Arveldusvead võivad esineda mitmel kujul ja hõlmata volitamata tasusid, tasusid saamata jäänud kaupade või teenuste eest, puuduvaid või valesti tehtud makseid ja krediite ja/või arvutusvigu. Kui väidetavalt on ilmnenud arveldusviga, vastab neile väidetele enamasti krediitkaardi väljastaja ja/või kaupmees. Kui olete krediitkaardi väljastaja ja saate teate arveldusvea kohta, peate vastavalt föderaal- ja osariigi seadustele viivitamatult reageerima. Kui olete kaupmees, näete arveldusvigu tagasimaksete kujul. Tagasimakse tehakse siis, kui krediitkaardi väljastaja tagastab tehingu teie pangale (st teie vastuvõtjale). Kaupmehena peate tehinguraha säilitamiseks järgima krediitkaardi väljastaja tagasimakseprotseduure.
1
Analüüsige arveldusvea teadet. Arveldusvea nõue algatatakse siis, kui tarbija teavitab teid (krediitkaardi väljastajat) väidetavast veast. See teade tuleb teile saata 60 päeva jooksul pärast seda, kui olete tarbijale krediitkaardi väljavõtte esitanud. Teatises on tarbija nimi, krediitkaarditeave ja vaidlustatava tasu üksikasjalik kirjeldus. Kui saate selle teatise, vaadake see hoolikalt üle, veendumaks, et see vastab teie osariigi või föderaalvalitsuse arveldusvigade seadusele. Kui tarbija teatis sisaldab kogu õiget teavet ja esitatakse õigeaegselt, peate sellele vastama. vastavalt.
2
Parandage viga või kinnitage teate kättesaamine. Kui pärast teatise läbivaatamist ilmneb selge arveldusviga, võite selle vea lihtsalt parandada. Sageli juhtub see kirjavahemärkide vigadega (nt koma või kümnendkoht on tarbija arvel vales kohas), mida on lihtne tuvastada ja parandada. Kui te aga selget arveldusviga tuvastada ei suuda, peate võib-olla tarbija nõuet uurima. Kui te ei suuda tarbija teatises selget arveldusviga tuvastada, peate tarbijale teatama, et hakkate tema nõuet uurima. Arveldusvea teate kättesaamise kinnitamiseks kirjutage tarbijale ametlik kiri. Teie kiri peaks sisaldama teie ametlikku kirjaplanki, nime, ametinimetust ja aadressi. Lisaks tuleks teie kirjas konkreetselt ära näidata tarbija nimi, kontaktteave ja kaebus. Veenduge, et viitaksite teile saadetud kirjale. See kirjalik kinnitus tuleb tarbijale posti teel saata või edastada 30 päeva jooksul pärast teate saamist.
3
Otsustage, kas ilmnes viga. Kui te ei parandanud väidetavat viga üksnes tarbija teatises sisalduva teabe põhjal, peate tarbija pretensioone uurima. Selleks peate koguma tõendeid vaidlusaluse tehingu kohta, et teha kindlaks, kas tarbija nõuded on põhjendatud. Võtke ühendust kaupmehe (st isiku või ettevõttega, kes sõlmib ostjaga lepingu krediitkaardimaksete vastuvõtmiseks nende kaupluses) ostjaga (st kaupmehe pangaga) ja küsige konkreetse tehingu kohta. Ülevõtja peab kaupmehega ühendust võtma ja küsima täpset koopiat tehingu kviitungist. Ostja saadab teile kaupmehe kviitungi. Kaupmees võib oma juhtumi abistamiseks edastada ka muid kaalukaid tõendeid. Näiteks kui tarbija väidab, et ta pole kunagi makstud toodet kätte saanud ja seetõttu peaks ta raha tagasi saama, võib kaupmees saata tarneteenuse (nt FedEx või UPS) e-kirjaga kinnituse, mis tõendab, et toode tarniti tarbija aadress. Kui olete kõik tõendid kätte saanud, analüüsite neid ja otsustate, kas arveldusviga on ilmnenud. Pidage meeles, et teie uurimine peab olema “mõistlik”. Seetõttu ärge tehke lihtsalt liigutusi. Selle asemel küsige kõiki asjakohaseid tõendeid ja vajadusel järelmeetmeid. Kui teie uurimine ei vasta mõistlikkuse standardile, võib tarbijal olla võimalus teie protsess edukalt vaidlustada.
4
Parandage viga. Kui ilmnes arveldusviga, peate vea parandama, krediteerima tarbija kontot vastava rahasummaga ja saatma tarbijale parandusteate. Need toimingud peavad toimuma kahe täieliku arveldustsükli jooksul (tavaliselt 60 päeva jooksul) pärast tarbija teate saamist.
5
Selgitage nõude tagasilükkamise põhjuseid. Kui järeldate, et arveldusviga ei esinenud ja tarbija konto tasud olid täpsed, peate pärast tarbija teatise saamist saatma tarbijale otsustuskirja kahe täieliku arveldustsükli jooksul. Teie otsustuskiri peaks üksikasjalikult selgitama, kuidas teie uurimine läbi viidi ja miks arvate, et arveldusviga ei esinenud. Kaasake kirjeldus, kellega rääkisite ja saadud tõendid. Selgitage, et pärast kõigi faktide läbivaatamist ei tekkinud väidetavat arveldusviga tegelikult. See otsustuskiri on üks tõendite allikas, kui tarbija kaebab teie otsuse edasi. Näiteks võib tarbija teie otsuse edasi kaevata, väites, et teie uurimine ei vasta seaduses nõutud mõistlikkuse standardile. Kui see juhtub, võite viidata oma otsustuskirjale, et näidata igale haldusasutusele või kohtule, et tegite põhjaliku otsingu ja jõudsite usutavale järeldusele.
6
Kinnipeetud maksete vaidlustamine. Kui tarbija teie otsusega ei nõustu, võib ta jätkata teilt vaidlusaluste rahaliste vahendite kinnipidamist. Kuigi tarbijatel on seaduslik volitus teatud olukordades makseid kinni pidada, on teil ka juriidiline volitus võtta teatud toiminguid, et proovida oma raha kätte saada. Näiteks võite julgustada tarbijat lahendama vaidlust otse kaupmehega. Kui see juhtub, võite taotleda kaupmehelt kirjalikku teatist mis tahes lahenduse kohta ja parandada sel ajal vead. Lisaks saate teatada kinnipeetud summast kui “vaidlustatud” mis tahes krediidiasutustele. Siiski olge ettevaatlik, et te ei teataks summat kui “rikkumist”, välja arvatud juhul, kui olete kindel, et tarbija peab raha valesti kinni.
7
Krediitkaardi protsessi mõistmine. Kaupmehena saate kaupmehe teenuste eest tasudes teha krediitkaarditehinguid oma ostja (st oma panga) kaudu. Teie ostja sõlmib omakorda lepingu konkreetsete krediitkaardi väljastajatega, et saaksite nende krediitkaarte oma süsteemis aktsepteerida. Krediitkaardi väljastaja väljastab teatud krediitkaardifirmade krediitkaarte (nt Visa, MasterCard, American Express, Discover) tarbijatele, kes neid teie poes kasutavad. Kui sooritate ostu teie poest, säilitate iga krediitkaardi kviitungi koopia, et anda oma ostjale tagatisraha. Seejärel edastab teie ostja teabe krediitkaardi väljaandjale, kes võtab tarbijalt ostu eest tasu.
8
Mõelge tagasimaksete levinuimatele põhjustele. Kui tarbija pole konkreetse krediitkaarditehinguga rahul, võib ta tasu vaidlustada oma krediitkaardi väljastajaga. Vastuseks võib krediitkaardi väljastaja väljastada teie omandajale tagasimakse, mis tavaliselt esitatakse tagasimakse põhjuse koodi kujul. Need koodid näitavad teie omandajale tagasimakse põhjust. Levinud Visa tagasimakse põhjuskoodid hõlmavad järgmist: Põhjuskood 30: Teenused ei pakuta või kaup ei ole vastu võetud Põhjuskood 53: ei ole kirjeldatud või kaup on defektne Põhjuskood 62: võltsitud tehing Põhjuskood 73: aegunud kaart Põhjuskood 81/83: pettus
9
Vastake koopiataotlustele. Kui tagasimakse väljastab krediitkaardi väljastaja, saadab krediitkaardi väljastaja teie vastuvõtjale teate. Kui see juhtub, on teie omandajal 30 päeva aega tehingukviitungi koopia krediitkaardi väljastajale tagasi saata. Kui omandajal ei ole kõnealuse kviitungi koopiat, võib ta päringu teile edastada. Kui see juhtub, ütleb omandaja teile täpselt, kui kaua peate vastama. Kui saate koopiataotluse, peaksite leidma vastava kviitungi, tegema koopia ja saatma selle oma omandajale tagasi. Teie ostja edastab selle krediitkaardi väljastajale. Veenduge, et koopia oleks loetav, et kumbki osapool saaks tehingust selgelt aru. Olenemata sellest, kas otsustate koopia saata, veenduge, et säilitaksite dokumendid, mis tõendavad selle saatmist ja vastuvõtmist. Mõned krediitkaardi väljaandjad võivad teiega koopiataotluse saamiseks otse ühendust võtta. Kuigi te ei ole kohustatud täitma krediitkaardi väljastaja suulisi taotlusi, võite seda tehes protsessi kiirendada.
10
Nõustuge tagasimaksega. Kui krediitkaardi väljastaja saab arveldusvea uurimiseks vajaliku teabe (sh teie kviitungite koopiad), teeb ta otsuse. Kui nad järeldavad, et tekkis arveldusviga, väljastavad nad tagasimakse. Kui tagasimakse tehakse, saadab krediitkaardi väljastaja vaidlusaluse tehingu teie vastuvõtjale tagasi koos kehtiva põhjuskoodiga. Siinkohal saab teie omandaja otsustada tagasimakse ise lahendada või edastada tagasimakse teile. Kui tagasimakse on seaduslik, peate võib-olla sellega nõustuma ja edasi liikuma. Kui nõustute tagasimaksega, siis raha, mille oleksite saanud krediitkaardi väljaandjalt vaidlusaluse tehingu eest, ei laeku. Kui aga olete vaidlusalusest tehingust raha juba kätte saanud, töötab tagasimakse tehingu tühistamiseks ja peate krediitkaardi väljastajale tagasi maksma.
11
Esitage tehing uuesti oma omandajale. Kui te tagasimaksega ei nõustu, saate tehingu oma omandajale uuesti esitada. Teie omandaja peab esildise üle vaatama ja kui ta nõustub teie seisukohaga, esitab ta tagasimakse uuesti krediitkaardi väljastajale. Kui teie ja teie vastuvõtja esitate krediitkaardi väljastajale tagasimakse uuesti ja esitate selle uuesti, peaksite veenduma, et teil on oma nõude kinnitamiseks tõendid. Pidage meeles, et krediitkaardi väljastaja on juba korra kindlaks teinud, et tehing oli viga. Nad ei tühista oma otsust ilma selgete tõenditeta vea kohta. Kui krediitkaardi väljastaja nõustub tagasimakse uuesti esitamisega, teie raha kustutatakse ja saate tehingu raha kätte.
12
Esitage vahekohtule. Kui krediitkaardi väljastaja ei nõustu endiselt teie ja krediitkaardi omaniku vahelise tehinguga, on krediitkaardi väljastajal tavaliselt võimalus pöörduda vahekohtusse, et teha kindlaks, kes vastutab vaidlusaluse tehingu eest. Arbitraaži esitab kõige sagedamini krediitkaardi väljastaja krediitkaardiettevõttele. Näiteks võivad Visa väljaandjad pöörduda vahekohtusse otse Visa kaudu. Vahekohtumenetluse käigus otsustab krediitkaardiettevõte (nt Visa, MasterCard, Discover), milline osapool tehingu eest vastutab. Krediitkaardiettevõte vaatab üle kõik kummagi poole esitatud dokumendid ja teeb selle teabe põhjal otsuse. Krediitkaardifirma otsus on enamasti lõplik ja seda tuleb järgida.
13
Makske tagasimakse tasud. Kui saate tagasimakse, võtavad krediitkaardi väljastaja ja krediitkaardifirma teilt tasu. Esiteks võtab krediitkaardi väljastaja teilt välja otsimistasu, mida hinnatakse selleks, et krediitkaardi väljastaja saaks vaidlusalust tasu uurida. Need tasud võivad ulatuda 5–15 dollarini. Teiseks, kui krediitkaardi väljastaja väljastab tagasimakse, võtab ta teilt tagasimaksetasu, mis jääb tavaliselt vahemikku 15–40 dollarit. Kui töötate Visa või MasterCardiga, on neil ranged piirangud sellele, kui palju tagasimakseid saate enne teie tegemist teha. peavad osalema tagasimaksete jälgimise programmides. Nende programmidega kaasneb tavaliselt trahv, mis võib ulatuda 5000 dollarini.
14
Olge oma poliitikad selged. Kuigi see pole nõutav, on üks viis tagasimaksenõuete vältimiseks esitada müügikviitungitel selgelt oma eeskirjad. Need eeskirjad peaksid olema eelnevalt trükitud kliendi allkirjarea lähedale. Veenduge, et poliitika oleks igal kviitungi eksemplaril loetav. Need eeskirjad aitavad teil pöörduda krediitkaardi väljaandja poole, kui peaks tekkima tagasimaksenõue. Näiteks kui te ei luba tagasimakseid pärast 30 päeva möödumist, märkige “Pärast 30 päeva tagasimakseid ei toimu”. Selle stsenaariumi korral, kui krediitkaardi väljastaja algatab tagasimaksenõude, kuna tarbija ütles, et tema ostetud kauba eest võeti tasu ja tagastati 40 päeva hiljem, on teil tõendeid selle kohta, et raha tagasi ei maksta ega algatada tagasimakset. tarbija kviitungil olevale selgele poliitikaavaldusele.
15
Deposiidikviitungid viivitamatult. Kaupmehena peate kindlaksmääratud aja jooksul oma müügi- ja krediidikviitungid ostjale hoiule andma. Näiteks nõuab Visa, et töötleksite iga tehingut 180 päeva jooksul pärast selle toimumist. Need tähtajad võivad aga teatud tegurite tõttu muutuda ja enamik kauplemislepinguid nõuavad, et teeksite kviitungi sissemakse ühe kuni viie päeva jooksul pärast tehingut. Kui sissemakseid ei tehta õigeaegselt, võib see kaasa tuua “hilinenud esitluse” tagasimaksed ( st viisa põhjuskood 74), mis ilmnevad siis, kui te ei deponeeri kviitungeid nõutud aja jooksul. Kui te ei deponeeri kviitungeid oma ostjale, võite kaotada raha ja mõjutada negatiivselt klienditeenindust.
16
Logige tehinguid hoolikalt. Veenduge, et ebakorrektsed tehingud oleksid nõuetekohaselt tühistatud ja igalt tarbijalt võetakse ostu eest tasu ainult üks kord. Kui tehinguid sisestatakse süsteemi rohkem kui üks kord või kui deponeerite nii oma koopia kui ka tehingukviitungi pangakoopia või deponeerite sama tehingu mitmele vastuvõtjale, võite tarbijalt ostu eest mitu korda tasuda. Kui see juhtub, vaidlustavad tarbijad tõenäoliselt mitmed tasud ja krediitkaardi väljastaja esitab teie vastu “dublikaattöötluse” tagasimakse (st Visa põhjuskood 82).
17
Hoidke tarbijaid kursis. Kui tarnite kaupu tarbijale, hoidke neid viivituste osas ajakohasena. Lisaks andke tarbijale teada, millal ta võib eeldada, et toode on ukse ees. Kui suhtlete oma tarbijatega, vähendate tõenäosust, et nad tasu vaidlustavad.
18
Saatke kaup enne kviitungite deponeerimist. Kui deponeerite krediitkaardi kviitungi oma ostjale, edastab see teabe tarbija krediitkaardi väljaandjale ja tarbijalt võetakse tema krediitkaardilt tasu. Kui tarbijad näevad oma igakuisel väljavõttel tasu enne teie toote või teenuse saamist, võivad nad tasu vaidlustada. Seetõttu esitage deposiidikviitungid alles pärast toote saatmist või teenuse osutamist ostjale.