Konverentsi jaoks õige hotelli valimine on oluline tagamaks, et osalejad saavad koosolekust maksimumi. Esimene samm õige hotelli valimisel on lihtsalt teada, millist majutust oma konverentsi jaoks vajate. Seejärel tuleb lihtsalt uurida erinevaid potentsiaalseid hotelle, kitsendada nimekirja ja teha lõplik valik.
1
Veenduge, et teil oleks eelarve, kui palju saate üritusele kulutada. Lisaks hotelli eest tasumisele peaks teie konverentsi eelarve sisaldama raha ka turundusmaterjalide, toitude ja jookide ning esitlusseadmete jaoks. Kui teil pole rasket ja kiiret eelarvet, peate sellest kinni pidama, leidke konverentsi jaoks ideaalne eelarve ja püüdke hoida kulud võimalikult lähedal. Näiteks kui eeldate, et konverentsil osalejad maksavad 30 000 dollarit registreerimistasusid kokku, siis saate oma eelarveks määrata 27 000–30 000 dollarit, et anda endale mänguruumi. Hotelli valimisel peavad teil olema eelarvepiirangud. See võimaldab teil ka hotellile teada anda, kui palju te kulutate.
2
Mõelge välja, milline on tõenäoline konverentsil osalemine. See annab teile ülevaate vabade tubade koguarvust, mis hotellil ürituse jaoks olema peab. Kui olete seda konverentsi varem võõrustanud, kasutage ajaloolisi andmeid, et arvutada välja keskmine osalejate arv. Kui inimesed on juba registreerunud või teie konverentsi vastu huvi väljendanud, kasutage neid numbreid võimalikult täpse hinnangu saamiseks. Kui teil on juurdepääs tõenäoliste osalejate loendiserverile, võite saata ka meili, milles palutakse inimestel öelda, kas nad on huvitatud või tõenäoliselt osalevad sellel aastal konverentsil.
3
Määrake, kui palju ruumi vajate hotellis. Konverentsil osalejad vajavad lisaks magamistubadele juurdepääsu ka ühte või enamasse konverentsiruumi, samuti ruumi esitluste tegemiseks või erinevate eksponaatide näitamiseks. Otsustage, milliseid tegevusi soovite konverentsil kaasata, et teha kindlaks, millist ruumi hotell peab pakkuma. Mõelge osalejate, müüjate või muude organisatsioonide arvule, kes võivad soovida näituse raames eksponaate esitada. konverents.
4
Mõelge, kas koht peab kajastama teatud teemat või pilti. Võtke arvesse nii oma nägemust sellest, milline konverents välja näeb, kui ka konverentsil osalejate või vaatlejate ootusi. Kui sobivus on teie konverentsi õnnestumiseks väga oluline, peaksite otsima ainult neid hotelle, mis vastavad teie visioonile konverentsist. Näiteks kui soovite, et konverentsikoht oleks väga elegantne ja osalejatele muljetavaldav, siis võiksite uurida ainult 5-tärni hotelle.
5
Kasutage hotelli veebisaiti, et näha, kas neil on õige majutus. Enamik hotelle paigutab oma veebisaidile teabe, nagu tubade saadavus, konverentsiruumid ja seadmed ning kas nad on varem konverentse korraldanud. Kasutage seda lehte, et otsustada kohe, kas soovite hotelli kohta edasi uurida või mitte.
6
Veenduge, et hotell oleks konverentsil osalejatele ligipääsetav. Hotell peab asuma lennujaama või rongijaama lähedal, kui osalejad reisivad konverentsile kaugelt. Kui eeldate, et hotelli sõidab palju osalejaid, peaks sellel olema piisavalt suur parkla nende autode jaoks. Samuti peaksite vaatama, kas hotelli läheduses on restorane, baare ja muid vaatamisväärsusi, et konverentsil osalejad saaksid õhtuti midagi meelelahutuslikku ette võtta.
7
Küsige saadaolevate konverentsiruumide arvu ja suuruse kohta. Paljud konverentsid nõuavad mitut konverentsi- või koosolekuruumi, mis pakuvad konverentsi ajal ruumi väikeste rühmade ja suurte rühmade koosviibimiseks. Küsige kindlasti ka toiteallika ja traadita ühenduse olemasolu kohta igas ruumis. Kui inimesed peavad konverentsiruumis ettekandeid, peavad ruumis olema audiovisuaalsed seadmed ja võimalused, mida esinejad saavad kasutada.
8
Helista, et vajadusel küsida toitlustuse ja menüü koostamise kohta. See on vajalik ainult siis, kui soovite, et hotell korraldaks teie konverentsi toitlustuse või kui soovite, et hotell majutaks toitlustusettevõttega. Arutage toitlustamise ja menüü koostamise võimalikke korraldusi, samuti suupisteid ja suupisteid seansside vaheaegadel, et konverentsil osalejad saaksid ürituse ajal süüa ja jooke. Ideaalis saab teie valitud hotell koostada mitmekesise menüü. piisavalt, et hallata erinevaid toitumisvajadusi, mida teie osalejad vajavad.
9
Konsulteerige töötajatega näitusevarustuse vastuvõtmise ja ladustamise kohta. Küsige juhilt või töötajalt, kas hotell võib enne esitluste toimumist hoida osalejate näitusi enne tähtaega või hoida neid konverentsiruumis. Kui hotellis sellist ruumi pole, peaksid osalejad hoidma oma eksponaate kogu konverentsi vältel oma tubades, mis võib olla ebamugav. Küsige ka, millist abi saab hotell pakkuda seadmete ja eksponaatide kohaletoimetamisel pärast ürituse toimumist. lõpetatud.
10
Tagasiside saamiseks võtke ühendust teiste ettevõtetega, kes on seda hotelli kasutanud. Kui teate teisi organisatsioone, kes on hotelli varem konverentside korraldamiseks kasutanud, võivad nad teile öelda, milline oli nende kogemus. Küsige konkreetselt, kas nende arvates oli hotell nende konverentsi jaoks hea valik ja kas nad valiksid sama hotelli ka tulevasteks konverentsideks. Seda tüüpi teavet leiate ka veebist hotelli arvustusi otsides.
11
Rääkige juhiga, milliseid kulusid ja tasusid peate samuti maksma. Lisaks ruumide ja esitlusseadmete eelkuludele uurige, kas on muid tasusid, millele te ei pruugi kohe mõelda. Kui nad ütlevad teile, et neid pole, võiksite võimaluse korral küsida teist arvamust kelleltki, kes on seal varem konverentsi korraldanud.
12
Uurige, kas iga hotell on teie sündmuse kuupäevadel vabad. Kui teate, millised hotellid teile huvi pakuvad ja teie vajadustele vastavad, peate välja selgitama, kas neil on ka tegelikult vabadus teie konverentsi korraldada, kui kavatsete seda korraldada. Tõmmake loendist maha kõik hotellid, millel pole vaba pakkumist, välja arvatud juhul, kui teil on ruumi konverentsi kuupäevade ümberkorraldamiseks.
13
Hankige hinnapakkumine igast teid huvitavast hotellist ja võrrelge neid. Helistage vastuvõttu, et selgitada kõike, mida teie konverentsi jaoks vaja läheb, ja küsige, mida hotell teie organisatsioonilt maksab. Arvestage kindlasti nii hotelli arvustusi kui ka hinda. Madal hind võib olla atraktiivne, kuid kui hotellil on majutuse ja külalisteenuste madalama kvaliteediga maine, võib olla parem kulutada veidi rohkem ja valida kõrgema reitinguga hotelli. Küsige, kas hotell pakub stiimuleid. oma organisatsioonile nende valimise eest. Kui nad teavad, et võrdlete mitut hotelli, võivad nad teile pakkuda hüvesid, et teie ettevõtet kindlustada.
14
Veenduge, et iga hotell vastab teie vajadustele. Külastage hotelli, kui te pole seda veel teinud, ja tehke ruumides ringkäik. Kontrollige, kas see pakub kõiki majutusvõimalusi, mida peate oma konverentsi õnnestumiseks hädavajalikuks. Näiteks kui teie konverentsipaigas peab tingimata olema vähemalt 1 konverentsisaal, kontrollige kinnitamiseks iga teid huvitava hotelli sellel on suur konverentsiruum, mida saate oma konverentsi jaoks kasutada.
15
Valige oma eelarve piires kõige mugavam ja juurdepääsetavam hotell. Kui saate seda kohta endale lubada ja see on teie konverentsi kuupäevadel saadaval, tuleb lihtsalt kindlaks teha, milline hotell teie konverentsi kõige paremini korraldab. Kui teil on probleeme selle väljaselgitamisega, otsustage, millised majutuskohad on teie konverentsi jaoks kõige olulisemad, ja valige hotell, kus need kõik on olemas. Näiteks kui suured konverentsiruumid on olulisemad kui kohapealne restoran, kasutage selle suurust iga hotelli konverentsiruumid, et otsustada, milline oleks teie ürituse jaoks parim.