Kui olete tööandja, kellel on üks või mitu töötajat, peate suure tõenäosusega iga töötaja palgalt kinni pidama erinevaid makse. Kinnipidamisprotseduuride seadistamiseks peate taotlema oma osariigi tulude osakonnalt ja maksuametilt (IRS) maksukohustuslasena identifitseerimisnumbreid. Kui on aeg maksud kinni pidada, peate üldiselt kinni osariigi ja föderaalse tulumaksu, samuti föderaalse sotsiaalkindlustus- ja meditsiinimaksu. Teilt võidakse nõuda ka muude maksude perioodilist kinnipidamist (nt lisamakseid). Lisaks rahaliste vahendite kinnipidamisele iga töötaja palgast, peate need vahendid perioodiliselt deponeerima oma osariigis ja föderaalvalitsuses. Lõpuks, kas kord kvartalis või kord aastas, peate tööandjana esitama deklaratsiooni.
1
Taotlege vajalikke identifitseerimisnumbreid. Kui alustate ettevõtet ja plaanite omada töötajaid, peate tööandja identifitseerimisnumbrite saamiseks registreeruma oma osariigi ja föderaalvalitsuse juures. Föderaalset identifitseerimisnumbrit, mida vajate, nimetatakse “föderaalseks tööandja identifitseerimisnumbriks” (FEIN). See on üheksakohaline number, mille IRS määrab teile ja mida kasutatakse kinnipidamisest teatamisel. Igal osariigil on ka oma maksu ID number, mida vajate. Näiteks Minnesotas peate taotlema maksuameti numbrit. FEIN-i registreerimiseks esitage taotlus Internetis IRS-is. Kasutatav vorm on SS-4. Helistage oma osariigi tulude osakonda, et saada teavet oma osariigi maksu ID-numbri taotlemise kohta. Kui te neid identifitseerimisnumbreid hankida ei suuda, võidakse teile kinnipidamise teabe esitamisel määrata trahv.
2
Kontrollige iga töötaja töökõlblikkust. Igal teie palgataval töötajal peab olema seaduslik õigus USA-s töötada. Kui te ei saa seda teavet kontrollida, neid palgata ja neilt makse kinni pidada, võib IRS teile määrata trahvi. Iga töötaja töökõlblikkuse kontrollimiseks paluge igaühel täita vorm I-9, mis on saadaval USA kodakondsus- ja immigratsiooniteenistuse veebisaidil. Kui iga töötaja on vormi I-9 täitnud, peate selle säilitama. kolm aastat. Kui IRS nõuab koopiat, peate selle esitama.
3
Kinnitage iga töötaja sotsiaalkindlustuse number. Igal teie palgataval töötajal peaks olema sotsiaalkindlustuse number või individuaalne maksu ID-number. Need numbrid aitavad IRS-il isikuid maksustamise eesmärgil tuvastada. Tööandjana võimaldab sotsiaalkindlustusamet (SSA) teil kontrollida sotsiaalkindlustuse numbreid veebis, telefoni teel või pabertaotluse esitamisega. Kui teil on küsimusi või vajate mõne kinnitusmeetodi kasutamisel abi, helistage SSA-le.
4
Esitage iga töötaja W-4. W-4 on IRS-i vorm, mille töötajad täidavad ja teile esitavad, et teaksite, kui palju föderaalset tulumaksu peate iga töötaja palgalt kinni pidama. W-4 vormid leiate IRS-i veebisaidilt. Kinnipeetav summa sõltub tema avalduse staatusest ja taotletud kinnipeetavatest toetustest. Palu igal töötajal täita töölevõtmisel W-4. Hoidke need kõik registris, kuna teilt võidakse nõudmisel nõuda IRS-ile koopiad esitada. Kui töötaja ei esita W-4, tuleb maks kinni pidada nii, nagu oleks ta üksik, kellel ei ole kinnipidamistoetust.
5
Tehke kindlaks, milline palk on maksustatav. Kui on aeg oma töötajatele maksta, peate iga töötaja palgast kinni pidama teatud dollarisumma. Kinnipeetava summa kindlaksmääramiseks peate esmalt teadma, milline töötasu on maksustatav. Kuigi igal osariigil on maksustatavate palkade kohta erinevad reeglid, järgib enamik osariike föderaalseid eeskirju. Üldiselt maksustatakse töötajale tehtud teenuste eest makstud tasu föderaalse ja osariigi tulumaksuga. Tasu ei pea olema sularahas ja see võib olla kaupade, majutuse, toidu või riiete vormis. Töötaja on igaüks, kes maksate teenuste eest ja kontrollite, kuidas, millal või kus tööd tehakse. Oletame näiteks, et annate tööd kahele inimesele. Ühte inimest peetakse föderaalseaduse kohaselt iseseisvaks töövõtjaks (st mitte töötajaks) ja talle makstakse toidu ja majutusega. Teine isik, kelle tööle võtate, saab igal teisel nädalal rahas tasu teenuste eest, mida ta osutab teie juhtimisel (st ta on töötaja). Selle stsenaariumi korral peetakse föderaalse ja osariigi tulumaksu kinni ainult teise inimese töötasult.
6
Arvutage iga töötaja kogupalk. Palgapäeval peate maksude täpseks kinnipidamiseks kasutama iga töötaja palgaperioodi kogupalka. Kui võtate osariigi tulumaksu arvesse mitteresidente riigis, kus te ettevõtlusega tegelete ja kus maksate makse, peaksite arvestama ainult mitteresidendi töötasu, mida makstakse teie osariigis tehtud töö eest. Föderaalse tulumaksu jaoks võite lisada kõike. Näiteks kui teie ainus töötaja saab palka igal teisel nädalal, on tema palgaperiood kahenädalane. Eeldades, et nad on selle osariigi residendid, kus te ettevõtlusega tegelete ja kus maksate makse, peaksite arvestama kõik palgavormid. Oletame, et teie töötajale makstakse rahas 1200 dollarit palgaperioodi kohta ja majutuskulude katteks 800 dollarit palgaperioodi kohta. Selle töötaja kogupalk oleks 2000 dollarit palgaperioodi kohta.
7
Kinnitage iga töötaja föderaalsed ja osariigi kinnipidamistoetused. Vaadake tagasi iga töötaja W-4, et määrata kindlaks nende kinnipidamistoetused ja perekonnaseis. Seda teavet vajate lisaks kogupalgale, et määrata kindlaks, kui palju kinni pidada. Kuigi W-4 on föderaalne dokument, aktsepteerib enamik osariike seda. Mõnel osariigil on siiski oma kinnipidamisvorm, mida tuleks kasutada, kui see on saadaval. Kui osariigi vorm on saadaval, ei saa föderaalvormi kasutada osariigi kinnipeetavate arvutamiseks. Oletagem näiteks, et olete osariigis, mis aktsepteerib föderaalset W-4 ja see on ainus kinnipidamisvorm, mis teil oma töötaja kohta toimikus on. Oletagem, et teie töötaja perekonnaseis on “vallaline” ja ta võtab hüvitisi kokku neljaga.
8
Määrake, kui palju riigi tulumaksu kinni pidada. Kasutades iga töötaja kogupalka, perekonnaseisu ja kogutoetusi, määrate igalt palgalt kinni peetava riikliku tulumaksu. See otsus tehakse riikliku tulumaksu kinnipidamise tabeli abil. Tabelid leiate oma osariigi tulude osakonna veebisaidilt. Näiteks Minnesotas on mitu tabelit ja te kasutate seda, mis vastab teie töötaja perekonnaseisu tasustamise perioodile. Kui töötaja on vallaline ja saab palka kaks korda kuus, kasutate sellele teabele vastavat Minnesota tabelit. Kui leiate selle tabeli, leiate ristumiskoha teie töötaja hüvitiste koguarvu ja nende teenitud kogupalga vahel. Arv, millele maandute, on summa, mille kinni peate. Kui teie töötaja võtab neli kinnipidamistoetust ja teenib iga kahe nädala tagant 2000 dollarit, peate kinni riigi tulumaksu 75 dollarit.
9
Arvutage föderaalne tulumaksu kinnipidamine. Föderaalse kinnipeetava summa arvutamiseks on mitu võimalust, kuid üks levinumaid viise on protsendimeetodi kasutamine. Selle meetodi kasutamiseks korrutate oma palgaarvestusperioodi ühe kinnipeetava toetuse (kasutades IRS-i väljaandes 15 olevat konkreetset tabelit) toetuste arvuga, mille iga töötaja taotles oma föderaalses W-4-s. Seejärel lahutate selle summa iga töötaja palgast. Lõpuks, kasutades teist tabelit, saate määrata, kui palju kinni pidada. Oletame näiteks, et teie ainus töötaja nõuab oma W-4 pealt nelja toetust, nad on vallalised ja neile makstakse igal teisel nädalal 2000 dollarit kogupalka. Üks toetus on IRS-i tabeli järgi 168,80 dollarit. Kui korrutate selle arvu neljaga, saate 675,20 dollarit. Järgmisena, kui lahutate 2000 dollarist 675,20 dollarit, saate 1 324,80 dollarit, mis on summa, mille suhtes kohaldatakse föderaalset tulumaksu kinnipidamist. Kasutades IRS-i väljaannet 15, leiate seejärel tabeli, mis vastab ühele inimesele, kes saab tasu kord kaks korda nädalas. Järgmiseks leidke pärast toetuste lahutamist palgavahemik, mis vastab teie töötaja palgale, ja arvutage oma järelduste põhjal maks. Sel juhul peaksite oma töötaja palgast kinni pidama 167,87 dollarit.
10
Lisage igale töötajale tehtud lisamaksed. Mõned osariigid nõuavad lisaks tavapalgale ka teatud protsendi kinnipidamist töötajale tehtud maksetest. Lisatasude näideteks on ületunnitöö, komisjonitasud ja lisatasud. Näiteks Minnesotas peate kinni pidama 6,25% iga töötaja lisatasust. Oletagem näiteks, et maksite oma ainsale töötajale ühe palgaperioodi jooksul 2000 dollari suuruse lisatasu (lisaks nende kogupalgale). Sel juhul peate lisaks juba kinnipeetud osariigi ja föderaalsele tulumaksule kinni veel 125 dollarit (2000 dollarit x 0,0625).
11
Kinni pidada föderaalsed sotsiaalkindlustus- ja meditsiinimaksud. Lisaks föderaalse ja osariigi tulumaksu kinnipidamisele peate oma töötajate palkadest kinni pidama ka föderaalse sotsiaalkindlustuse ja Medicare’i maksud. 2016. aastal peate kinni pidama 6,2% sotsiaalkindlustusmaksudest ja 1,45% meditsiinimaksudest. Näiteks kui teie töötaja kogupalk on 2000 dollarit, peate sotsiaalkindlustusmaksudeks kinni pidama 124 dollarit (2000 × 0,062) ja 29 $ (2000 $ x 0,0145) Medicare’i maksudeks.
12
Kasutage maksukalkulaatorit, kui see on saadaval. Mõned osariigid pakuvad veebipõhist maksukalkulaatorit, mis aitab teil arvutada oma osariigi maksu kinnipidamise kohustusi. Kui teie osariik pakub seda ressurssi, kasutage seda. Näiteks Minnesotas võite külastada tuludeministeeriumi veebisaiti ja kasutada abistamiseks nende maksukalkulaatorit.
13
Kaaluge palgaarvestusspetsialisti palkamist. Palgaarvestusteenuse pakkujaid saab palgata teie rahaliste vahendite kontrollimiseks, et tasuda kinnipeetud makse ja esitada teie nimel deklaratsioone. Need teenused võivad olla väga kasulikud, kui teil pole finantstausta või kui te ei soovi muude äriülesannete jaoks aega maha võtta. Nende teenuste maksumus on asukohati erinev, kuid tasu struktuur on tavaliselt sama. Tavaliselt peate lisaks iga töötaja tasudele maksma kindla kuutasu. Kindlad tasud võivad ulatuda 20–100 dollarini, olenevalt teenustest, mida nad teile osutavad. Tasu töötaja kohta on tavaliselt 1–10 dollarit.
14
Määrake, millist sissemaksegraafikut peate kasutama. Vähemalt kord kuus peate oma kinnipeetud raha deponeerima IRS-i ja riigi tulude osakonda. Kinnipeetud raha deponeerimise sageduse määramiseks peate järgima IRS-i väljaandes 15 sätestatud reegleid. Üldiselt, kui teatasite oma tagasivaateperioodil (tavaliselt eelmisel aastal) maksudest 50 000 dollarit või vähem, deposiit kord kuus. Kui teatasite rohkem kui 50 000 dollarit, esitate aruande poolnädalaselt. Teatatav summa on föderaaltulu, Medicare’i ja sotsiaalkindlustusmaks, mille olete kinni pidanud igalt kombineeritud töötajalt. Teie osariigi sissemakse ajakava langeb tavaliselt kokku teie föderaalse ajakavaga. Seega, kui teete igakuiselt IRS-i sissemakse, teete igakuiselt sissemakse ka oma riigi tulude osakonda.
15
Koguge kinnipeetud raha turvalisele ettevõttekontole. Kõik rahalised vahendid, mille te oma töötajate palgatšekkidest kinni hoiate, tuleks hoida ettevõtte kontol, mis on määratud kinnipeetavate vahendite jaoks. Te ei tohiks kunagi segada kinnipeetud raha oma isiklike kontodega. Kui saabub aeg raha deponeerida, võetakse raha sellelt kontolt välja.
16
Deponeerige oma riiklikud kinnipeetavad riigile. Enamik riike nõuab, et te teeksite oma sissemaksed elektrooniliselt, kui vastate teatud kriteeriumidele. Näiteks Minnesotas peate tegema sissemakse elektrooniliselt, kui pidasite eelmisel aastal kinni 10 000 dollarit või rohkem, teine osariigi osakond on kohustatud tasuma elektrooniliselt või kui kasutate palgaarvestusteenust osutavat ettevõtet. Deponeerige oma raha kindlasti õigeaegselt või teile võidakse maksta viivist. Minnesotas, kui jääte oma raha deponeerimisega hiljaks, peate maksma 5% trahvi kogu sissemakse summalt.
17
Deponeerige oma föderaalne kinnipidamine IRS-ile. IRS nõuab sissemaksete tegemiseks kõigilt oma raha elektroonilist ülekandmist. Kui tähtaeg saabub, veenduge, et teete oma ülekande õigeaegselt, vastasel juhul määratakse teile föderaalne karistus. Kui hilinete üks kuni viis päeva, võlgnete 2% lisatasu. Kuid teatud juhtudel võivad karistused ulatuda 15%-ni.
18
Määrake oma aruandluse tähtpäevad. Lisaks raha deponeerimisele oma osariigis ja föderaalvalitsuses peate esitama ka kvartali või aasta tööandja maksudeklaratsioonid oma osariigile ja föderaalvalitsusele. Igal osariigil ja föderaalvalitsusel on erinevad reeglid selle kohta, millal peate esitama. IRS nõuab, et esitaksite kord kvartalis deklaratsioonid, kui nad ei teavita teid teisiti või kui ei kehti föderaalne erand. Erandid kehtivad põllumajanduslike tööandjate, hooajatööandjate, kodumajapidamiste tööandjate või tööandjate kohta, kes teatavad USA territooriumil elavate töötajate palkadest. Minnesota-suguse osariigi puhul on nõutav ka tööandja kvartaalsed maksudeklaratsioonid, välja arvatud juhul, kui teie deklaratsioonid on minimaalsed (500 dollarit või vähem).
19
Koguge nõutavad osariigi ja föderaalsed dokumendid. Üldiselt peate täitma IRS-i vormi 941, kuni peate esitama kord kvartalis deklaratsioone. Igal osariigil on oma vormid, millega peate samuti tutvuma. Minnesotas on tööleht, mille peate täitma ja selle leiate veebist. Kui esitate iga-aastaselt, vajate vormi 941 asemel IRS-i vormi 944.
20
Täitke vormid. Nende vormide eesmärk on tagada, et maksate tööandjale nõutavad maksud ja saate tagasimakseid, kui olete rohkem maksnud. Föderaalsed ja osariigi tööandjate maksudeklaratsioonid küsivad teilt teavet teie ettevõtte ja kvartalihoiuste kohta. Vormide täitmisel veenduge, et täidate need täpselt ja täielikult. Kõik vead võivad põhjustada teie tagastamise viibimise ja teil võib tekkida vajadus isegi trahvi maksta. Üldiselt vajate deklaratsioonide täitmiseks järgmist teavet: teie tööandja identifitseerimisnumber teie töötajate arv; teie makstud töötasu; kinnipeetud maksud; teie tavaline sissemaksegraafik.
21
Esitage vormid. Föderaalse deklaratsiooni saab esitada veebis või posti teel. Kui esitate taotluse Internetis, kasutate IRS-i e-toimiku teenust. Kui saadate tagasisaatmise posti teel, saadate selle määratud aadressile, mis sõltub teie ettevõtte asukohast ja sellest, kas teete makse. Lisateabe saamiseks vaadake IRS-i vormi 941 juhiseid. Mõned osariigideklaratsioonid tuleb esitada elektrooniliselt või telefoni teel. Teised osariigid lubavad esitada paberkandjal esildisi. Näiteks Minnesotas tuleb tööandja deklaratsioonid esitada elektrooniliselt või telefoni teel.
22
Valmistage oma W-2-d aasta lõpus ette. Iga aasta lõpus peate koostama ja esitama IRS-i vormi W-2, et teatada töötajatele makstud tuludest. See teave edastatakse IRS-ile ja SSA-le. Iga teie töötaja peab saama oma isikliku W-2 koopia iga aasta 31. jaanuariks. Vormi W-2 leiate IRS-i veebisaidilt.