Personaliadministraator töötab personaliosakonnas ja vastutab töötajate värbamise, koolitamise ja töölt lahkumisega seotud küsimuste eest. Igas suuruses valitsusasutused ja ettevõtted kasutavad personaliadministraatoreid, kuigi mõnel juhul tegutsevad organisatsioonid ilma personalitöötajateta. Sellistel juhtudel tegelevad personaliküsimustega tavaliselt osakonnajuhatajad. Suuremad ettevõtted kasutavad sageli personaliadministraatorite meeskonda ja jagavad personaliülesanded nende töötajate vahel. Administraatorid annavad tavaliselt aru personali- või personalijuhile või direktorile.
Kui töökohad vabanevad, peab personaliadministraator koostama tööpakkumise. See dokument kirjeldab üksikasjalikult põhilisi tööülesandeid ja sisaldab tavaliselt akadeemiliste ja ametialaste volituste loetelu, mis taotlejal peab olema, et teda ametikohale kaaluda. Administraatorid teevad tavaliselt tihedat koostööd osakondade juhtidega, et määrata iga vaba ametikoha palgavahemik. Avatud ametikohad avaldatakse sageli ettevõttesiseselt, mis tähendab, et personaliadministraator saadab kogu ettevõttele memorandumeid või e-kirju, et teavitada potentsiaalseid kandidaate töökoha avamisest. Kui ettevõte ei saa ametikohta täita seestpoolt, reklaamib administraator seda rolli väljastpoolt ajalehtedes, tööhõiveametites või veebis.
Personaliadministraator vaatab läbi tööavaldused ja määrab intervjuud. Kui värbamisjuht soovib pakkuda tööd konkreetsele kandidaadile, peab administraator taotlejaga tingimuste üle läbi rääkima ja läbi viima vajalikud tausta- või võrdlusuuringud. Administraator viib läbi uute töötajate suunamise, mis hõlmab uutele värbajatele ettevõtte kultuuri, hüvede ja põhiliste tööfunktsioonide selgitamist. Mõnel juhul vastutab personaliadministraator ka uute töötajate koolitamise või koolituste planeerimise eest.
Personalivahelisi vaidlusi ja distsiplinaarküsimusi lahendavad tavaliselt personalitöötajad. Personaliadministraatorid peavad tagama, et osakondade juhid ei oleks töötajaid diskrimineerides või ebaeetiliselt käitudes rikkunud ühtegi seadust. Personalihaldurid võivad korraldada halvasti töötavate töötajate alandamise, ümberõppe või vallandamise. Kui töötajad lõpetatakse, on tavaliselt personaliadministraatori ülesanne tühistada töötaja hüvitised ja maksta vallandatud töötaja lõplik töötasu. Mõnel juhul esitavad töölt lahkunud töötajad ettevõttele süüdistuse, mille puhul võib personaliadministraator tulla kohtusse, et selgitada ettevõtte käitumist.
Mõnes ettevõttes on administraatori töökohad algtaseme ametikohad, millele saavad kandideerida keskkoolilõpetajad. Suurettevõtted nõuavad sageli personalitöötajatelt äri-, juhtimis- või personalijuhtimise kraadi. Kogenud personalitöötajad saavad üle minna juhtivatesse rollidesse. Üldiselt on personalijuhtidel minimaalne otsekontakt teiste ettevõtte töötajatega peale nende juhitavate personaliadministraatoritega.