Elu on ettearvamatu ja mõnikord peate lihtsalt koosoleku tühistama. Ebameeldivuste minimeerimiseks ja viisakaks käitumiseks on oluline kohtumine tühistada kohe, kui on selge, et te ei saa koosolekule tulla. Võimalusel teatage sellest 24 tundi ette. Olge viisakas ja lugupidav ning pakkuge ajakava muutmiseks võimalust teiste kalendrites ümber töötada. Või kui koosolekul osaleb mitu inimest, mõelge välja, kas saate helistada või saata kellegi enda asemel, et te ei peaks leidma teist kõigile sobivat aega.
1
Koosoleku tühistamiseks saatke e-kiri. Kui tühistate 24 tundi või rohkem ette, toimib meil hästi. Andke endast nii palju tähelepanu kui võimalik. Nii saab teine inimene oma ajakava muuta. Kui nad on väga hõivatud, võib etteteatamine oluliselt mõjutada. Meil on sageli tõhusam kui telefonikõne, kuna adressaat saab selle kiiresti läbi lugeda minuti või vähemaga, kuid te ei saa olla kindel, et keegi teie sõnumit näeb. kui saadate selle viimasel minutil. Kui teine isik on teie kohtumisele linnast välja sõitnud, tehke kõik endast oleneva, et enne kojuminekut ajakava muuta. Kui nad pole veel linna jõudnud, proovige sellest vähemalt kaks päeva ette teatada, et nad saaksid vajaduse korral reisiplaanid tühistada.
2
Kui saate, helistage viimase hetke tühistamiseks. Kui tühistate koosoleku, mis peaks toimuma päeva jooksul, helistage teisele inimesele. Vastasel juhul ei pruugi nad enne koosolekut meili näha ja võivad teie ootamisele aega raisata. Öelge midagi sellist: “Ma tean, et meil oli plaanitud täna kohtuda, aga ma pidin oma lapsele koolis haigeks jäänud. pärastlõunaks väljas, kas teil on aega hommikul kohtuda?”Kui te ei saa helistada, saatke niipea kui võimalik.
3
Esitage lühidalt tühistamise põhjus. Kohtumise tühistamine tekitab sageli raskusi teistele, kes sind ootasid. Viisakas on neile teada anda, miks te ei saa hakkama ilma liigsete detailidesse laskumata. Vastasel juhul võivad nad eeldada, et te lihtsalt ei tahtnud kohale tulla. Näiteks ütlemine, et olete haige, on piisav põhjus kohtumisest loobumiseks, ilma et peaksite oma haiguse üksikasjadesse laskuma. Kui tuleb mõni teine kohtumine või kohtumine, te ei saa märkamata jätta, öelge lihtsalt, et teil tekkis ettenägematu ajakavakonflikt. Ühest koosolekust teise loobumine võib tunduda ebaviisakas, seega on okei jätta üksikasjad ebamääraseks.
4
Vältige vabanduste väljamõtlemist. Kui teil on mõjuv põhjus kohtumisest loobumiseks, võite sellest natuke rääkida. Kui sul aga põhjust pole, siis ära leiu seda. Inimesed saavad öelda, et mõtlete midagi välja ja see tundub ebaviisakas. Kui te lihtsalt ei tunne end koosolekule vastu, hoidke seda üldiselt. Näiteks: “Tekkis midagi isiklikku ja ma pean tänase kohtumise uuesti kokku leppima.” Ärge kasutage liiga sageli üldisi vabandusi. Kui kord kuus või sagedamini tuleb sõna “midagi isiklikku”, hakkavad kolleegid teist pidama kui helbeks.
5
Paku siirast vabandust. Kohtumise tühistamine läheb palju paremini korda, kui vabandate südamest. Siduge see tühistamise põhjusega ja pakkuge ebamugavuste hüvitamist. Proovige öelda midagi sellist: “Ma tean, kui väärtuslik on teie aeg ja soovin vabandada ajakavaga seotud konflikti pärast. Lisan teile oma märkmed, et saaksite vaadata läbi, et saaksime oma järelkoosolekut sujuvamaks muuta.”
6
Austage teiste osalejate aega. Kui osalema on määratud mitu inimest, pidage meeles, et koosoleku täielik tühistamine võib põhjustada ebamugavusi mitmele inimesele. Võimaluse korral vältige tühistamist ja pakkuge selle asemel mõni muu lahendus. Näiteks võite helistada, saata mõne teise oma osakonna liikme täitma või saata e-posti teel mis tahes asjakohast teavet, mida olete määratud panustama.
7
Tehke plaanid võimalikult kiiresti ümber ajada. On tõenäoline, et koosolek kavandati esmalt ajatundliku teabe ületamiseks. Ebamugavuste minimeerimiseks leidke sobiv aeg päeva või kahe jooksul ümber ajamiseks.
8
Töötage nii palju kui võimalik teise inimese ajakava järgi. Kuna tekitate võimalikke ebamugavusi, on viisakas teise inimese ajakavast mööda hiilida. Pakkuge kohtumist siiski ainult siis, kui olete tegelikult saadaval. Te ei soovi, et peaksite uuesti ajakava muutma. Küsige: “Milline kellaaeg oleks teile mugav ümber ajada? Ma pole neljapäeva pärastlõunal saadaval, kuid võin teie jaoks aja broneerida hommikul või mõnel muul päeval.”
9
Blokeerige oma kalendris aeg, kui te pole saadaval. Peavalu vältimiseks kohtumise ümberplaneerimisel blokeerige kogu aeg, mil te pole saadaval. Seejärel saate selgelt jagada võimalikke aegu ajakava muutmiseks, ilma et tekiks suuremaid konflikte. Kui leiate, et vajate koosolekute vahel päeva jooksul veidi puhkeaega, blokeerige see oma kalendris, et inimesed ei näeks teid kättesaadavana selle akna ajal.
10
Paku koosolek muuta telefonikõneks. Kui põhjus, miks te koosolekule ei saa tulla, on liiklus, ilm või mõni tegur, mis ei lase teil füüsiliselt kohale jõuda, pakkuge selle asemel koosolekule telefonikõne. Vabandage, et ei pääse koosolekule. Võtke aega, et vajadusel isiklikult järele vaadata. Öelge näiteks midagi sellist: “Mul on nii kahju, et ma ei saa kontorisse jõuda. Maanteel juhtus õnnetus ja ma olen Ma tean, kui oluline on, et me räägiksime teie muredest seoses tootmisega. Kas saame sellega telefoni teel hakkama?”