Head projektijuhid võivad olla erinevus eduka projekti ja ebaõnnestunud projekti vahel. Neil peab olema tervet mõistust, organiseerimisoskusi ja inimeste oskusi, et tulla toime keerukate projektidega. Kui olete just saanud projektijuhiks, saate positiivse töökeskkonna ja eduka tulemuse tagamiseks teha mitmeid asju.
1
Määrake eesmärk ja edastage see. Suuremate projektide puhul on sellel teel palju väiksemaid samme. Olenemata sellest, kui palju inimesi või samme on kaasatud, keskenduge kindlasti lõpptulemusele. Võime auhinnal silma peal hoida on edukate projektijuhtide tunnus. Keskendudes suurele pildile, hoiate oma meeskonna keskendunud ühisele eesmärgile, mitte individuaalsetele kapriisidele või huvidele. Näiteks kui eesmärk on avada uus jaemüügikoht kesklinnas, saab meeskond sellele keskenduda. Kui meeskonnaliige soovitab, et ta oleks kaubanduskeskuse hüpikakende seeriast tegelikult huvitatud, saate meeskonda kursis hoida, tuletades inimestele meelde, et olete juba seadnud selge eesmärgi. Tehke eesmärk selgeks. Edastage seda suuliselt (nagu koosolekul) ja kirjalikult (nagu e-kirjas või memos). Nii saavad meeskonnaliikmed alati seatud eesmärgile tagasi vaadata.
2
Seadke olulised ülesanded tähtsuse järjekorda. Igal projektil on teatud asjad, mis on edu saavutamiseks kõige olulisemad või mõjuvamad. Tehke need asjad kõigepealt ära. Kui te ei sea projekti kõige olulisemaid osi prioriteediks, võite takerduda pisidetailidesse või segavatesse teguritesse. Projektijuhina võivad teie ülesanded hõlmata meeskonnaliikmete edenemise kontrollimist või koosolekute jälgimist. Pidage meeles, et teie meeskond võib oodata, et te kinnitaksite teatud otsused või kinnitaksite asjadele alla, enne kui nad saavad edasi liikuda. Üks võimalus seda teha on teha igal hommikul kõik olulised ülesanded esimese asjana ära. Ärge jätkake oma ülejäänud tööpäevaga enne, kui need on tehtud. Võimalik, et peate e-posti märguanded või telefoni välja lülitama, et välised hoiatused ei segaks teid. Kui olete oma esmatähtsate üksustega lõpetanud, tehke kiire paus ja liikuge loendis madalamate asjade juurde.
3
Maksimeerige tõhusus. Projektijuhina on teie kohustus jälgida kõiki liikuvaid osi. Kui näete midagi potentsiaalse takistuse või kiirusetõkkena, tehke samme selle lahendamiseks, enne kui see aeglustab kogu projekti. Pidage meeles, et “õigeaegne õmblus säästab üheksa”. Näiteks kui teie arvutisüsteem pole mõnda aega värskendatud, võib tekkida kiusatus süsteemi töös hoida nii nagu see on. Süsteemi värskendamine ja töötajate koolitamine uue tehnoloogiaga võib esialgu võtta aega ja aeglustada. Siiski võib üleminekule kuluv aeg osutuda kulutada hästi, kui see muudab kontori pärast kasutuselevõttu tegelikult tõhusamaks ja produktiivsemaks. Küsige oma meeskonnaliikmetelt, kas on asju, mida te pole märganud, mis võiksid tõhusust parandada.
4
Teatage plaanist tõhusalt. Juhiks olemine on seotud suhtlemisega. Igal sammul veenduge, et teie meeskonna inimesed mõistaksid, mida neilt oodatakse ja milline on ajaskaala. Kasutage suhtlemiseks erinevaid meetodeid. Rääkige inimestega isiklikult, kasutage teadetetahvleid, saatke individuaalseid ja rühmameile. Püüdke alati mõista ja olla mõistetud. See tähendab, et peate esitama küsimusi ja kuulama, mis on tõhusa suhtluse olulised aspektid.
5
Ole ekstravert. See võib olla keeruline, kui te pole loomult ekstravert. Inimeste ja projektide juhtimine eeldab aga, et suudate suhelda ja panna inimesed tundma end projektiga seotuna. Parim viis seda teha on näidata, et hindate neid ja nende panust. Seda saate teha järgmiselt: naeratades ja luues silmsidet inimestega, kellega koos töötate; küsides meeskonnaliikmetelt, kuidas nende tööl läheb ja kuidas saate abiks olla; luues võimalusi aruteluks ja grupiprobleemide lahendamiseks; näidake ligipääsetav. Ärge veetke terve päeva oma kontoris lukustatuna silmist eemal.
6
Näidake üles isiklikku julgust. Suur projekt võib olla hirmutav isegi kõige kogenumale projektijuhile. Veenduge, et juhiksite eesotsast. See tähendab, et paned end positsiooni, et võtta riske, teha vigu ja teha otsuseid. Näidake, et olete oma töö suhtes kirglik ja pühendunud. Kui küsite alati teistelt oma kaela välja ajada ja isiklikke riske võtta, võivad nad kaotada usalduse sinu kui juhi vastu. Pidage meeles, et sassi ajamine on okei. Kui teete vea või vale otsuse, andke teistele teada, et võtate vastutuse, ja vabandage vajadusel .
7
Näita karismat. Paljud inimesed arvavad, et karisma on midagi, millega inimesed sünnivad, mitte midagi, mida saab õppida. Karisma kasvatamiseks ja demonstreerimiseks on aga palju võimalusi. Inimesed tõmbavad karismaatiliste juhtide poole ja nende nimel on tavaliselt meeldiv töötada. Näidake oma emotsioone. Karismaatilised inimesed annavad teistele teada, kui nad on rahul, ärritunud, põnevil või närvilised. Võib-olla arvate, et peate oma enesetunnet varjama, et tunduda professionaal. Siiski on olemas õnnelik meedium, mida karismaatilised inimesed oskavad lüüa. Näidake üles oma huvi nii teiste kui ka asjade vastu, mis teid huvitavad. Ärge kartke rääkida endast huvitavat lugu, kui see aitab inimestel teiega suhelda. Näidake oma nutikust. Ärge püüdke oma intelligentsust ega oskusi varjata. Need on osa sellest, mis on viinud teid sinna, kus olete. Olge teiste inimestega suheldes detailidele orienteeritud. Pange tähele pisiasju oma suhtluses, nagu kehakeel, näoilmed ja keel.
8
Ole optimistlik. Teised teie meeskonnas olevad inimesed võivad mõnikord projekti usku kaotada. Nad võivad tunda end hämmingus või ebakindlad lõpptulemuses. Juhina säilitage optimistlik suhtumine, et kõik teaksid, et olete lõpliku eesmärgi saavutamises kindel. Kasutage suhtumist “saab teha”. Kui keegi teie meeskonnast on segaduses, astuge oma jõupingutusi toetama. Olge valmis muudatusi tegema. plaani järgi, kui tundub, et asjad ei tööta.
9
Tugev meeskonnatöö tunne. Projektijuhina peate hindama meeskonna väärtust. Isegi kui kõik asjaosalised töötavad individuaalselt projekti erinevate aspektide kallal, on teie kohustus tagada, et inimesed mõistaksid, kuidas osad omavahel kokku sobivad ja üksteisest sõltuvad. Saate korraldada projekti koosolekuid või kokkusaamisi, et aidata meeskonnaliikmetel näha, kuidas nad töötavad. sobib kokku ja õpi teisi meeskonnaliikmeid tundma. Pidage meeles, et iga roll on oluline. Ärge kohtlege mõnda meeskonnaliiget nii, nagu oleks nende panus olulisem kui teiste oma.
10
Delegeeri. Sa ei saa seda kõike üksi teha. Teil võib olla palju oskusi, mis on viinud teid projektijuhi ametikohani; aga peate veenduma, et ka ülejäänud meeskonnal on piisavalt vastutust. Määrake ülesanded inimeste tugevate külgede põhjal. Pole põhjust anda inimestele tööd, milleks nad pole valmis. Kui te pole kindel, kas keegi suudab mõnda rolli täita, andke talle sõber või meeskond. Kontrollige neid regulaarselt, et näha, kuidas neil läheb.
11
Olge ettevaatlik, et mitte “mikrohaldus” meeskonnaliikmeid. See lämmatab loovuse ja lämmatab motivatsiooni. Jälgige erinevate projektifunktsioonide edenemist mõistlike ajavahemike järel, mis annavad meeskonnaliikmetele vabaduse produktiivselt töötada.
12
Tuvastage võimalikud riskid. Iga projektiga on seotud teatud riskid. Need võivad olla ettevõtte finantsriskid või muud riskid. Iga projekti alguses koostage nimekiri asjadest, mis tunduvad olevat riskid, ja hoidke seda loendit käepärast. Riskid võivad olla väga konkreetsed, näiteks: “Maksame suurema tööruumi eest, kuid me ei pruugi sellest piisavalt saada. tellimusi, et muuta see üüri tõstmist väärt. Riskid võivad olla seotud ka personaliga, näiteks: “Me palkasime uue osakonnajuhataja, kuid ta on selles valdkonnas väga noor ja kogenematu.” riskid teile, näiteks: “Kui ma ei täida juhatuse määratud kvooti, võin oma positsiooni kaotada.”
13
Vajadusel viige läbi riskianalüüs. Mõned projektid või ettevõtted nõuavad enne projekti algust riskianalüüsi. See võib olla suurepärane tööriist, mis aitab teil kui juhil teada, milliseid riske on mõistlik võtta ja kuidas riske vältida või vähendada. Võimalik, et saate ise riskianalüüsi teha või teie ettevõttes võib olla keegi, kelle töö see on on seda teha.
14
Hinda riske pidevalt. Hea on koostada riskide nimekiri juba projekti alguses. Kuid projekti arenedes riskid tõenäoliselt muutuvad. Ilmuvad uued ja teised võivad lahustuda. Hoidke oma silmad potentsiaalsete riskide suhtes alati avatud. Saate lisada oma algsesse loendisse uusi riske ja maha kriipsutada need, mida enam ei esine. Küsige oma meeskonnaliikmetelt, kas nad on märganud midagi, mis võib põhjustada uue riski.
15
Valmistu tundmatuks. Ükskõik kui palju sa ka ei üritaks planeerida, tuleb alati ette üllatusi ja asju, milleks ei saa valmistuda. Siiski saate anda endast parima, et olla kurvipalliks valmis, kui see teie teele peaks sattuma. Näiteks veenduge, et igas eelarves oleks lisaraha ettenägematute kulude jaoks. Võite kokku puutuda ootamatute kuludega ja soovite neid hõlpsalt katta. Veenduge, et teil oleks piisavalt töötajaid. Kui keegi jääb haigeks või peab projektist lahkuma, ei taha te tunda end tõsiselt alatöötatuna.Varundage kõik failid ja asjakohane teave.Käitage kõrgema juhtkonna plaane, et veenduda, et teil pole asju, mida olete kahe silma vahele jätnud, ega olulisi tegureid pole teadlikud.
16
Tegelege riskidega nii kiiresti kui võimalik. Kui olete riski tuvastanud, asuge tegutsema. Võimalik, et te ei saa probleemi täielikult lahendada ega riski kaduda, kuid tõenäoliselt leiate viisi riski minimeerimiseks või võimaliku väljalangemise leevendamiseks. Kui märkate, et teie meeskonnas olev isik on mingil põhjusel vastutav , hoidke neil silma peal ja veenduge, et neil oleks vajalik tugi ja järelevalve, et projektile võimalikult vähe ohtu seada. Kui projekt on oma ulatuse ja ajakava tõttu riskantne, paluge ajapikendust või rääkige sellest kõrgema juhtkonnaga. milline võiks olla realistlikum eesmärk. Kui on oht inimeste isiklikule turvalisusele, tuleb nendega viivitamatult tegeleda. Keegi ei tohiks töötada olukorras, mis on ohtlik tema füüsilisele või vaimsele tervisele.