Kui annate oma klientidele krediiti, peate seadistama debitoorsete arvete jaoks protseduurid. Nõue tekib siis, kui lubate kliendil toote kohe oma valdusse võtta või teenust saada vastutasuks lubaduse eest tulevikus maksta. Teisisõnu tähendab see, et lubate neil teie tooted oma valdusse võtta enne, kui nad teile maksavad. Kui teie ettevõte aktsepteerib krediitkaarte, juhib riski krediitkaardiettevõte. Kui aga kliendid kavatsevad maksta sularaha või tšekkidega, tuleb teil hallata maksete ja riskide kontrollimist. Debitoorse võlgnevuse protsess hõlmab protseduuride seadistamist krediidi pikendamiseks, arvete koostamiseks, tasumisele kuuluvate maksete ja laekunud maksete arvestuse pidamiseks ning raamatupidamisfunktsioonide täitmiseks.
1
Töötage välja krediidi taotlemise protsess. Otsustage, kas annate krediiti üksikutele klientidele või ainult teistele ettevõtetele. Laske kõigil taotlejatel täita taotlus, mis annab teile nende krediidivõime hindamiseks vajalikku teavet. Kontrollige kõiki taotlejaid. Krediti taotlevad isikud peaksid esitama teile oma nime, kontaktteabe, töökohateabe ja sotsiaalkindlustuse numbri. Krediidi taotlevad ettevõtted peaksid loetlema oma ärinime, raamatupidamisosakonna kontaktteabe, teiste ettevõtete viited kes on neile krediiti pikendanud ja nende ärijuhtide nimed.
2
Kehtestage müügitingimused. Koostage dokument, mis selgitab teie nõudeid ja kliendi kohustusi. Selles dokumendis tuleks täpsustada maksete tähtaeg. Näiteks võite märkida, et maksetähtaeg on 30 päeva pärast ostmist. Märkige, kui palju intressi küsite hilinenud maksete eest. Sätestada, et klient vastutab tagastatud tšeki tasude või võlgade sissenõudmistasude tasumise eest. Teie krediiditaotluse vormil peaks olema koht, kus taotlejad saavad kontrollida või allkirjastada, et kinnitada, et nad on tingimused läbi lugenud ja neist aru saanud.
3
Järgige tarbijakrediidi seadusi. Föderaalne kaubanduskomisjon (FTC) jõustab tarbijaid kaitsvaid seadusi. Tarbijakrediidi seadused reguleerivad seda, kuidas te klientidega krediiditeemadel suhtlete. Samuti tagavad nad, et klientidele antakse täielik teave teie krediiditavade kohta.Peate selgelt teatama oma intressimäära.Peate vastama arveldusveanõuetele määratud aja jooksul.Peate järgima võlgade sissenõudmise protseduuride eeskirju.Külastage FTC-d, et saada teavet. võlgade sissenõudmist reguleerivate seaduste, õiglase inkasso tavade seaduse ja tarbijate võrdsete krediidivõimaluste õiguste kohta
4
Õppige arve määratlust. Arve on dokument, mille ostja saab müüjalt müügi ajal. Selles kirjeldatakse üksikasjalikult pakutud tooteid ja teenuseid ning nende toodete või teenuste maksumust, samuti kuupäev, milleks makset oodatakse. Arve ei ole sama mis kviitung. Müügikviitung väljastatakse ainult juhul, kui klient on ostu sooritamise ajal täielikult tasunud. Kui klient maksab hiljem või mitme makse pealt, väljastate arve. Arve ei ole sama, mis väljavõte. Kliendile saadetakse väljavõte koos ühe või mitme ettevõtte jooksva arvega ja täpsustatakse tasumisele kuuluv kogusumma. Väljavõtted koostatakse kliendi jaoks arveldamise lihtsustamiseks.
5
Valige, kuidas te klientidele arveid esitate. Saate valida, kas saadate arved ise välja või võite palgata ettevõtte, kes seda teie eest teeb. Kui olete alles alustamas, kaaluge ise arve esitamist. See võimaldab teil arendada täielikku arusaamist oma ettevõtte rahandusest. Hiljem saate arvelduse kellelegi teisele üle anda.
6
Lisage arvele kogu asjakohane teave. Sõna “arve” peab olema selgelt kuvatud. Iga arve peab sisaldama ka konkreetset teavet, mis identifitseerib kliendi ja pakutavad kaubad või teenused. Samuti peaks sellel olema selgelt märgitud teie nimi, teie ettevõtte nimi ja maksete aadress. saata.Igale arvele tuleks anda kordumatu number.Kuupäev peab olema selgelt kuvatud.Sellel peaks olema kliendi nimi ja aadress ning teie ettevõtte nimi ja aadress.Esitage pakutava kauba või teenuse selge kirjeldus ja kuupäev Märkige tasumisele kuuluv summa ja maksetähtaeg.
7
Valige digitaalsete või füüsiliste arvete vahel. Saate saata paberarveid posti teel, digiarveid meili teel või mõlemat. Klient peab märkima, kuidas arveid saadetakse. Elektrooniline arveldamine on odavam ja mugavam kui paberarve. Kuid mõned kliendid ei tunne end mugavalt veebis finantsteavet saades. Samuti võib uue e-posti aadressi leidmine osutuda keeruliseks, kui kliendi e-posti aadress muutub.
8
Kaasa tagastusümbrik. See muudab kliendi jaoks makse edastamise lihtsamaks. Prindi ümbrikule eelnevalt oma aadress. Või võite kasutada aknaümbrikut, printida saatelehele oma aadressi ja juhendada kliente veenduma, et teie aadress kuvatakse läbi akna. Kui kliendid maksavad regulaarselt veebis või isiklikult, märkige see üles. Kui neil seda vaja ei ole, säästke oma kulusid ja ärge neile saatke. Kliendi jaoks maksmise hõlbustamiseks saate luua ka otsedeposiidi süsteemi, kus arveldatud summad võetakse klientide kontodelt automaatselt maha ja teile saadetud. Seda on teie vastavates pankades üldiselt lihtne seadistada.
9
Valige saadaolevate võlgade haldussüsteem. Võite olla rahul võrguühenduseta käsitsi sisestamise süsteemiga, mis kasutab Excelit. Kui aga teie ettevõte kasvab, võite oma protsessi automatiseerida saadaolevate arvete haldustarkvaraga, nagu QuickBooks. Teine võimalus on saadaolevate arvete veebitööriist, näiteks Mint või FreshBooks.
10
Kasutage saadaolevate arvete käsitsi jälgimise süsteemi. Kui kasutate käsitsi süsteemi, saate Excelis seadistada arvutustabeli. Looge veerud kuupäeva, kliendi nime, arve numbri, summa ja tasumise kuupäeva jaoks. Arvete väljasaatmisel ja maksete vastuvõtmisel salvestage tabelisse teave.Peate looma arvete jaoks dokumendimalli ja looma kõik arved käsitsi.Säilitage nõuete fail ja tasutud arvete fail. Tasumata arveid hoitakse nõuete hulgas Kui arved on tasutud, eemaldage need nõuete failist ja asetage tasutud arvete faili.
11
Jälgige saadaolevaid arveid tarkvaraprogrammiga. Kui kasutate nõuete valikuga raamatupidamistarkvara, võimaldab see hõlpsalt jälgida arveid ja makseid, mille tähtaeg on. Saate süsteemi laadida kogu oma klientide ja müügiteabe. See genereerib teile paber- ja digitaalsed arved. Kui teie programmil on Interneti-ühendus, saab see teie digitaalseid arveid klientidele saata. Saate käivitada aruande, mis annab teile teada, millised arved on veel maksmata, nii et te ei pea hoidma eraldi paberfaile tasutud ja tasumata arvete kohta. Tarkvaraprogramm suudab teha ka arvete vanuse analüüsi. See protsess eraldab tähtaja ületanud arved selle järgi, mitu päeva nende maksed hilinevad, võimaldades ettevõtete omanikel järgida inkassopoliitikat, mis määrab teatud toimingud, kui maksed hilinevad 30, 60 või 90 päeva.
12
Väljastada klientidele igakuiseid väljavõtteid. Väljavõte erineb arvest. Väljavõte väljastatakse kord kuus. See kirjeldab üksikasjalikult kõiki varasematel arvetel võlgnetavaid summasid. See näitab ka saadud makseid. Lõpuks arvutab see välja kõik tasumata jäägid. Jätkuvalt tasumata kontode jaoks tuleks välja töötada ja kasutusele võtta süsteem võlgnevuste kontode tuvastamiseks, jälgimiseks ja kogumiseks.
13
Kasutage protsessi automatiseerimiseks raamatupidamistarkvara. Kui koostate arve raamatupidamistarkvaras, teeb see automaatselt kande teie kuu finantsaruannetesse. Selle automatiseerimise eeliseks on see, et see säästab teie aega ja vaeva, kui peate sama teabe käsitsi sisestama mitu korda. Samuti vähendab see erinevatele aruannetele erinevate summade või teabe sisestamisel tekkivate vigade esinemist.
14
Registreerige teenuste müük krediidiga. Esiteks krediteerige müügikontole teenuse eest võlgnetav summa. Järgmisena debiteerige nõuete kontolt sama summa. Kui klient maksab, debiteerige tasutud summa sularahakontolt. Seejärel krediteerige debitoorsete arvete kontot sama summa ulatuses. Oletame näiteks, et saadate kliendile teenuse osutamise eest 5000-dollarise arve. Looge päevikukanne 5000-dollarise deebetiga arvetele. See suurendab bilansis saadaolevate arvete vara. Tehke päevikusse 5000 dollari suurune müügikrediit. See suurendab finantsaruande müüki.
15
Salvestage kaupade müük krediidiga. Esmalt tehke päevikukanded müügi ja sellega seotud saadaolevate arvete kirjendamiseks. Nii nagu teenuse puhul, krediteerite müügi- ja deebetkontosid. Järgmiseks peate registreerima kliendile müüdud laoseisu vähenemise müüdud kaupade maksumusena. Oletagem näiteks, et tegite 10 000 dollari suuruse müügitehingu, mille käigus müüsite kliendile 7000 dollarit kaupa. Tehke päevikusse kanne müügikrediit 10 000 dollarit ja deebet deebet 10 000 dollarit. Järgmiseks tehke päevikusse 7000 dollari suurune deebet müüdud kaupade maksumusest. See kajastub finantsaruannetes kuluna. Seejärel registreerige laokontole krediit 7000 dollarit. See vähendab bilansis laovara 7000 dollari võrra.
16
Arvesta halbade võlgadega. Õige viis halbade võlgade arvestamiseks on hinnata, kui palju arveid jääb tasumata ja koguneb iga kuu päevikukirjetesse nii palju. See tekkemeetod võimaldab teil registreerida võlgade kulud samal kuul, kui arveid väljastate. See on kooskõlas sobituspõhimõttega, mille kohaselt tuleb kulud kirjendada samal kuul kui tulud, mida nad teenida aitasid. Kui te ei kogune lootusetute võlgade kulusid ja lihtsalt ootate halbade võlgade kulu kajastamist, kui klient ei maksa , rikub see sobitamise põhimõtet. Näiteks kui arvate, et 40 000 dollari suurust arvet ei maksta ühe kuu jooksul, registreerige 40 000 dollari suurune kulu halbade võlgade kulukontole. See kuvatakse teie finantsaruandes kulureana. Samuti tehke bilansis halbade võlgade mahaarvamise kontole sama summa krediitkaardi kanne.Hiljem, kui tuvastate konkreetsed tasumata arved, registreerite deebeti halbade võlgade kontode allahindlusele ja krediit võlgnevustele.
17
Arvestage varajase makse allahindlusi. Kui pakute soodustust ennetähtaegse maksmise eest, maksab klient vähem kui arve kogusumma. Seejärel peate vahe kajastama müügisoodustuse kontol kasumi vähendamisena. See ühtlustab teie kasumiaruande erinevuse. Oletagem näiteks, et saatsite kliendile 1000 dollari suuruse arve ja pakkusite 10 päeva varem maksmisel 10 protsenti ehk 100 dollarit allahindlust. Seetõttu maksab klient ainult 900 dollarit. Looge päevikusse 1000 dollari väärtuses saadaolevate arvete kreedit. Salvestage müügi deebet 900 dollari eest ja veel üks deebet müügisoodustusele 100 dollari eest.
18
Koostage saadaolevate arvete vananemise aruanne. See aruanne annab teile üksikasjad kõigi tasumata arvete kohta. See on üles ehitatud nii, et see näitab, kui vanad arved on. See annab teile veerud jooksvate arvete kohta, mille maksetähtaeg on 0–30 päeva, 31–60 päeva viivis, 61–90 päeva viivis ja üle 90 päeva. Seda aruannet kasutaksite oma halbade võlgade kogunemise hindamiseks. Samuti saate seda kasutada järelmeetmeid vajavate arvete tuvastamiseks.