Tööohutuse ja töötervishoiu seaduse (OSHA) kohaselt on teie töötajatel õigus teid üles anda mis tahes arvu tööga seotud ohutuse rikkumiste, sealhulgas ohtlike materjalide kasutamise, tulekaitse või müraga kokkupuute korral. Teades, kuidas OSHA kaebusele vastata, ja olemasolevate protseduuride kogumi olemasolu aitab teie ettevõttel tegevust jätkata ja täita kõik kaebusega seotud regulatiivsed vajadused.
1
Ära paanitse. OSHA kaebuse saamine on teile tõenäoliselt šokk, kuid ärge paanitsege! Kõik, mida pead tegema, on jääda rahulikuks ja lugupidavaks, kuulata tähelepanelikult ja järgida juhiseid, teha kõik vajalikud muudatused ning saata vastuskiri, mis seda kuvab. Tegelikult peaks teie OSHA kaebus lahendatud mõne päeva jooksul.
2
Kuula tähelepanelikult. Kui saate esimese telefonikõne, mis teavitab teid OSHA kaebusest, kuulake väga hoolikalt esindaja telefoni teel. Vältige küsimuste esitamist! Lihtsalt olge nii professionaalne kui võimalik ja kirjutage kogu teave üles.
3
Hoiduge millegi tunnistamisest või selgitamisest. Kui olete esindajaga telefoni teel, hoiduge midagi tunnistamast, eitamast ega muul viisil selgitamast. Praegu pole selleks õige aeg. Lihtsalt kuulake ja võtke vastu nii palju teavet kui võimalik. Selle telefonikõne ajal hoidke oma keelt. Võite öelda midagi sellist: “Ma ei saa neid väiteid kinnitada ega ümber lükata” või lihtsalt: “Meie ettevõtte poliitika ei ole kohe vastata.”
4
Väljendage siirast muret. Kui olete kuulnud, mida esindajal on öelda, võtke hetk, et väljendada tõelist professionaalset muret. Illustreerige, et võtate seda kaebust väga tõsiselt. Võite oma muret väga otse väljendada, öeldes: “Ma võtan seda kaebust väga tõsiselt. Minu töötajate ja töökoha ohutus on minu jaoks väga oluline.”
5
Teatage oma kavatsusest järgida. Selgitage, et kavatsete ametliku kaebuse kirja saamisel väited hoolikalt läbi vaadata ja järgite selles esitatud juhiseid. Tehke selgeks, et teete selle kaebuse lahendamiseks ja olukorra parandamiseks kõik, mis on vajalik. Võite öelda: “Mul on igati kavatsus seda asja uurida ja kõik probleemid võimalikult kiiresti lahendada.”
6
Täname OSHA esindajat. Telefonikõne lõpus tänage kindlasti esindajat aja eest. See aitab lõpetada suhtluse positiivse ja professionaalse noodiga.
7
Vaadake üle kirjas viidatud OSHA standardid. Varsti pärast telefonikõnet peaksite saama OSHA-lt faksikirja. See on teie ametlik kaebus. Vaadake see kiri väga hoolikalt läbi ja määrake kaebuse olemus.
8
Postitage oma kaebuse kirja koopia. Vastavalt OSHA juhistele peate postitama oma kaebuse kirja koopia ettevõtte teadetetahvlile, kus seda näevad kõik töötajad. Viide peab jääma postitatuks kolmeks tööpäevaks (välja arvatud nädalavahetused ja pühad) või kuni probleemi lahendamiseni. Seda tuleb teha isegi siis, kui vaidlustate tsitaadi.
9
Allkirjastage ja faksige oma postitamissertifikaat. Kui olete selle kirja koopia postitanud, kus teie töötajad näevad, allkirjastage kaasas olev postitamissertifikaat ja faksige see tagasi antud numbrile. Hoidke oma faksikviitung tõendina alles.
10
Uurige süüdistusi. Uurige OSHA kaebuse kõiki elemente nii põhjalikult kui võimalik. Isegi kui olete kaebusest ärritunud või kui te ei arvesta selle õiguspärasusega, otsige valdkondi, mida tuleks käsitleda või parandada.
11
Seadke oma parandusplaan käima. Kui olete kõik võimalikud probleemid uurinud, koostage nende lahendamise plaan ja viige oma plaan kohe ellu. Salvestage kõik olulised muudatused fotode, kviitungite või muude dokumentide abil.
12
Tegutse kiiresti. Peaksite oma vastuskirja koostama hiljemalt kolm päeva pärast kaebuse kirja saamist. Kui kaebus on kätte saadud, on teil olukorra täielikuks lahendamiseks ja vastuse esitamiseks aega vaid viis päeva, seega ärge raisake aega.
13
Kasutage selget vormingut. Vaadake hoolikalt oma kaebuse kirja vormingut, pange tähele kasutatud sõnastust ja pöörake tähelepanu toonile. Peate ühtima nii saadud kirja vormingu kui tooniga. Aadresseerige oma kiri, mis peegeldab saadud kaebuse kirjas sisalduvat teavet (sh teie kaebuse kirjale alla kirjutanud esindaja nimi). Lisage teemareale oma ametlik kaebuse number. .Ühendage oma kirja tervitus kaebuse kirjas kasutatuga. Öelge sissejuhatuses oma kavatsused kirjaga (nt väidete käsitlemiseks ja järelduste esitamiseks).
14
Piirduge faktidega. Kirja ülejäänud osas esitage faktid nii lihtsalt ja selgelt kui võimalik. See pole koht, kus töötaja kohta halvasti rääkida, süüdistusi eitada või teisi süüdistada. Teie kaebus lahendatakse kõige kiiremini, kui käsitlete lihtsalt süüdistusi ja selgitate, mida olete olukorra parandamiseks teinud. Näiteks võite öelda: “5. novembril sain OSHA kaebuse numbri 2845. Järgmise kahe jooksul päeva jooksul uurisime viiteid 1-3 ja kehtestasime parandusmeetmed. 7. novembril parandasime 1. viite (tõmbekapi ebaõige kasutamine) seadmete väljavahetamisega (vt lisatud kviitungit ja fotot).”
15
Esitage dokumentatsioon. Saatke oma kiri koos täiendavate paberitega, mis aitavad teil juhtumi lõpetada. See võib hõlmata ostutellimusi, kviitungeid, jälgimistulemusi, hankija/töövõtja kontaktteavet, fotosid või muid dokumente, mis kinnitavad teie tehtud muudatusi.
16
Saada kiri. Leppige kokku, et kiri saadetakse sertifitseeritud postiga (koos kviitungi allkirja nõudega) või erakulleriga. Ärge unustage oma viiepäevast tähtaega!
17
Helista ja järgi. Kui te ei ole oma kaebusest midagi kuulnud kolme tööpäeva jooksul pärast eeldatavat laekumise kuupäeva, helistage ja võtke ühendust. Pange oma juhtumi number ette ja küsige olekuaruannet.
18
Valmistuge ülevaatuseks. Võimalik, et OSHA inspektor ilmub teie asutusse hoiatamata. Olge lahke, professionaalne ja viisakas ning vastake ainult inspektori konkreetsetele küsimustele.
19
Makske kõik karistused. Sõltuvalt kaebuse olemusest ja raskusastmest võidakse teilt nõuda ka trahvi tasumist. See trahv tuleb tasuda 15 tööpäeva jooksul alates tsitaadi saamisest, saates tšeki otse OSHA-le. Kuni teie makse pole laekunud, teie juhtumit ei lahendata.
20
Taotlege mitteametlikku konverentsi. Kui kaalute oma kaebuse vaidlustamist, on tungivalt soovitatav helistada ja taotleda mitteametlikku konverentsi kohaliku OSHA esindajaga. Sellel konverentsil saate paremini mõista oma rikkumise olemust, arutada parandusmeetodeid, arutada lahendusvariante ja võib-olla isegi lahendada vaidlustatud tsitaadid ja karistused. Seda saab teha ka siis, kui kavatsete nõuetest kinni pidada. täielikult või kui te pole kindel, millist kursust valida.
21
Koostage ja esitage “Vaidluskavatsuse teade”. Kui olete jõudnud järeldusele, et kaebuse mõni element on alusetu või kui te ei nõustu määratud tasu või vähendamise kuupäevaga, peate esitama ametliku kavatsusteate Vaidlustage 15 tööpäeva jooksul pärast tsitaadi kättesaamist. Teie kirjas peab olema võimalikult selgelt märgitud, mis vaidlustatakse, tsitaat, tsitaadi osa, tasu suurus või vähendamise kuupäev. Seejärel saatke see teade kinnitatud postiga. Näiteks võite öelda: “Soovin vaidlustada 5. novembril 2015 välja antud tsitaadi punktide 2 ja 3 jaoks pakutud viite ja karistuse.”
22
Oodake, kuni OSHRC määrab istungi. Niipea kui teie vaidlustamiskavatsuse teade on kätte saadud, läheb teie juhtum ametlikult kohtusse. Teie vähendamis- ja tasukuupäevad peatatakse kuni otsuse tegemiseni ja teie juhtum edastatakse OSHRC-le. OSHRC on tööministeeriumist eraldiseisev sõltumatu asutus. OSHRC määrab teie juhtumi arutamiseks istungi.
23
Osalege istungil. Kui teie ülekuulamise kuupäev on määratud, soovite alustada oma ärakuulamiseks valmistumist ja veenduda, et saate osaleda. Võite pöörduda õigusnõukogu poole, kes aitab teil kohtuasja esitada. Sellel kuulamisel võivad osaleda nii tööandjad kui ka töötajad.
24
Valige, kas nõustute otsusega või vaidlustage see. Sellel ärakuulamisel tehakse otsus, mille kohaselt jäetakse kehtima esialgne viide ja tasud, muudetakse neid vastavalt teie konkreetsele vaidlusele või lükatakse need tagasi. Seejärel on kummalgi poolel võimalus otsusega nõustuda või esitada kaebus OSHRC-le edasiseks uurimiseks. Kui juhtum ikka veel lahendust ei leia, liigub see edasi föderaalsesse ringkonnakohtusse.