Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja või omate oma ettevõtet, lubavad paljud valitsused, sealhulgas USA föderaalvalitsus, teil ettevõtlusega seotud transpordikulud maksudest maha arvata. Selle mahaarvamise tegemiseks arvutage õigesti läbisõit ja pidage täpseid logisid. Need kirjed kaitsevad teid auditi korral. Tavalise läbisõidu mahaarvamise asemel saate oma tegelikud kulud maha arvata. Kuigi see nõuab täiendavat arvestust, võib see võimaldada teil teha suuremat mahaarvamist.
1
Salvestage oma odomeetri näidud. Lihtsaim viis ärimiilide salvestamiseks ja IRS-i eelistatud viis on reisi alustamisel ja lõpetamisel oma auto läbisõidumõõdiku näidud kirja panna. Erinevus seisneb teie läbisõidus. Nii saate oma reisi jaoks kõige täpsema läbisõidu. Kuigi läbisõidumõõdiku näidu üleskirjutamine iga reisi alguses ja lõpus nõuab pingutust, muutub see lõpuks harjumuseks. Kui reisite palju, võite saada rohkem kasu, kasutades tegelikke odomeetri näitu. Nii saad krediiti selle aja eest, mil pidid kliendi saabumist oodates 3 korda kvartalis ringi sõitma, või selle eest, et sõitsid ruumi otsides läbi täisparkimismaja.
2
Kasutage GPS-i, et leida tagantjärele läbisõit. Kui te ei salvesta oma auto läbisõidumõõdiku näitu reisi alguses ja lõpus, ühendage oma algus- ja lõppaadress GPS-i või kaardirakendusega ning kasutage pakutud läbisõitu. Kontrollige kasutatava rakenduse valitud marsruuti topelt ja tehke kindel, et see oli sama marsruut, mida valisite. Selle meetodi kasutamisel võiksite printida välja paberkoopia marsruudist ja läbisõidust, et hoida seda oma läbisõidupäevikutes. Selle arvutusmeetodi korral ei saa te läbitud vahemaa jaoks lisada miili või kahte miili. otsib parkimiskohta või peatub toidu hankimiseks. Saate maha arvata ainult selle läbisõidu, mida saate põhjendada.
3
Jälgige oma läbisõitu nutitelefoni rakendusega. Nutitelefonidele on mitmeid rakendusi, nagu MileIQ ja Hurdlr, mis aitavad teil ärimiile hõlpsamini salvestada. Ja kuna kontokirjeid hoitakse tavaliselt pilves, pääsete neile juurde kõikjal. Kui kasutate oma ärikilomeetrite salvestamiseks nutitelefoni rakendust, pidage nende kohta eraldi arvestust mujal, näiteks arvutis asuvas arvutustabelis. Hoidke oma läbisõidulogidest vähemalt ühte koopiat juhuks, kui te ühel päeval enam rakenduses oma kontole juurde ei pääse.
4
Salvestage ärireisid. Eelprinditud läbisõidupäevikuid saate osta paljudest soodus- või kontoritarvete kauplustest. Saate ka ise luua, kasutades mis tahes tavalist arvutustabeliprogrammi. Kasutage seda logi, et sisestada iga aasta jooksul tehtud ärireisi läbisõit. Ärilistel eesmärkidel tehtud reiside läbisõit, näiteks reisimine teise linna kohtumiseks või klientide või klientide külastamine, võib olla maksudest mahaarvatav. Pendel- ja edasi-tagasi reisimise kulud, nt kodust töökohale sõitmine, üldjuhul ei ole. Mahaarvatavad kulud hõlmavad lisareise, mis on tehtud pärast tööaega, kui lähete oma tavalisse töökohta. Siiski saate maha arvata edasi-tagasi sõitmise ajutisse töökohta. See tuleks mängu siis, kui olete näiteks töövõtja, kes töötab erinevate klientide kodudes.
5
Lisage iga reisi kuupäev ja sihtkoht. Oma läbisõidulogi arvutustabelis peab olema üks veerg reisi kuupäeva kohta ja teine veerg selle kohta, kuhu läksite. Olge võimalikult konkreetne, et reis oleks hiljem tuvastatav. Samuti võite soovida veergu, mis salvestab, kust reisisite. Kui reisite alati samast kohast (nt kodust või kontorist), poleks see veerg vajalik. Kui aga reisite sageli kliendi asukohtade või ajutiste töökohtade vahel, võib teie lähtekoht olla oluline teave.
6
Märkige selgelt reisi eesmärk. Võib juhtuda, et kaua pärast seda ei saa te reisi ainult sihtkoha järgi tuvastada. Reisi eesmärgi kirjelduse jaoks ruumi jätmine võib aidata teil seda hiljem meelde tuletada. See võib aidata ka sarnaseid reise eristada. Näiteks kui teete regulaarselt oma osariigi pealinna ärireise, soovite teada iga reisi eesmärki. Kaasake märkmed mis tahes täiendavate dokumentide kohta, nagu näiteks müügiarved, mis kinnitavad reisi eesmärki.
7
Kirjutage odomeetri näidud või kogu läbisõit. Kui arvutate oma ärimiile läbisõidumõõdiku näitude põhjal, vajate kolme veergu: kaks teie alguse ja lõpu läbisõidu kohta ning teine nende kahe erinevuse jaoks. Kui kasutasite GPS-rakendust või muud meetodit läbisõit, võite lihtsalt soovida läbisõidu jaoks ühte veergu. Koguge läbisõidu veerg oma arvutustabeli allosas, nii et teil on see number oma maksudeklaratsioonide jaoks, ilma et peaksite kogu veergu ise kokku liitma.
8
Värskendage oma logisid õigeaegselt. IRS ei nõua tingimata, et teeksite iga päev läbisõidu kandeid. Siiski peaksite oma läbisõidupäevikuid värskendama vähemalt kord nädalas, isegi kui te ei tee sagedasi ärireise. Kui teil on ühel päeval mitu sõitu, peaks igaüks neist reisidest olema eraldi kirje. Paljud üksikasjad oleksid erinevad. Üldine kirje, mis sisaldab kilomeetreid terve päeva kohta, ei läheks tõenäoliselt läbi, kui teie tagastus oleks auditeeritud.
9
Hoidke oma logisid 3 aastat pärast deklaratsiooni esitamist. Maksudeklaratsiooni esitamisel hoidke oma läbisõidu logisid koos kõigi teiste selle aasta maksudega seotud ärifailidega. Kui IRS kontrollib teie maksudeklaratsiooni, peate need dokumendid esitama. IRS ei luba teil mahaarvamise eesmärgil hinnata ärikulusid, sealhulgas läbisõidukulusid. See kehtib olenemata sellest, kas kasutate tavalist läbisõidumäära või tegelikke kulusid. Kui te ei suuda tõendada, et kulu tehti ja et see oli ärilistel eesmärkidel, siis mahaarvamist ei lubata ja võite jääda IRS-i raha võlgu.
10
Kinnitage, et saate tegelikke kulusid kasutada. Tegelike kulude mahaarvamine nõuab palju rohkem tööd kui lihtsalt standardse läbisõidumäära kasutamine. Enne kui hakkate seda kõike tegema, kontrollige IRS-i eeskirju ja veenduge, et see meetod on teile kättesaadav. Kui teil on äritegevuses kasutatav auto, kasutage esimesel aastal, mil auto teile saadaval on, standardset läbisõidumäära. Äri jaoks. See säilitab valiku. Pärast esimest aastat saate kasutada tegelikke kulusid või tavalist läbisõidumäära, olenevalt sellest, kumb on teile parem. Kui te aga esimesel aastal tavalist läbisõidumäära ei kasutanud, jääte tegelike kulude kasutamisega jänni, kuni teil see auto kuulub. Kui liisite autot, ei saa te tegelikke kulusid maha arvata. Peate kasutama liisinguperioodi jooksul tavapärast läbisõidumäära.
11
Salvestage oma auto koguläbisõit aasta alguses ja lõpus. Kui kasutate oma autot nii äri- kui ka isiklikeks kuludeks, peate kindlaks määrama, milline osa teie kasutusest on mõeldud ettevõtluseks. Lihtsaim viis seda teha on protsendina läbisõidust. Lahutage oma läbisõit aasta alguses oma läbisõidust aasta lõpus. See annab teile aasta läbisõidu.
12
Määrake äritegevuseks mõeldud üldise kasutuse osa. Kogu oma ettevõtte läbisõit ettevõtte läbisõidu logide põhjal. Jagage see arv oma aasta koguläbisõiduga, et saada protsent teie auto üldisest ärikasutusest. Oletagem näiteks, et olete töövõtja, kes sõitis aasta jooksul oma autoga 20 000 miili. Sellest koguläbisõidust moodustasid 12 000 miili ärimiilid. Saate oma maksudest maha arvata 60 protsenti oma tegelikest kuludest.
13
Koguge kviitungeid ja muid dokumente autokulude kohta. Lubatud kulud hõlmavad gaasi, õli, rehve, remonti ja hooldust, kindlustust, sildi- ja registreerimistasusid ning teie sõiduki amortisatsiooni. Kulumi arvutamiseks kasutate vastavat IRS-i amortisatsioonitabelit. Teatud kulude puhul pole kviitungeid vaja, kuid teil peab siiski olema kulu tõendav dokument. Näiteks kui teie autokindlustus on iga kuu sama summa, saate lihtsalt oma kuumakse korrutada 12-ga ja kasutada seda arvu. Auditi korral peaksite siiski esitama kulusid tõendava dokumendi, näiteks hankima oma kindlustusseltsilt maksedokumendid. Kui teil pole kulu kohta kviitungit, ärge seda maha arvake. Auditi korral on teil lubatud ainult mahaarvamised, mida saate tõendada kviitungi või muu tõendiga.
14
Arvutage oma kogukulude äriosa. Kui teil on kogukulude arv, korrutage see äritegevusele eraldatud protsendiga, et määrata summa, mille saate oma maksudest maha arvata. Kõik teie tegelikud kulud on mahaarvatavad ainult siis, kui te ei kasuta kõnealust autot kunagi isiklikel põhjustel. Kui jätate aasta alguses ja lõpus oma läbisõidumõõdiku näitude registreerimata, peaksite oma kulud jagama vastavalt sellele, mida te tegelikult ettevõtluses kasutasite. Ilma odomeetri näitudeta ei saaks te tavaliselt kulusid, nagu kindlustus ja registreerimine, kajastada, välja arvatud juhul, kui teie autot kasutatakse ainult äritegevuseks.
15
Kontrollige tegelikke kulusid läbisõidumääraga. Kui olete kindlaks teinud, kui palju saate tegelikest kuludest maha arvata, korrutage oma ärimiilid tavalise läbisõidumääraga ja vaadake, milline mahaarvamine on suurem. Kui saate valida kahe meetodi vahel, võite valida suurema mahaarvamise.