Varahaldussüsteeme saab seadistada füüsiliselt või spetsiaalse tarkvara abil ning nendega saab hallata füüsilisi varasid, tarkvara või digitaalset meediat. Aitame teil välja mõelda, kuidas valida ja seadistada süsteem, mis vastab teie ettevõtte vajadustele kõige paremini!
1
Määratlege oma varad. Tuvastage kõik teie ettevõtte hallatavad või omavad varad. Varad on kõik füüsilised, digitaalsed või immateriaalsed esemed, millel on teie ettevõtte jaoks väärtus. Varad võivad olla kõik alates põhivarast, nagu masinad, sõidukid või hooned, kuni digitaalse sisu või tarkvarani. Määratlege need asjad nii, nagu need teie ettevõtte jaoks konkreetselt kehtivad. Millised objektid toodavad teie jaoks väärtust? Teie varasid nimetatakse ühiselt teie varade portfelliks.
2
Tehke oma vara inventuur. Oma praegusest varaportfellist ja tulevastest varade kuludest hea pildi saamiseks peate loendama, korrastama ja hindama oma praegusi varasid. Samuti peaksite hoolikalt hindama oma varade seisukorda ja võtma arvesse nende füüsilist asukohta. Vara väärtust tuleks hinnata õiglase turuväärtuse arvutuse abil. See summa esindab vara potentsiaalset müügiväärtust, mitte selle suhtelist, majanduslikku või raamatupidamislikku väärtust. See ei ole sama, mis teie ettevõtte maksude ja finantsaruannete jaoks kasutatavate varade amortisatsioonibaas.
3
Tehke kindlaks varade nõudlus. Siin on eesmärk kindlaks teha, kui palju väärtust teie varadega tuleb luua. See ühendab aktsionäride väärtuse loomise nõudluse, klientide toodete nõudluse ja regulatiivsed nõuded. See teave aitab teil määrata teenuse taset, mis siin viitab sellele, kui palju, kui sageli või mitu korda peate iga vara väärtuse loomiseks kasutama.
4
Määrake iga vara kogumaksumus selle eluea jooksul. Pärast vara teenindustaseme kindlaksmääramist peate määrama varade hooldus-, hooldus- või remondikulud, et hoida neid sellel teenindustasemel. Remondikulud ühendavad tegeliku remondikulu tõenäosusega, et vara vajab oma eluea jooksul remonti.
5
Vähenda riski. Mõõtke varariski, et tuvastada ja minimeerida oma riskipositsiooni. Vararisk hõlmab võimalust, et teie varad lagunevad või ei anna piisavalt väärtust, ja selle ebaõnnestumise maksumust. Seda teavet analüüsides saate hinnata oma varade potentsiaalseid kulusid aja jooksul ja leida viise selle riski minimeerimiseks. Näiteks võite kavandada protsesse riskantsete varade asendamiseks või ajutiselt kasutada nende asemel alternatiivseid varasid. See vähendaks vara rikkega seotud kulusid. Selle hindamise abistamiseks võite kasutada tõenäosustabelit.
6
Minimeerige kulud. Otsige võimalusi oma varade omandamise, haldamise, hooldamise, teisaldamise või kasutamise tõhususe optimeerimiseks. See sõltub peamiselt teie ettevõtte varade olemusest. Mõelge varade pika aja jooksul ülalpidamise kuludele ja otsustage, kas oleks kuluefektiivsem lihtsalt välja vahetada. Teise võimalusena võite leida tõhusamaid meetodeid oma varade liigutamiseks vastavalt vajadusele. Kulude vähendamise ideede leidmiseks konsulteerige oma juhtkonnaga.
7
Määrake oma varahaldusvajadused. Enne oma ettevõtte jaoks õige varahaldustarkvara valimist peate kontrollima, millist tüüpi varasid soovite hallata. Samuti peaksite kaaluma, millised on teie eesmärgid selle süsteemi rakendamisel. Mida proovite selle muudatusega saavutada või lahendada? Kas see süsteem peab sobituma organisatsiooniliste või juhtimisstruktuuridega? Nendele küsimustele mõtlemine võib aidata teil valida õige varahaldustarkvara. Samuti peaksite kaaluma, kas seda tüüpi süsteemi rakendamise maksumus on suurem kui väärtus, mida see ettevõttele toob. Võib-olla tõmbab selle süsteemi jaoks kõike muutmine teid rohkem tagasi kui süsteem viib teie äri edasi.
8
Valige tarkvara, mis mahutab erinevat tüüpi varasid. Need võivad olla IT-, mitte-IT- ja muud varakomponendid vastavalt teie vajadustele. Teie tarkvara valik sõltub ka teie tarkvaraportfelli suurusest ja keerukusest. Mõelge oma eesmärkidele seda tüüpi süsteemi rakendamisel ja veenduge, et need saavutataks teie valitud tarkvaraga. Näiteks mõned mainekad varahaldusprogrammid, mida kaaluda, on järgmised: mHelpDesk, Microsoft Dynamics CRM, Spiceworks, NetSuite ja Samanage.
9
Alustage tasuta prooviperioodiga. See aitab teil tutvuda programmi funktsioonidega. Seejärel saate valida tarkvarapakkuja pakutavate erinevate versioonide vahel. Vaadake iga programmi sorti ja hinnake selle kasutusmugavust ja seda, kui hästi see sobib teie ülejäänud organisatsiooniga.
10
Kontrollige selle konkreetse varahaldustarkvara tõhusust. Näiteks kontrollige, kas see sisaldab täielikku arvutiauditit ja riistvara leidmist, tarkvara avastamist ja kasutamist, muude varade automaatset leidmist kasutajasõbralikus vormingus, et hõlpsasti juurde pääseda. Veenduge, et teie tarkvara tagab tarkvaralitsentside haldamise ja vastavuse ning aitab. tarkvara auditiga.
11
Seadistage oma varahaldustarkvara. Ostke tarkvara ja käivitage seadistus oma süsteemis vastavalt juhistele. Tõenäoliselt suunab tarkvara teid oma tarkvara ja süsteemielementide inventuuri tegema.
12
Mõelge välja oma salvestusvajadused. Digitaalne varahaldus (DAM) viitab süsteemile, mis haldab digitaalset meediasisu ja -teavet, sealhulgas selliseid asju nagu fotod, helifailid, turuteave, videod ja klienditeave. Seda sisu saab hõlpsasti hallata DAM-tarkvara abil. Et otsustada, millist tüüpi DAM-süsteemi kasutada, peate esmalt hindama oma varasid. Näiteks: kui suur on teie andmete ja sisu maht? Määrake mõõtmine terabaitides või gigabaitides. Kuidas on andmed/sisu vormindatud? Milliseid failitüüpe te kasutate?
13
Määrake oma varadele juurdepääsu vajadused. Teine oluline tegur kasutatava DAM-tarkvara tüübi määramisel on see, kes vajab sisule juurdepääsu ja millal ta seda vajab. Mõelge ka sellele, kus sisu hoitakse. Kas sisu salvestatakse teie serverisse ja DAM sellele pääseb juurde või salvestatakse pilves? Lisaks selgitage välja, kas välised osapooled, nagu kliendid või müüjad, peavad süsteemile juurde pääsema. Mõne DAM-i tarkvarapaketiga võib see olla lihtsam kui teistega.
14
Leidke DAM-süsteem, mida kasutada. DAM-tarkvaral on suur turg, kus on palju erinevaid konkurente, kes kõik pakuvad veidi erinevaid võimalusi. Mõned neist valikutest on veebipõhised ja mõned on teie süsteemi installitud. Nad pakuvad tohutut valikut erinevaid teenuseid ja suudavad käsitleda erinevaid andmemahtusid. Mõned populaarsemad süsteemid on järgmised: Canto.Celum.Nuxeo.EnterMedia.Widen.
15
Käivitage oma DAM-süsteem. Võrrelge erinevaid DAM-i valikuid ja valige see, mis vastab varem tuvastatud vajadustele. Siit saate proovida tasuta prooviversiooni, kui tarkvarapakkuja seda pakub. Vastasel juhul võite lihtsalt osta tarkvara ja alustada andmete laadimist. Täpne protsess on teenusepakkujate ja tarkvaraplatvormide lõikes erinev, kuid eeldage, et töötate koos tarkvaraga teie sisu üleslaadimiseks ning seejärel seadistage vastavalt vajadusele levitamine ja salvestusruum.