Raamatupidamine on teie igapäevaste äritehingute registreerimine. Peate registreerima nii väljaminevad kui ka sissetulevad rahad. Kuna dokumentatsioon on võtmetähtsusega, peate end organiseerima. Hoidke kviitungeid, arveid ja tühistatud tšekke. Pöörake erilist tähelepanu oma väikesele sularahale ja pidage meeles, et kontrollite oma kontosid vähemalt kord kuus.
1
Salvestage ärikulude tõend. Võlad arved on rahasumma, mille olete teistele inimestele ärikulude eest võlgu. Kui ostate varusid või tarvikuid, peate koguma kulude kohta tõendi. Vajate seda teavet ka hiljem maksustamise ajal. Salvestage järgmised dokumendid: arveldekviitungid panga väljavõtted krediitkaardi väljavõtted maksetõend mis tahes muud dokumentaalsed tõendid
2
Seadistage arvutustabel või pearaamat. Peate looma paberile elektroonilise arvutustabeli või pearaamatu. Kui te ei soovi seda ise teha, saate osta raamatupidamistarkvara, mis muudab raamatupidamise lihtsaks. Mõelge automatiseeritud süsteemile üleminekule, kui saate rohkem kui kaks arvet päevas või teie kulud kasvavad kiiresti.
3
Looge vajaliku teabe jaoks veerud. Lisate oma arvutustabelisse või pearaamatusse järgmise teabe, seega looge igaühe jaoks veerg: tarnija nimikonto number kulu tüüp (nt kontoritarbed, professionaalsed teenused jne) kuupäev, millal saite arve võlgnetava summa
4
Postitage teavet iga päev. Tähtis on mitte jätta tähelepanuta võlgnevusi ja unustada neid oma arvutustabelisse lisada. Harjutage iga päev teavet postitama. Kui teil on vähe väljaminekuid, võiksite postitada ainult kord nädalas või kuus, kuid oluline on meeles pidada rutiini.
5
Makske oma arveid õigeaegselt. Pidage meeles, et arveid tuleb maksta sageli kord nädalas. Ärge oodake tähtpäevani. Selle asemel andke endale tähtaega paar päeva ette. Arvete varajane tasumine on hea viis müüjatega tõhusate suhete hoidmiseks. Kui aga ettevõte on teid palganud raamatupidajana, on õigeaegne tasumine teie töökoha säilitamiseks vajalik.
6
Looge arve mall. Soovite, et teie arve oleks selge, et kliendid maksaksid võimalikult kiiresti. Lisage arvele järgmine teave: teie ettevõtte kontaktandmed teie ettevõtte logo (kui see on kohaldatav) selged maksetingimused, näiteks “makse tähtaeg on 30 päeva pärast arve kuupäeva” üksikasjad teie töötundide üksikasjade kohta, nimi tuleks kontrollida välja (eriti oluline, kui tegutsete fiktiivse ärinime all)
7
Säilitage maksetõend ja muud dokumendid. Nii nagu dokumenteerite oma kulud, dokumenteerige ka oma saadaolevad arved. Hoidke kinni järgmisest ja võimalusel looge elektroonilised koopiad:arved tühistatud tšekid ja maksetõend
8
Looge arvutustabel või pearaamat. Teil on vaja midagi, kuhu oma saadaolevate arvete teave sisestada. Valige arvutustabel või pearaamatu raamat. Kaaluge ka tarkvara kasutamist. Debitoorsete arvete jaoks saate kasutada sama tarkvara, mida kasutate võlgnevuste jaoks. Kui saate nädalas 5-10 arvet, peaksite kaaluma süsteemi automatiseerimist.
9
Sisestage saadaolevate arvete teabe veerud. Seadistage oma arvutustabelis või pearaamatus veerud järgmise teabe jaoks: kliendi nimi arve kuupäev arve numberamount võlgnevuse tähtaeg tähtpäevast möödunud makse laekus
10
Postitage regulaarselt teavet oma pearaamatutesse. Võtke harjumus püsida kursis summadega, mida teie kliendid teile võlgnevad. Te peaksite regulaarselt postitama saadaolevaid arveid, mis sõltub teie ettevõtte suurusest. Peaasi on omandada järjepidev harjumus, et te ei unustaks. Kui saate päevas mitu arvet, on iga päev postitamine hea mõte. Kui teil on aga vaid paar suurt arvet kuus, võiksite postitada igakuiselt või kord nädalas. Sellegipoolest, kui postitate võlgnevusi iga päev, peaksite saama harjumuseks vaadata saadaolevaid arveid samal ajal üle.
11
Hilinenud maksete jälgimine. Raamatupidaja peab leidma ka need kliendid, kes pole õigel ajal tasunud.<> Peate saatma kliendile vastavad kirjad, milles teatatakse, et arve on tasumata. Kui leiate, et kliendid ei maksa ettevõtte eest, võiksite rääkida omanikuga klientidele rohkemate maksevõimaluste pakkumisest. Näiteks võib ettevõte aktsepteerida krediitkaarte.
12
Looge algbilanss. Kui te ei pea täpset arvestust, võite kiiresti kaotada ülevaate, kuhu teie väike sularaha kadus. Seetõttu alustage esialgse tasakaaluga. Muutke see piisavalt väikeseks, et teie töötajad ei tunneks kiusatust sellelt varastada, kuid piisavalt suureks, et katta mõistlikud kulud. Enamik väikeettevõtteid saab hakkama 50–200 dollari suuruse väikese sularahaga.
13
Nõua kviitungeid. Pidage hoolikalt arvestust selle üle, millele väikeraha kulutatakse. Nõua oma töötajatelt kviitungeid kõigi sularahaga tehtud ostude kohta. Omage kaust, kuhu kviitungeid salvestate, ja harjutage kviitungeid iganädalaselt korraldama.
14
Loo logi. Samuti peaksite koos kviitungitega pidama logi. Logi on vaja, sest igal ostul ei ole kviitungit. Logi sisse pisikassast võetud summa ja kulutatud summa. Sisestage teave kohe. Näiteks kui võtsite kontorisse uute pastakate ostmiseks välja 20 dollarit, sisestage teave kohe, kui olete raha kassast välja võtnud. Kui teil jääb raha üle, siis märkige, et tagastate raha kassasse.
15
Täiendage, kirjutades endale tšeki. See on hea viis sularahaülekannete dokumenteerimiseks. Saate säilitada tühistatud tšeki koopia, mis näitab, milliselt kontolt raha kandsite. Ärge võtke lihtsalt oma rahakotist sularaha ja visake seda rahakasti.
16
Sisestage oma bilanssi täpselt sularahateave. Pidage väikest sularaha oma finantsaruannetes varaks. Ärge unustage seda täpselt salvestada. Kuigi summad võivad tunduda väikesed, võivad need väikeettevõtte jaoks kiiresti kokku tulla.
17
Hoidke kõigi finantskontode pearaamatuid. Teil võib olla mitu ettevõtte pangakontot. Näiteks on väikeettevõtetel tavaliselt arvelduskonto arvete tasumiseks ja hoiukonto, et koguda raha füüsilisest isikust ettevõtja maksu tasumiseks. Samuti peaksite iga suurema konto jaoks looma pearaamatu või arvutustabeli. Selle pearaamatu hoidmine võimaldab teil jälgida oma ettevõtte hetkeseisu. Te ei pea ootama igakuist pangakonto väljavõtet, et näha, kas teie ettevõte on maksejõuetu või edukas.
18
Viige oma raamatud kokku. Peate veenduma, et teie igakuine kulude kirje on sama, mis kuvatakse teie pangakontodel. See tähendab pangaväljavõtte ja kontode analüüsimist, et veenduda, et igal kontol kuvatakse samad tehingud. Leppimine on hea viis enda või panga vigade tuvastamiseks. Kui pank teeb vea, võite nendega ühendust võtta. Jagage mis tahes dokumente, mis teil on (kviitungid, tühistatud tšekid). Samuti võite pettuse tabada lepitusega. Näiteks võis töötaja arvelduskontolt raha välja võtta, ilma et oleks teile seda öelnud. Viige vastavusse kord kuus. Kui ootate liiga kaua, on leppimine raskem. Samuti ei taba te õigel ajal petturlikke tehinguid.
19
Kohtuge raamatupidajaga. Võimalik, et peate kord kuus kohtuma ettevõtte raamatupidajaga, et raamatuid üle vaadata. Raamatupidaja suudab tuvastada kõik ebaselged või ebatäpsed salvestised ja saate neist rääkida.