset sooritamist saab hõlpsasti peatada.Kui teete pausi, tehke teadlikult pausi ja tehke seda, mida vajate, et meelde tuletada, et peate jätkama. võimalik, tehke paus loomulikes pausipunktides. See võib olla lehe lõpp või ootetsükli algus.
13
Hoidke enda ümber valik väiksemaid projekte või lihtsamaid ülesandeid, et täita lünki suuremas projektis. See tähendab, et tehke prioriteedina suuremat projekti, kuid tehke põhilisi täiendavaid ülesandeid alati, kui leiate, et ootate suurema projekti kohta teavet või inspiratsiooni.
14
Kasutage ooteaega tõhusalt. Võtke midagi kaasas, eriti kohtades, kus ootate (lennujaam, postkontor või hambaarstikabinet). Lugemine on lihtne ja kaasaskantav ülesanne. Ideede kirja panemiseks on samuti hea mõte kaasas kanda märkmekaarte või märkmikku.
15
Töötage tempos, mida saate säilitada. Tehke pause, kui neid vajate, eriti kiirustamise tasakaalustamiseks. Multitegumtöö võib nõuda intensiivset keskendumist ja see ei pruugi olla tegevus, mida saate lõputult jätkata.