Arve on arve teie klientidele pakutavate kaupade või teenuste eest. Peaksite arved viivitamatult saatma, kuid mõnikord peate need uuesti saatma. Näiteks võisite teha algsel arvel vea või teie klient on oma koopia kaotanud. Arve uuesti väljastamiseks tehke originaalis vajalikud parandused ja muutke arve numbrit. Kui teie klient ei maksa kohe, saatke maksemeeldetuletus. Kui asute väljaspool USA-d, konsulteerige raamatupidajaga, kas teie arve oli käibedeklaratsioonis.
1
Tuvastage, milline teave on muutunud. Näiteks võis keegi oma tellimust suurendada või tegite algsel arvel vea. Sirvige läbi iga arvel olev teave ja otsige muudatusi järgmistes: klienditeave summa tasumise tähtaeg; pakutavate kaupade või teenuste kirjeldus
2
Parandage arve. Minge oma arveldustarkvarasse ja värskendage teavet, mida tuleb muuta. Peaksite muutma arve numbrit nii, et see kajastaks seda, et see on muudetud. Näiteks arve number 12567 oleks 12567-R. Pange dokumendi ülaossa sõnad “Muudetud arve”. Samuti peaksite muutma arve kuupäeva. Kui teie klient lihtsalt kaotas arve, ei pea te teavet värskendama ega lisama sõnu “Muudetud arve”. ülaosas. Selle asemel esitate lihtsalt uue koopia arvest, mis pole muutunud.
3
Vajadusel pikendage tähtaega. Kui pidite osutatavate lisateenuste kajastamiseks arvet üle vaatama, pikendage maksetähtaega. Siiski ei pea te tähtaega pikendama, kui teie klient lihtsalt kaotas oma koopia.
4
Printige oma arve välja. Peate oma kliendile saatma muudetud arve koopia, seega printige see välja ja valmistuge saatmiseks ette. Paljud arvete koostamise tarkvaraprogrammid võimaldavad teil arveid saata e-posti teel, seega saatke need nii, kui see on mugavam. Printige oma dokumentide jaoks välja koopia ja klammerdage see algsele arvele.
5
Vormindage tavaline ärikiri. Peate uuele arvele lisama lühikese märkuse ja selgitama muudatusi. Avage tühi tekstitöötlusdokument ja määrake fontiks midagi loetavat, nt Times New Roman 12 punkti.Kui teie ettevõttel on kirjaplangid, siis jätke lehe ülaossa ruumi kirjaplangi jaoks.Kui saadate oma arve PDF-vormingus , siis võite selle kaaskirja e-kirja sisestada.
6
Selgitage arvel tehtud muudatusi. Teie kirjast peaks selguma, miks te arve uuesti saatsite. Näiteks võisite teha vea võlgnevuse arvutamisel. Võite kirjutada midagi sellist: “Kaasasolev arve kajastab parandatud tasumisele kuuluvat summat. Vabandan algsel arvel esineva vea pärast.” Kui muudatusi ei olnud, kirjutage midagi sellist: “Olen esitanud täiendava koopia 30. mai 2017. aasta arve vastavalt teie soovile.â€
7
Tuletage kliendile meelde maksetähtaega. Teie arvel võib maksetähtaeg juba kirjas olla, kuid tasuks kirjas tähtpäeva korrata. Näiteks võite kirjutada: “Meeldetuletuseks, maksetähtaeg on 1. juuli 2017.”
8
Lõpetage kiri. Tuletage kliendile meelde, et ta võtaks teiega ühendust, kui tal on küsimusi, mis on eriti oluline, kui olete muutnud kliendi võlgnevust. Tänage neid nende äri eest ja lisage “Lugupidamisega” ja teie allkiri.
9
Seadistage tavaline ärikiri. Kui te maksetähtpäevaks ei laeku, koostage kliendile saatmiseks kiri. Mõned kliendid unustavad arvete tasumise aja, seega võib abiks olla sõbralik meeldetuletus. Vormindage ärikiri. Võite saata hilinenud maksete meeldetuletuse ka meili teel, kui arvate, et see on lihtsam.
10
Selgitage, miks te kirjutate. Esimeses lõigus öelge kliendile, et tema konto maksetähtaeg on hilinenud ja saadate selle kirja maksemeeldetuletuseks. Näiteks võite kirjutada: “See kiri on meeldetuletus, et teie konto on nüüd ületatud. Vältige viha näitamist ega kliendi ründamist. Vigu juhtub, nii et proovige olla mõistev.
11
Tehke kindlaks, millised arved on tasumata. Kirjutage midagi sellist: “Me ei ole saanud makset järgmiste arvete eest”. Lisage arve number, arve maksetähtaeg ja võlgnetav summa. Kui kliendil on mitme arve maksetähtaeg hilinenud, loetlege need veergudes.
12
Loetlege kliendi maksevõimalused. Muutke palga saamine võimalikult lihtsaks. Tuletage kliendile meelde, milliseid makseviise te aktsepteerite, nt sularaha, suuremaid krediitkaarte, isiklikku tšekki jne. Kui aktsepteerite võrgumakseid, lisage link veebisaidile.
13
Tuletage kliendile oma viivist meelde. Üle 30 päeva hilinenud maksete eest võite nõuda viivist. Nüüd on aeg meelde tuletada kliendile neid tingimusi, mis peaksid ajendama teda teile kiiresti maksma. Näiteks võite kirjutada: “Nagu ilmselt teate, on teie maksetähtajad 30 päeva alates arve väljastamise kuupäevast. 5% hiline tasu hinnatakse, kui me selleks ajaks makset ei saa.Ärge ähvardage selles kirjas kohtusse kaevata. Kui klient siiski keeldub maksmast, hoidke seda ähvardust järgmise kirja jaoks.
14
Lõpetage kiri. Täname klienti kiire tähelepanu eest ja tuletage meelde, et tegemist on hinnatud kliendiga. Tippige “Lugupidamisega” ja seejärel lisage alla oma nimi.
15
Saada kiri. Lisage kiri koos tasumata arve koopiaga. Saatke kiri kinnitatud postiga, taotlege tagastuskviitungit, et teaksite, millal see kätte on saadud. Ärge unustage säilitada kirja koopiat enda jaoks.
16
Vajadusel kirjutage täiendavaid tähti. Loodetavasti piisab ühest kirjast. Kui ei, peaksite koostama täiendavad maksemeeldetuletused. Teie võla sissenõudmise võimalus väheneb, kui teie arve tähtaeg on üle 60 päeva hilinenud.