Arveldussüsteemi olemasolu on oluline klientide või muude ettevõtete arvete jälgimiseks. Arveldusküsimuste lahendamiseks on palju teenuseid ja tarkvaraprogramme. Nende teenuste või programmide regulaarne kasutamine aitab teil hoida arveldusandmeid ja teavet ajakohasena. Arveldussüsteemi seadistamiseks järgige neid samme.
1
Kasutage võrguühenduseta arveldussüsteemi. Tõenäoliselt kasutate juba teatud tüüpi arveldussüsteemi. Saate jälgida makseid kirjaliku loendi, arvekoopiate virna või arvutustabeliprogrammi (nt Exceli) kaudu. Kui olete piisavalt organiseeritud, võib seda tüüpi süsteem väikeettevõtte jaoks töötada, eriti kui tegelete suhteliselt väikese tehingumahuga. Kui teil pole ühtegi olemasolevat arveldussüsteemi, kaaluge enne arveldustarkvarasse investeerimist seda tüüpi lihtsa võrguühenduseta süsteemi kasutamist.
2
Otsustage arveldustarkvara kasutamine. Kui arvelduse jälgimine võrguühenduseta süsteemiga hakkab liiga palju aega võtma, peaksite selle asemel kasutama arveldustarkvara. Need süsteemid saavad täita selliseid ülesandeid nagu arvete korraldamine ühes kohas, eraldamine kliendi ja maksetähtaja järgi ning arvete genereerimine. Mõned neist võivad koostada ka kuu- ja aastaaruandeid, et anda ülevaade teie saadaolevatest arvetest. Seda tüüpi süsteemi rakendamine võib aidata teil kinni pidada tasumata maksetest, mida te muidu kahe silma vahele jätate.
3
Võrrelge arveldustarkvara pakette. Seal on palju arveldustarkvarasüsteeme ja igaüks neist pakub erineva suuruse ja keerukusega ettevõtetele veidi erinevaid funktsioone. Mõned neist on tasuta, teised võivad nõuda esialgset tasu või liitumistasu. Igaüks neist pakub ka erinevaid funktsioone, mis võivad olla teile kasulikud või mitte. Nendel põhjustel on oluline uurida oma tarkvaravalikuid ning valida see, mis teie vajadustele ja eelarvele kõige paremini sobib.Mõned populaarsemad valikud on: FreshBooks.Zoho.SliQ Invoicing.Intuit Quickbooks.Invoice2go.Express Invoice.kBilling.PaySimple. Proovige leida arveldustarkvara või -teenus, mis võimaldab teil arveid jälgida, pakub vahendeid vaidluste lahendamiseks, tavaliste arveldustavade erandite käsitlemist ja võimaldab teil teha märkmeid. Enne allalaadimist ja allalaadimist veenduge, et suudate täita potentsiaalse arveldustarkvara tehnilised nõuded. /või toote eest tasumine. Tarkvara nimega Billing Organizer Pro töötab näiteks ainult teatud Windowsi operatsioonisüsteemide versioonide puhul.
4
Installige valitud arveldussüsteem. Kui olete valinud arveldustarkvara kasutamise, makske oma uue süsteemi eest ja installige see. Paljudel juhtudel on parem lasta professionaalil tarkvara arvutisse või arvutisüsteemi installida. See tagab, et kogu tarkvara on õigesti installitud ja töötab korralikult.
5
Määrake oma maksetingimused. Olenemata sellest, kuidas te makseid jälgite, on arveldussüsteemi seadistamise oluline osa tavaliste maksetingimuste selgeks tegemine. Kui teil pole maksetingimusi, ei tea kliendid maksetähtaega ja loodavad, et tuletate neile (sageli mitu korda) enne tasumist meelde. Seadistage tingimused, mitu päeva on kliendil pärast müügi sooritamist selle müügi eest tasumiseks aega. Näiteks otsustavad paljud ettevõtted tasuda 15 või 30 päeva jooksul pärast müüki. Samuti saate erinevatele klientidele määrata erineva makse pikkuse . Lisage need tingimused lihtsalt nendega sõlmitavatesse lepingutesse. Võtke arvesse, kuidas kliendid ja teie tarnepartnerid võivad teile arveid maksta. Kaaluge nendega oma uue või muudetud arveldussüsteemi arutamist, et tagada nende koostöö selle kasutamisel. Olenemata valitud maksetingimustest veenduge, et rakendate neid järjepidevalt.
6
Sisestage oma süsteemi klienditeave. Kaasake sellised üksused nagu krediitkaarditeave, arveldus- ja postiaadressid ning olemasolevad maksetähtpäevad. Võtke kogu teave, mille olete kontoris, peas või laual olevates paberites laiali laotanud, ja sisestage see oma uude süsteemi. Teabe sellisel viisil korraldamine võib olla aeganõudev, kuid kui kõik on ühes kohas, siis see lihtsustab oluliselt teie arveldusprotsessi.
7
Lisage kõik standardsed arveldusartiklid ja tasutud summad. Võimalik, et saate säästa arvetega töötamise aega, kui peate tüüpilised arvelduskulud oma süsteemi sisestama ainult üks kord. Näiteks kui võtate tunnitasu, võite selle teabe sisestada, et tarkvara saaks arvutada kogu arve. Teise võimalusena võite arvete koostamisel aja säästmiseks lisada materjalitasusid või muid standardtasusid, mida sageli küsite.
8
Koostage arveldusarved. Neid arveid võib välja printida ja klientidele posti või meiliga saata. Mõned tarkvarapaketid sisaldavad ka automaatset arvete koostamist ja meili saatmist. Teise võimalusena võite arvete koostamise ja saatmise eest vastutada töötaja. Enne klientidele saatmist kontrollige oma arveid vigade suhtes, et vältida hilisemaid probleeme või argumente. Arve peaks sisaldama järgmist:Pakutud tooted või teenused.Pakutud kogus (tunnid või toodete arv).Kaasatud kulud (sealhulgas mõnel juhul kviitungite koopiad) Tasumisele kuuluv summa.Maksetähtaeg.Teie enda tarbeks , võite lisada ka arve numbri ja/või kliendi numbri.
9
Registreeri maksete laekumine. Jälgige, millal klient teile maksis ja milline oli maksesumma. Sisestage see teave alati kiiresti oma arveldussüsteemi, et te seda tegemata ei unustaks. Kui seda teavet ei sisestata, võite klienti ekslikult süüdistada arve tasumata jätmises.
10
Saatke klientidele arve tasumise meeldetuletusi. Saatke klientidele sõbralik meeldetuletus, enne kui arve saabub. Seda tuleks eelistada klientidele, kes pole veel hilinenud arvet tasunud ja kes saavad tagada, et saate makse õigeaegselt ja korrapäraselt. Meeldetuletuse saatmine annab teile ka võimaluse oma klientidega ühendust võtta, küsides tagasisidet, jagades uudiseid oma ettevõtte kohta või avaldades klientidele tunnustust.
11
Kehtestage hilinenud maksepoliitika. Hilinenud maksete edukaks käsitlemiseks peab teil olema standardne poliitika. Teie poliitika peaks määrama hilinenud maksete käsitlemise esimesed sammud, näiteks õrna meeldetuletuse saatmine paar päeva pärast maksetähtpäeva, kui makset pole tehtud. Siit peaksite määrama intensiivsemad toimingud, mida tehakse, kui maksed jäävad tasumata 30, 60 ja 90 päeva jooksul. Näiteks saate peatada saadetiste või teenuste osutamise klientidele, kelle arved on hilinenud üle 30 päeva. Teie poliitikas tuleks määrata ka maksimaalne lubatud hilinenud päevade arv enne õiguslike meetmete võtmist.
12
Tehke vanuseanalüüs. Vanuseanalüüs jälgib, mitu päeva on teie tasumata arvete tähtaeg hilinenud. Seda tüüpi analüüsi tegemine võimaldab teil tasumata arveid ära tunda ja nende alusel tegutseda vastavalt sellele, mitu päeva need hilinevad. Vanuseanalüüsi saab kõige paremini teha raamatupidamis- või arveldustarkvara, kuid seda saab teha ka käsitsi, uurides iga kuu tasumata arveid, et hinnata nende hilinemist.