Arvelduse esindaja haldab klientide andmebaase, väljastab arveid ja haldab arveldusasjadega seotud suhtlust. Paljud kommunaalteenused, meditsiiniasutused ja sarnased teenusepakkujad kasutavad oma arveldus- ja maksesüsteemide haldamiseks arveldusesindajaid. Tavaliselt pole selle töö jaoks peale keskkooli lõputunnistuse mingeid erilisi haridusnõudeid, kuigi mõned kontorid eeldavad asjakohast kogemust haldustoe ja arveldamise vallas. Töövõimalused võivad olla erinevad, olenevalt kogemusest, koolitusest ja piirkonnast.
Uute klientide või klientide saabumisel registreerib arveldusesindaja nad, kogudes põhiteavet, salvestades selle ja võttes teadmiseks kõik eriprobleemid. See võib hõlmata õigust saada teenuseid kindlustuse või muude makseprogrammide kaudu. Arvelduse esindajad võivad nõustada, teavitada inimesi nende kohustustest toodete ja teenuste vastuvõtmisel ning anda nõu kulude vähendamiseks. Näiteks kui meditsiiniasutuse kliendil on kindlustus, võib arveldusesindaja soovitada hankida teatud protseduuride või raviprotseduuride jaoks eelnevalt luba.
Kuna ettevõte osutab teenuseid, koostab arveesindaja arved ja saadab need vastavale poolele. See võib olla kindlustusselts, teenuseid pakkuv valitsusasutus, tööandja või muu üksus. Arvelt tasumisele kuuluva summa eest vastutab klient. Arvelduse esindajad saavad töötada makseplaanide ja muude suurte ja ootamatute arvete käsitlemise meetmete kallal. Nad hoiavad klientide kontosid heas seisukorras ja suhtlevad klientidega, kellel on tasumata saldod, et suurendada saldo täieliku sissenõudmise võimalusi.
See töö võib hõlmata kindlustuse kontrollimist, klientide kindlustuse kontrollimist ja nende kindlustuskaitse olemuse kindlaksmääramist. Arveldusesindajad võivad olla kursis kodeerimistavadega, mida kasutatakse teenuste ja protseduuride tuvastamiseks standardse süsteemi abil. Mõnel juhul võib sama ettevõte kasutada mitut süsteemi, olenevalt arvete asukohast. Kindlustusseltsidel võivad olla näiteks oma koodid, mis tuleb maksete saamiseks õigesti sisestada.
Esialgse sissenõudmise eest kliendikontodel, mis näivad olevat võlgnevuses, võib vastutada arveldusesindaja. See võib hõlmata õigete kontaktandmete määramist, maksenõuete väljastamist ja makseviiside kohta teabe esitamist. Kui kliendid sissenõudmiskatsetele ei reageeri, võib ettevõte need tasu eest üle anda kolmandale osapoolele, kes kasutab agressiivsemaid tavasid. Erinevalt arveldusesindajast, kes tegeleb mitmesuguste ülesannetega, võib kolmas osapool inkassomäära suurendada, kui keskendub ainult sissenõudmistele.