Kui olete kaupmees, kes aktsepteerib krediitkaarte, kogete tõenäoliselt kliendilt makse tagasi. Tagasimakse toimub siis, kui klient palub krediitkaardiettevõttel tehing tühistada. Nii krediitkaardi väljastanud pank (“väljastanud pank”) kui ka kaupmehe pank vaatavad nõude enne kaupmehele edastamist läbi. Kaupmehel on võimalus nõue vaidlustada. Tagasimakseprotsess võib kesta ühest kuni kuue kuuni.
1
Laske oma pangal vaidlustusteade üle vaadata. Tagasimakse algab siis, kui klient võtab ühendust väljastanud pangaga, et taotleda, et väljastanud pank tühistaks krediitkaardimakse teile, kaupmehele. Kliendid nõuavad tagasimakseid mitmel põhjusel, sealhulgas ühe ostu eest korduvad tasud, juhtumid, kui veebitellimust ei saabunud, või volitamata ostud, mille on teinud keegi muu kui kaardiomanik. Väljastanud pank vaatab nõude läbi. Kui väljastanud pank leiab, et nõue on kehtiv, eemaldab ta ajutiselt tasu kliendi väljavõttelt ja edastab nõude kaupmehe panka. Kui kaupmehe pank on vaidlustusteate kätte saanud, vaatab ta selle üle. Kui pank vajab sinult tehingu kohta lisainfot, siis võetakse sinuga ühendust.
2
Vaadake üle põhjuskood. Teie pank edastab teile vaidlusteate ja küsib tehingu kohta teavet. Vaidlusteate saamisel kontrollige põhjuse koodi. Erinevat tüüpi tagasimaksenõuete jaoks on erinevad koodid. Näiteks Visa kasutab 30 koodina “Teenused ei pakuta või kaup ei ole vastu võetud.” Discoveri, Visa ja MasterCardi põhjuskoodide loendi leiate aadressilt https://www.merchantconnect.com/CWRWeb/pdf/CBRReasonCodeListUS0908 .pdf.
3
Koguge tõendeid. Peaksite oma äritehinguid dokumenteerima nii palju kui võimalik. Kui teil on tavapood, võivad teil olla andmed selle kohta, et klient pühkis oma krediitkaarti ja allkirjastas kviitungi. Kui teil on veebipõhine ettevõte, võivad teil olla elektroonilised andmed tehingute ja e-kirjade kohta kliendi ja teie vahel. Vaadake üle oma dokumendid, et näha, kas vaidlus on kehtiv. Näiteks võite avastada, et kviitung näitab, et kliendilt võeti tegelikult üle.
4
Võtke kliendiga ühendust. Võite proovida vaidluse lahendada otse kliendiga. Hoidke oma suhtlemist professionaalsena. Klient võib saadud teenuse pärast olla ärritunud või te võite kahtlustada, et klient üritab teid petta. Keskendu vaidluse rahulikule ja lugupidavale lahendamisele. Kui teie jõupingutused ebaõnnestuvad, saate nõude siiski vaidlustada. Pakkuge välja lahendus, näiteks raha tagastamine, asendussaadetis jne.Kui jõuate kokkuleppele, esitage see kirjalikult. Kui jõudsite kokkuleppele meili teel, salvestage meilisõnumid lepingu kirjena. Kui rääkisite kliendiga telefoni teel, saatke kliendile kinnitusmeil, mis kinnitab teie kõne kuupäeva ja kellaaega ning saavutatud lahendust.
5
Paluge kliendil võtta ühendust väljastanud pangaga. Kui teie ja klient jõuate kokkuleppele ja klient on nõus vaidlusest loobuma, peab ta pöörduma krediitkaardi väljastanud panga poole. Vastasel juhul ei saa pank teada, et probleem on lahendatud, ja jätkab makse tagastamist.
6
Esitage vaidluse kohta tõendid. Kui klient vaidlust ei lõpeta, võite siiski vaidluse kaotada. Vastake vaidluse teatele, saates oma pangale kirja ja tõendid. Selgitage oma kirjas, miks vaidlus tekkis ja kuidas te selle lahendamiseks kliendiga koostööd tegite. Lisage oma tõenditesse: teie ja kliendi vahelised e-kirjad, milles leppisite kokku vaidluse lahendamiseks; kviitungid, kättetoimetamise tõendid, dokumendid, mis näitavad, et saadetisi on sellel aadressil varem vastu võetud jne.
7
Kirjutada kirja. Peate kirjutama tagasimakse vaidlustamise kirja ja saatma selle koos teie seisukohta toetavate dokumentidega oma panka. Pank edastab selle väljastanud pangale. Adresseerige oma kiri „Kellele see võib puudutada” ja teatage, et vaidlustate tagasimakse. Seejärel kirjeldage tehingut ja kirjeid, mis toetavad teie väidet, et tasu ei olnud õnnetus, viga või pettus. Tehingu kirjeldamisel nimetage kliendi nimi, mille eest klient maksis ning tehingu kuupäev ja kellaaeg. tehing. Kirjeldage, mida teie dokumentaalsed tõendid näitavad. Näiteks võib teil olla kliendi allkirjastatud kviitung, mis kinnitab, et ost ei olnud kliendi krediitkaardilt volitamata tasumine. Tagasimakse vaidlustamise kirja näidis leiate aadressilt https://chargebacks911.com/wp-content /uploads/2014/03/chargeback-rebuttal-letter-examples.pdf.
8
Lisage tõendid. Tehke oma dokumentaalsetest tõenditest loetavad koopiad, et lisada need kirjale. Teie tõendid võivad hõlmata kviitungeid, tarnetõendit, kliendi e-kirju, dokumente, mis näitavad, et saadetisi on sellel aadressil varem vastu võetud jne.
9
Oodake tulemust. Kui olete oma pangale kirja ja tõendavad tõendid saatnud, vaatab pank teie dokumendid üle ja esitab need väljastanud pangale. Kui väljastanud pank on veendunud, et olete kliendi nõude ümber lükanud, postitab väljastanud pank makse uuesti kliendi väljavõttele. Kui väljastanud panka ei veena, et kliendi nõue on kehtetu, jääb tagasimakse kehtima. Tasu tagastatakse tarbijale ja teie vastutate umbes 50–75 dollari suuruse tagasivõtmistasu eest. Lisaks, mida rohkem on teie kontol tagasimakseid, seda suuremad on tagasimaksetasud.
10
Minge vahekohtusse. Kui kaotate tagasimaksevaidluse, võib teil siiski olla võimalik lahendada vaidlus neutraalse kolmanda osapoole ees. Võtke ühendust väljastanud pangaga ja küsige, kuidas esitada vaidlus vahekohtule. Vahekohtunik vaatab läbi kõik mõlema poole dokumentaalsed tõendid ja teeb otsuse. Igal krediitkaardil on oma vahekohtu reeglid ja tasud. Näiteks nõuab MasterCard 150-dollarise esitamistasu, 250-dollarise haldustasu, 150-dollarise väljamaksetasu ja 100-dollarise tehnilist tasu. Need tasud kehtestatakse poolele, kes kaotab, loobub või rikub vaidluste töötlemise reegleid.
11
Kaaluge kliendi kohtusse andmist. Kui miski muu ei aita, saate kliendi tsiviil- või väiksemate hagide kohtusse kaevata. Kohtuvaidluste kulu tõttu ei pruugi olla mõtet oma vaidlust kohtus edasi ajada, kuna võite kulutada rohkem, kui suudaksite kliendilt tagasi saada. Kui olete huvitatud oma asja kohtus menetlemisest, konsulteerige advokaadiga.