Varud on füüsilised varud, mida müüte või kasutate oma ettevõtte osana teenuste osutamiseks. Teie laoseisud on teie üks väärtuslikumaid varasid ja nende täpne jälgimine on teie ettevõtte sujuvaks juhtimiseks hädavajalik. Olenemata sellest, kas kasutate elektroonilist varude jälgimise süsteemi või teete kõike ise, aitab täpsete laoarvestuste pidamine teie ettevõtte edule kaasa. Pange tähele, et varude arutelu võib viidata teie ettevõtte käepärast olevatele materiaalsetele kaupadele või varude arvestuslikele väärtustele. Selles artiklis käsitletakse füüsilise laoseisu kontrollimist.
1
Valige varude jälgimise meetod. Varude jälgimise süsteemi või käsitsi jaoks on üldiselt kaks võimalust. Laosüsteemid on üldiselt tarkvaratooted, mis ühenduvad teie raamatupidamissüsteemi või kassaaparaadiga ja värskendavad teie laoarvestust, kui müüte ja ostate uut toodet. Saate oma laoseisu jälgida ka käsitsi, pidades laopäevikut paberkandjal või Exceli töövihikus ning uuendades oma inventari perioodiliselt ise. Kui otsustate oma seiremeetodi kasuks, mõelge sellele, kui sageli peate varude kirjetele juurde pääsema ja milliseid. oma laoseisust.Peate arvestama ka sellega, kui palju saate süsteemile kulutada.Kui olete väikeettevõte ja teie varud ei ole ohtlikud ega ebatavaliselt väärtuslikud, peaksite kaaluma oma varude käsitsi jälgimist, et kulusid kokku hoida .Kui juhite suurt ettevõtet või teil on väärtuslikku või ohtlikku inventari, kaaluge inventuurisüsteemi kasutamise eest tasumist.
2
Looge varude rühmi ja silte. Tehke nimekiri kõigist teie laos olevatest toodetest või tootetüüpidest ja valige igaühele nimi. Võite olla nii üksikasjalik kui soovite, kuid iga teie laokaup peaks mahtuma ühte (ja ainult ühte) nendest varude rühmadest. Lisage kõik laoartiklid, mida vajate tulevikus või mida lihtsalt pole laopäeval käepärast, ja looge ka nende kaupade jaoks rühmad. Ärge muutke oma silte liiga laiaks. Kui teil on kohvik, mis hoiab käepärast täis-, madala rasvasisaldusega ja sojapiima, siis ärge looge ühte suurt varude rühma nimega “piim”. Kui müüte vihmasaapaid, võite korraldada oma inventari soo ja suuruse, kuid mitte värvi järgi. .Rühmitage ainult need asjad, mida teenuse osutamiseks kasutate, nagu kohv kohvikus ja riided butiigis. Ärge kaasake selliseid seadmeid nagu kohviveski või riietusruumi tool.
3
Loendage oma laoseisu. Pühendage nii palju aega, kui vajate, et esmalt arvutada, mitu eset teil praegu igas rühmas on. Jaotage oma varud valitud rühmadesse ja märkige iga rühm, kui olete selle kokku lugenud. Kui teie varud on eriti väärtuslikud, keerulised või ohtlikud, võite need täpsuse tagamiseks kaks korda üle lugeda. Kui teil on suur ettevõte ja teil on palju laoseisu, peate võib-olla kaasama oma töötajad. Automaatsete varude loenduse kinnitamiseks tuleks regulaarselt läbi viia füüsilise varude loendamist. Need loendused võimaldavad teil tuvastada vargusest, riknemisest või vananemisest tingitud lahknevusi. Varude loendamise hõlbustamiseks kasutage visuaalseid vihjeid. Näiteks kui loendate riiulil olevat esemete rühma, kirjutage number kollasele paberile ja kleepige see riiulile. Kui teie tarvikud on suuremates pakendites, näiteks 10 rulliga teibiga täidetud karbid, loendage kastide arv. ja korrutage see 10-ga, et saada kogusumma. Kui teil on ettevõte, kus müüte toitu, võib varude loendamine olla eriti keeruline. Võimalik, et soovite mõõta üksusi kaalu, ühiku või protsendi järgi.
4
Registreerige oma varude arv. Kui kavatsete laoseisu käsitsi jälgida, kasutage varude logina märkmikku või looge Exceli arvutustabel. Looge oma süsteemis iga rühma jaoks rida ja seejärel kirjutage loendist selle rühma kogus. Kui kasutate laosüsteemi, juhendab süsteem teid iga rühma jaoks siltide loomisel ja iga rühma jaoks olemasoleva koguse registreerimisel.
5
Planeerige oma varude värskendused. Täpse laoarvestuse säilitamiseks peate ostude sooritamisel lisama uusi laoseisu ja müüki tehes vähendama laoseisu. Kui kasutate elektroonilist laosüsteemi, on teil tõenäoliselt võimalus ühendada süsteem oma kassaaparaadiga ja kasutada pidevat laoseisu registreerimist. Kui jälgite laoseisu käsitsi, otsustage, kas uuendada oma laoseisu, kui ostate uue laoseisu, või lihtsalt selleks, et kogu oma varud korrapäraste ajavahemike järel üles lugeda. Sellest hoolimata peaksite füüsilise loenduse tegema vähemalt kord aastas. Sõltuvalt teie ettevõttest võiksite seda teha isegi kord nädalas. Kui kogu varude loendamine tundub ebareaalne, proovige tsükliloendusi, kus loendate korraga ainult ühte varude rühma. Vahetage pidevalt rühmade vahel, et hoida oma varud ajakohasena.
6
Tehke perioodilisi laoseisu korrigeerimisi. Iga kord, kui loendate, kohandage salvestatud varude taset, et kajastada praegust mahtu. Kui kasutate käsitsi süsteemi, värskendage igat oma laos olevat toodet olemasoleva kogusega. Kui kasutate elektroonilist süsteemi, juhendab see teid tõenäoliselt kohandamise etappide kaudu, kuid te täidate sama funktsiooni, suurendades või vähendades iga kauba varude taset, lähtudes loendamisest. See on ka hea aeg. oma varude kasutamise jälgimiseks. Kui teie varude tase on oodatust palju madalam, kaaluge, kas kaotate varguse tõttu laoseisu. Samuti võite avastada, et teie toimingud nõuavad oodatust rohkem varusid, või võite kahjustuse või defekti tõttu laoseisu kaotada.Varude kadumise põhjus varguse, kahjustuse, defekti jms kohta nimetatakse kokkutõmbumiseks ja peaksite püüdma kokkutõmbumist minimeerida, võimaldades samas mõistlikku viga.
7
Määrake oma varude kontrolli vajadused. Teie kehtestatud kontrollitase peaks põhinema teie laoseisuga seotud väärtusel ja riskil. Kui teie inventar sisaldab retseptiravimeid, laskemoona või muid ohtlikke kaupu, peaksite välja töötama tugeva kontrolli. Kui teie laos on toit, jook või muud odavad kaubad, võivad teie juhtelemendid olla leebemad, kuna teie laoseisud ei ole nii riskantsed. Kui teil on töötajaid, võite soovida oma varusid varguse või väärkasutuse eest kaitsta. Pidage meeles, et see on võimalik oma laoseisu üle kontrollida, mida keerulisemad on teie juhtelemendid, seda suurem on nendega seotud kulu.
8
Eraldage oma varud äritegevusest. Hoiustades oma varud äritegevusest eraldi kohas, tagate, et need pole alati kergesti kättesaadavad ega nähtavad. Näiteks võib teie kohviku tagumises osas olla suur külmik ja sügavkülmik ning töötajad võivad vajaduse korral sellest külmikust piima tuua baari. Eraldi laoruumi olemasolu võib hõlbustada teie laoseisu jälgimist.
9
Piirake juurdepääsu oma varude hoiualale. See võib olla nii lihtne kui sildi „ainult töötajatele” hoidmine väljaspool teie varude hoiuruumi või sama keeruline kui sissepääsuks võtme või töötaja märgi olemasolu. Varude juurdepääsupiirangu tase peaks kajastama teie kaubaga seotud riske. käepärast olema. Paljud müüdavad laosüsteemid pakuvad piiratud juurdepääsu, nõudes lukustatud laoruumi juurdepääsuks paroolide või märgi pühkimist.
10
Salvestage varude kasutamine. Saate nõuda töötajatelt sisselogimist, kui nad võtavad kauba teie ettevõttes kasutamiseks laost välja. Lihtne registreerimisvorm on väljaregistreerimise leht, nii et töötajad kirjutavad üles oma nime, kuupäeva ja eemaldatud varude koguse. Registreeritud varude kasutamise keerukam vorm on arvutijuurdepääsusüsteem, kus töötajad peavad sisse logima oma unikaalse ID-ga ja skannima iga kaasavõetud laoartiklit. Asjade eemaldamise aja logi pidamine võib vähendada vargusi ja tagab, et teil on dokumentatsioon selle kohta, kes mida ja millal võttis.
11
Tehke varude auditeid ja loendage tsüklit. Kui kasutate laosüsteemi, mis värskendab teie varude mahtu automaatselt iga kord, kui müüte, saate teha juhuslikke laoauditeid ja võrrelda auditi ajal saadud arvu teie laosüsteemi salvestatud summaga. Perioodilised füüsilised loendused on vajalikud, et tagada raamatupidamisdokumentide ja tegeliku laoseisu vastavus. Efektiivsuse tagamiseks ei pea te iga varude rühma auditeerima, saate iga kord auditeerimiseks valida mõne erineva rühma. Pange tähele üksused, mis on auditi ajal pidevalt alla jäänud, ja kaaluge neile üksustele juurdepääsu täiendavat piiramist.
12
Luua varude süsteemi juhtelemendid. Ükskõik, mida te oma varude taseme registreerimiseks kasutate, tuleks kontrollida, et keegi ei saaks teie andmeid valesti või kogemata muuta. Kui kasutate elektroonilist laosüsteemi, seadistage kindlasti turvaline kasutajanimi ja parool, mida teate ainult teie. Kui kasutate laoseisude jälgimiseks Exceli tabelit, salvestage tabel turvalisse arvutisse, millele on juurdepääs ainult teil. Samamoodi, kui kasutate märkmikku, hoidke seda märkmikku turvalises kohas. Kui teil on elektrooniline süsteem ja teie töötajad peavad sellele juurde pääsema, esitage neile oma sisselogimise kordumatu sisselogimisteave.
13
Kõndige juttu. Kui teie töötajad teavad, et suhtute varude täpsusesse tõsiselt ja uurivad lahknevusi, võtavad nad teie süsteemi tõenäolisemalt tõsiselt ja järgivad seda. Selle selgeks tegemiseks pakkuge kõigile oma töötajatele oma inventuurisüsteemi adekvaatset koolitust ja pange oma töötajad nende juhiste järgimise eest vastutama. Teavitage töötajaid teie käsutuses olevatest varudest ja öelge neile, et kavatsete jälgida varude taset varguste ja väärkasutuse suhtes. Eelkõige võtke ise varude täpsust tõsiselt. Halvim, mida saate teha, on modelleerida töötajatele juhuslikku suhtumist teie laoseisu, kui te seda tõsiselt ei võta, siis nad seda kindlasti ei tee.
14
Planeerige oma ostutsükkel. Kasutage oma varude süsteemi oma ostude planeerimiseks, et teil ei oleks rohkem laoseisu, kui vajate. Määrake, kui palju igast tooterühmast iga tööpäeva jaoks vajate, ja seejärel otsustage, kui sageli varusid täiendate. Korrutage igapäevane vajalik kogus ostureiside vahelise pikkusega ja lisage nõudluse suurenemiseks kaks kuni viis lisapäeva. See on see, kui suure osa tootest vajate pärast ostmist käepärast. Varude täiendamise määramiseks arvutage välja, kui suur osa tootest teil praegu käes on, ja lahutage see summa soovitud kogusest. Näiteks kui kasutate 1 pudel puhastusvahendit päevas ja lisate varusid kord kuus, vajate pärast varude täiendamist 33 pudelit. Kui teil on tellimise ajal alles 7 pudelit, ostaksite 26 pudelit. Mida suurem on teie toodete nõudluse kõikumine, seda rohkem peaks teil olema lisaks sellele, mida vajate oma äritegevuseks. Varuge tooteid. mida on samuti raske hankida.
15
Otsige võimalusi automatiseerimiseks, kui teil on varude süsteem. Näiteks saate programmeerida oma varude süsteemi nii, et see hoiataks teid alati, kui jõuate teatud rühmas väikese koguseni. Mõned süsteemid tellivad teie eest isegi laoseisu, lähtudes teie käsutuses olevast tarnetasemest. See meetod on kallim kui käsitsi inventeerimine ja ostmine, kuid suures ettevõttes, kus on palju laoseisu, võib see säästa märkimisväärselt aega ja peavalu. Kui teil on automaatne laosüsteem, kus skannite iga üksust selle väljatoomisel salvestusruumi, võib teie süsteem võimaldada teil varude ostmist automatiseerida. Näiteks saate süsteemi programmeerida tellima oma müüjalt 30 uut šampoonipudelit, kui teie laos on viis pudelit. Isegi kui te oste ei automatiseeri, on teie laoseisud süsteem võib teid tõenäoliselt hoiatada, kui teie toode hakkab otsa saama, et saaksite käsitsi tellimuse esitada.
16
Kohandage oma ostmist oma kogemuste põhjal. Aja jooksul oma ettevõtet ajades saate järjest täpsemini oma varude vajadusi prognoosida. Kui märkate regulaarselt, et teil on ostma minnes palju tooteid käepärast, vähendage vajalikku laoseisu. Soovite omada vaid veidi rohkem, kui vajate, sest maksate oma kasutamata laovarude ladustamise ja võimalike jäätmekulude eest.