Kui teil on väikeettevõte, olete harjunud saama arveid tarnijatelt või teistelt, kellelt kaupu või teenuseid ostate. Eraisikuna võite saada arveid ka näiteks siis, kui lasete oma kodus renoveerida. Tavaliselt on need arved täpsed ja maksate võlgnetava summa. Kuid mõnikord saate arve, mis pole õige – võib-olla võetakse teilt rohkem tasu, kui kokku leppisite, või sisaldab see kaupu või teenuseid, mida te pole saanud. Kui teil on vaja arve vaidlustada, tehke seda nii kiiresti kui võimalik, et säilitada tarnijaga loodud hea tahe ja tagada sujuvamad tehingud tulevikus.
1
Vaadake saadud arve hoolikalt üle. Isegi kui teil pole kahtlust, et arve on vale, vaadake see uuesti üle ja veenduge, et lugesite seda õigesti. Kui teil on sama ettevõtte varasemaid arveid, võrrelge neid praeguse arvega ja märkige erinevused üles. Need võivad aidata välja selgitada probleemi allika. Näiteks võis ettevõte jätta märkimata eelmise arve tasumise ja kaasanud praegusele arvele mõlemad kogusummad. Sel juhul lahendab probleemi loodetavasti maksetõendi esitamine.
2
Kontrollige oma raamatuid või muid kirjeid. Lahknevuse summa arvutamiseks võrrelge arvet oma kirjetega. Näiteks kui ettevõte väidab, et te ei tasunud arvet, peaksite lisama maksena saadetud tühistatud tšeki koopia. Ka kõik muud dokumendid, mis teil on, nagu automaatselt loodud meilikinnitused või pangaväljavõtted, mis näitavad tasutud makset, võivad samuti olla abiks teie positsiooni tõendamisel.
3
Vaadake oma leping üle. Kui teil on arve saatnud ettevõttega kirjalik leping, kontrollige lepingut, et teada saada kokkulepitud vaidluste lahendamise viis. Tasumine sõltub kauba või teenuse kättesaamisest lepinguga kooskõlas olevas vormis. Kui ettevõte esitab teile arve kaupade või teenuste eest, mida te pole saanud, ei ole te lepingu alusel võlgu. Teie leping võib sisaldada ka vaidlustatud arve kohta teatamise tähtaegu. Näiteks võib teie lepingus olla kirjas “Kõik arved loetakse õigeks ja aktsepteerituks, kui tarnijat ei teavitata vaidlusest 10 päeva jooksul pärast nende kättesaamist.”
4
Helistage ettevõttele. Enne ettevõttele ametliku kirja kirjutamist helistage lihtsa vea välistamiseks arvel märgitud kontaktnumbril. Olge telefonis rahulik ja viisakas ning teatage, et teil on saadud arve kohta küsimusi. Laske ettevõtte esindajal teile arvet selgitada. Kui vaidlustate mõne tema teabe, öelge talle, et tema märgitud summa ei vasta teie andmetele. Pidage meeles, et vaidlus võib olla lihtne tehniline viga või valesti paigutatud number või koma. Kui viga on võimalik telefoni teel parandada, paluge isikul, kellega räägite, saata parandatud arve. Telefoni teel mingi lahenduse leidmisel saatke ettevõttele kohe kirjalik kiri, milles kinnitate telefoni teel saavutatud kokkulepet. . Ärge lootke ühelegi avaldusele või sõlmitud kokkuleppele enne, kui olete lepingu kohta kirjaliku kinnituse saanud või olete saanud parandatud arve.
5
Koguge oma väite toetuseks tõendeid. Kui teil on kviitungeid või muid kirjeid, mis kinnitavad teie väidet, et arve on vale, tehke neist koopiad ja saatke need teisele ettevõttele. Oletagem näiteks, et ettevõte esitas teile arveldamise 45 ühiku eest, kuid teie saite ainult 20 ühikut. Teie positsiooni toetavad teie 20 ühiku pakkimistšekid.
6
Uurige ettevõtet. Kui te pole ettevõttega pikka aega koostööd teinud, võib olla väärt aega, et välja selgitada, kas teistel klientidel või ettevõtetel on sarnaseid probleeme esinenud. Näiteks võite pöörduda Better Business Bureau poole, mis väljastab tarbijate ja tarbijate kaebusi. muud ärid. Kui teistel on sarnaseid probleeme olnud, uurige, kas ja kuidas nad said oma tüli lahendada.
7
Kasutage õiget ärivormingut. Võimalusel printige oma kiri ettevõtte kirjaplangile ja vormindage kiri sobivalt. Kui olete eraisik, saate teha oma professionaalse kirjaplangi, kasutades ühte enamikus tekstitöötlusrakendustes saadaolevatest mallidest. Tavaliselt leiate malle veebist või tekstitöötlusrakenduses, mis võimaldab teil kiiresti ja hõlpsalt kirja luua, sisestades eelnevalt vormindatud väljadele asjakohase teabe. Kaasake kirja kuupäev ja saatmisviisid – eriti kui kirja duplikaatide uuesti saatmine erinevatel viisidel.Kirja teemareal tehke kokkuvõte kirja eesmärgist ja viidake arve kuupäevale, arvel olevale ettevõtte viitenumbrile või mõlemale. Näiteks võite kirjutada: “Teema: 7. oktoobri 2015. aasta arve 99537 vaidlustus.”
8
Kinnitage arve kättesaamine. Alustage oma kirjaga, määrates kindlaks arve, millest kirjutate, ja tänades ettevõtet selle saatmise eest. Kui vaidlustate kogu arve, märkige lihtsalt, et vaidlustate arve tervikuna, seejärel jätkake oma vaidluse põhjustega. osa arve summast ei ole vaidlustatud, võiksite saata selle summa makse. Kui teete seda, andke neile sellest varakult teada. Näiteks võite kirjutada: “Sain teie 7. oktoobri 2015. aasta arve kätte ja tänan teid selle eest. Lisatud on tšekk 157,49 dollari täismaksena. vaidlustamata tasumisele kuuluvast summast.”Kui allkirjastate tšeki, kinnitage see sellises sõnastuses nagu “See tšekk on täismakse ning [arve] täielik ja lõplik rahuldamine.” Tuvastage arve arve esitamise kuupäeva või esitatud viitenumbri abil. Kui ettevõte teie tšeki sulatab või deponeerib, aktsepteeritakse seda summat täismaksena. See võib vaidluse lahendada, sest kui teid hiljem vaidlustatud ülejäänud summa osas kohtusse kaevatakse, saate kinnituse esitada jaatava kaitsena.
9
Selgitage oma vaidluse alust. Kui lisate oma nõude toetuseks mingeid dokumente, viidake neile kirja põhiosas ja lisage seejärel koopia. Olge lühidalt ja pidage kinni faktidest. Samuti peaksite hoiduma süüdistuste esitamisest või järeldamisest, et ettevõte üritab teid mingil viisil petta. Käsitlege asja lihtsalt kui lihtsat viga, mida saab kergesti parandada – isegi kui teil on põhjust arvata, et see nii ei ole. Kui ettevõte saadab teile arve kauba kohta, mida pole veel tarnitud, esitage see põhjus ja märkige et maksad kauba eest siis, kui see kätte saad.
10
Märkige kõik telefonikõned või muud vestlused, mida olete pidanud. Kui olete rääkinud mõne ettevõtte töötaja või isikuga, kellele te kirja adresseerite, peaks teie kiri järgmisena käsitlema neid vestlusi. Näiteks võite kirjutada: “Rääkisin Sharoniga teie võlgnevuste kontoris 8. oktoobril ja ta andis teada, et peaksin teiega selles küsimuses ühendust võtma.” Isegi kui teile öeldi, et arve on õige ja viga ei olnud, ärge esitage seda teavet kirja sees – see annab inimesele võimaluse peita end selle töötaja taha, kellega olete juba rääkinud, mitte vaadata. asjasse isiklikult. Kui teil ei õnnestunud kedagi kätte saada, peaksite seda ka mainima ja jätkama suhtumisega, et tõenäoliselt on tegemist lihtsa vea või arusaamatusega.
11
Paluge ettevõttel võtta meetmeid probleemi lahendamiseks. Kui olete oma vaidlust arvega kirjeldanud, loetlege konkreetsed andmed selle kohta, kuidas soovite probleemi lahendada, ja andke ettevõttele vastamiseks tähtaeg. Andke ettevõttele probleemi lahendamiseks mõistlik ajavahemik – nädal kuni 10. Päevast teie kirja kättesaamisest peaks piisama. Praegu ei pea te ähvardama, et võtate konkreetseid meetmeid, kui asja ei lahendata teie kasuks. Piisab lihtsalt öelda, et kui tähtajast kinni ei peeta, kasutate muid võimalusi.
12
Kirjutage kiri alla. Lõpetage oma kiri kindlale, kuid südamlikule märkusele ning lisage oma trükitud nimi, ametikoht ettevõttes ja otsene kontaktteave. Enne printimist ja allkirjastamist lugege see kindlasti üle ja kontrollige kirja- või muude vigade suhtes. Kontrollige veelkord kõiki numbreid või arvutusi oma kirjetega. Loetlege oma kirja allosas dokumendid, mille lisate, et toetada oma seisukohta. Kui olete oma kirja vormistanud ja allkirjastanud, tehke enne saatmist oma dokumentide jaoks vähemalt üks koopia see ettevõttele.
13
Saada oma kiri. Kui olete oma kirjale alla kirjutanud, saatke see koos lisadega niipea kui võimalik pärast arve saamist. Kui tavaliselt on teil ettevõttele vaidlusest teatamiseks aega kuni 30 päeva, siis mõnel juhul on teil aega palju vähem aega. Näiteks osariigid, nagu Delaware, nõuavad ehitusarve vaidlustamisest teatamist 7 päeva jooksul pärast selle kättesaamist või arve loetakse seaduslikult vastuvõetuks arvel märgitud summa ulatuses. Võib-olla soovite saata kirja ka faksi või e-posti teel. Kui kavatsete selle saata mitmel viisil, veenduge, et see oleks kirjale märgitud, kuna see saabub tõenäoliselt viimasena. Kaaluge sertifitseeritud posti või privaatse kättetoimetamisteenuse (nt FedEx või UPS) kasutamist, et teil oleks tõend selle kohta, millal ettevõte teie kirja kätte sai. kiri.
14
Jätkake pärast tähtaega. Kui olete andnud ettevõttele tähtaja probleemi lahendamiseks ja te pole selleks kuupäevaks kelleltki midagi kuulnud, pidage sellest kinni ja helistage sel päeval järele. Olenevalt lahknevuse tõsidusest võiksite kaaluda lepingu lõpetamist. teie suhe ettevõttega, kui nad ei ole nõus teiega vaidluse lahendamiseks koostööd tegema. Kui aga olete ettevõttelt kuulnud ja nad ei soovi selles küsimuses järeleandmisi teha ja nõuavad, et arve oleks õige, võib-olla peate probleemi lahendamiseks kasutama muid vahendeid.
15
Kaaluge advokaadi palkamist. Kui ettevõte keeldub teiega suhtlemast või kui te ei saa oma kirjale vastust, võib advokaat saada teile parema tulemuse. Advokaat võib teile ka nõu anda teie juriidiliste võimaluste kohta, kui teine ettevõte kohtusse kaevab. vaidlusaluse summa eest.
16
Võtke ühendust riikliku litsentsimisameti või -asutusega. Kui teile arve esitanud eraisik või ettevõte on riigiasutuse reguleeritud või litsentsitud, võib sellel asutusel olla teiega sarnaseid vaidluste lahendamise menetlusi. Näiteks kui olete majaomanik ja teil on vaidlus arve üle, mille saite peatöövõtja, kes töötas teie kodu renoveerimisel, võite esitada kaebuse oma osariigi ehitustöövõtuametile. Pange tähele, et mõned osariigid, näiteks Oregon, nõuavad, et esitaksite vähemalt 30 päeva enne kaebuse esitamist töövõtjale kirjaliku etteteatamise, milles täpsustate konkreetselt oma kavatsust esitada juhatusele kaebus.
17
Saada teine kiri. Teie teise kirja sisu varieerub olenevalt vastusest, mille olete oma esimesest kirjast saanud, kuid üldiselt peaksite järgima sama vormingut tugevama ja kindlama tooniga. Viidake oma eelmisele kirjale ja mis tahes vestlustele või kirjavahetusele, mida olete pidanud ettevõttega. vahepeal korrake oma seisukohta ja kõiki originaalkirjale lisatud dokumente. Kui teil on kirjalik leping, viidake lepingus käsitletud vaidluste lahendamise meetoditele ja väljendage oma valmisolekut nendest tingimustest kinni pidada.
18
Soovitage vahendust. Eriti kui teil on kirjalik leping, mis sisaldab vahendusklauslit, kaaluge kompromissi leidmisel neutraalse kolmandast osapoolest vahendaja kasutamist. Vahendus pakub kohtuasjaga võrreldes kiiremat ja odavamat võimalust vaidluse lahendamiseks, julgustades teid et leida mõlemale poolele sobiv lahendus. Olenevalt arvevaidluse kontekstist võib teil olla võimalik leida vahendusteenuseid tasuta. Näiteks Maryland Home Improvement Commission pakub majaomanikele ja ehitustöövõtjatele tasuta vahendusprogrammi.