Konverentskõne juhtimine annab teile võimaluse näidata oma võimet teisi juhtida ja suunata. Kõne edukaks juhtimiseks peate teadma, kuidas kõnet korraldada, end oma rolli jaoks ette valmistada, kõnet läbi viia ja pärast seda osalejatega ühendust võtta. Praktikas avastate, et paljud konverentskõnede toimingud on sarnased sammudega, mida teeksite näost näkku kohtumistel.
1
Valige mugav konverentsitarkvara. Tänapäeval on teil valida mitmesuguste veebiseminariprogrammide vahel. Valige midagi kasutajasõbralikku, mille enamik kaugkülastajaid on installinud. Kui kõne sisaldab slaide, veenduge, et oleksite valinud videokomponendiga tarkvara. Kui installitud tarkvara ei ole realistlik, kasutage teenust, millele kõik saavad võrgus vabalt juurde pääseda. Tarkvaranõueteta kohalviibijate majutamiseks veenduge, et kõne toimuks valjuhääldiga ruumis. See sissehelistamisvalik on ka mugav varukoopia, kui veebiseminari tarkvara ebaõnnestub.
2
Küsige oma osalejatelt sobivat aega. Valige kolm kuni viis võimalikku kuupäeva ja kellaaega. Saatke kõigile osalejatele e-kiri, et hinnata nende saadavust iga võimaluse jaoks. Öelge kõigile, kes ei saa aega kokku leppida, et anda sellest võimalikult kiiresti teada. Võite kasutada ka veebipõhiseid ajakavaküsitlusi, nagu Doodle. Need tööriistad võimaldavad osalejatel valida kuupäevi ja kellaaegu ühe hiireklõpsuga. Kui valite selle valiku, ärge unustage meilile linki lisada. Kui kõik osalejad on samas ajavööndis, vältige kõnede planeerimist lõunapauside ajal, kohe tööpäeva alguses ja või pärast tavapärast tööaega .
3
Kirjutage päevakava. Kaasake arutlemist vajavad teemad. Katkesta kõik küsimused või mured, mida teistelt liikmetelt ootate. Kõigepealt keskenduge positiivsetele probleemidele. Seejärel käsitlege väljakutseid ja pakkuge lahendusi või ideid takistuste ületamiseks. Kui kavatsete teatud osalejatele ülesandeid määrata, arutage seda enne päevakava väljasaatmist nendega. Viimane asi, mida soovite teha, on tabada kedagi ootamatult või anda juhile või kliendile ebaõiget teavet.
4
Esialgne teave saatke kõigile osalejatele e-postiga. Lisage kõik, mida nad kõnesse sisselogimiseks vajavad, näiteks helistamisnumber ja parool. Lisage meilile päevakava mustand. Paluge kõigil see üle lugeda ja teavitada teid, kui nad soovivad midagi lisada või olemasolevat sisu muuta.
5
Määrake märkmete tegija. Valige selle ülesande jaoks kõige vastutustundlikum ja tähelepanelikum osaleja. Veenduge, et need sisaldaksid kõigi kohalviibijate nimesid. Laske neil teha kokkuvõte peamistest punktidest, kasutades päevakava lühidalt. Kui neil on telefonis digitaalne helisalvesti või salvestusfunktsioon, paluge neil seda kasutada, kui tundlikku materjali ei arutata. Ärge jätke seda sammu vahele, kui uuesti kasutada veebiseminari tarkvara salvestusfunktsiooni. Tehnoloogia võib ebaõnnestuda siis, kui seda kõige vähem ootad. Kui see juhtub, on teil varukoopiana kirjutatud protokollid.
6
Saatke meeldetuletusmeil. Tehke seda kõne päeval, kui see on pärast lõunat või päev enne hommikuks kavandatud kõnet. Kasutage seda võimalust kõne ajal vajalike aruannete või dokumentide saatmiseks. Teie kohustus on tagada, et kõik oleksid samal lehel ja kõik oleksid oma kohustused enne kõnet täitnud. Kui keegi teine on need materjalid loonud, tunnustage neid (või vältige, et süü langeks teile), edastades dokumente sisaldava sõnumi.
7
Tehke oma märkmed või jutupunktid. Täpsustage juba päevakorras olevaid punkte, et vältida tähelepanu kaotamist. Ärge koostage ettevalmistatud avaldust. Pidage kinni võtmepunktide, lühikeste imperatiivide ja mittetäielike lausete täpploendist. See hoiab ära mehaanilise heli tekitamise. Mõned näited hõlmavad järgmist: Praegune värbamisvajaduste olukord: Raamatupidamine on nüüd täis töötajaid. Vaja on veel uut turundusjuhti ja uut administraatoriassistenti reklaamivaldkonnas. Eelarve limiit = 100 000 dollarit mõlema avamise kohta. Muudatused eelised: peakontori järkjärguline kaotamine 401 000. Uue 403b plaani kehtestamine uutele töötajatele. Tervise-, hambaravi- ja nägemiskindlustus praegu muutmata, kuid veel ülevaatamisel.
8
Koostage osalejate nimekiri. Lisage nende päritolu ja üldine isiklik teave nende kohta. Kasutage seda teavet, kui tutvustate kõiki üksteisele. Saate seda teavet kasutada ka vestlemiseks, kui ootate täiendavate osalejate liitumist. Tehke sellest loendist koopia oma märkmete tegija jaoks. Selle asemel, et võtta aega kõigi nimede väljakirjutamiseks, saab märkmete tegija lihtsalt kontrollida iga inimese nime, kui nad saabuvad või sisse logitakse.
9
Vaadake üle kogu teave, mida esitate. Ärge oodake viimase hetkeni. Alustage teabe ülevaatamist järgmisel päeval pärast märkmete ja/või esitluse lõpetamist. Proovige peamised punktid meelde jätta, et saaksite neid arutada ilma paberi või ekraani vaatamist peatumata. Iga säästetud sekundit saab kasutada teiste esinejate jaoks või küsimuste esitamiseks.
10
Uurige tuba päev või kaks enne kõnet. Veenduge, et kõik seadmed on olemas ja töötavad korralikult. Kui kasutate suurt ruumi, oodates palju osalejaid, otsige strateegiliselt paigutatud kõlareid. Kui midagi on puudu või talitlushäire, teavitage esimesel võimalusel vastavat osakonda.
11
Seadistage kõne. Võimalusel logige konverentskõnesse sisse 10 minutit varem. Mõned tööriistad ei lase teil sisse logida enne kavandatud aega. Teised ei lase kellelgi suhelda enne, kui spetsiaalse parooliga juht sisse logib. Testige silda viimast korda, et veenduda, et see töötab tõrgeteta. Kui te ei tea, kuidas seadet kasutada, õppige paar päeva enne tähtaega. Vajadusel saate abi oma ettevõtte IT-osakonnast. Kui te ei tea, kuidas tarkvara või riistvara kasutada, võite tunduda ebaprofessionaalne.
12
Varuge hilinejatele viis lisaminutit. Hoidke käepärast mõned märkmed, et kõne alguses väikest juttu alustada. Tutvustage kõiki osalejaid nende nimede, ametinimetuste ja rollidega, mida nad mängivad. Kui keegi saabub või liitub kõnega pärast viieminutilist viivitust, ärge katkestage pooleliolevat arutelu. Oodake, kuni esineja on lõpetanud või teema on lõppenud, et hilinejad saaksid end tutvustada.
13
Vaadake üle koosoleku etikett. Paluge sissehelistajatel taustamüra vältimiseks telefon vaigistada. Paluge neil vältida ootelupu kasutamist, et takistada oma ettevõtte ootelmuusika edastamist. Paluge kõigil kohalviibijatel oma mobiiltelefonid vaigistada ja häirete vältimiseks koosolekutelefonist eemal hoida. Veenduge, et kõik osalejad räägiksid kuuldavalt ja selgelt, et kõik saaksid neid kuulda.
14
Pea kinni päevakorrast. Jälgige kella, et vastata osalejate ja esinejate vajadustele. Juhuks, kui aeg otsa saab, käsitlege esmalt kõige olulisemad teemad. Kui keegi esitab küsimuse, millele te ei oska vastata või mida te ei oodanud, öelge talle, et pöördute tema poole niipea kui võimalik.
15
Vajadusel leppige kokku järelkõne. Ärge oodake selle tegemiseks kõne lõppu. Tehke seda vahetult enne, kui jõuate päevakorras olevate küsimuste ja vastuste (Q&A) juurde. Küsige kõigilt järgmise kõne jaoks sobivaim kuupäev ja kellaaeg. Kui enamik osalejaid ei ole otsustanud, saatke pärast kõnet välja ajakavaküsitlus.
16
Jätke küsimuste ja vastuste jaoks vähemalt 15 minutit. Konverentskõnes võib teil olla probleeme kõigi osalemisega. Selle vältimiseks ärge küsige, kui kellelgi on küsimusi. Pigem küsige konkreetselt arutlusteemaga seotud inimestelt küsimus. Näiteks võite küsida: “Bob, kas olete saanud kogu teabe, mida vajate teemateksti loomiseks?”
17
Sulgege kõne. Alustage lõpetamist umbes viis minutit enne kavandatud lõppaega. Kui küsimused ja vastused on veel pooleli, öelge kõigile, et teil on aega veel ühe küsimuse jaoks. Tänan kõiki nende aja eest ja soovin neile head päeva või nädalat(lõpu).
18
Loo kokkuvõte. Alustage seda kohe pärast kõnet. Küsige oma märkme tegijalt protokolli koopiat. Lisage kindlasti kõigi kohustuste loend. Protokoll dokumenteerib vestluse kirjalikult juhuks, kui hiljem peaks ilmnema lahknevusi. Paluge kolleegil kokkuvõte enne väljasaatmist läbi lugeda. Teine silmapaar võib tabada vigu, mille olete võib-olla kahe silma vahele jätnud, olenemata sellest, mitu korda olete materjali korrektuuri lugenud.
19
Saada kokkuvõte kõigile osalejatele. Tehke seda kohe, kui olete korrektori soovitatud muudatused teinud. Kutsuge kõiki vastuvõtjaid kommenteerima või esitama küsimusi, mis võisid neil kõne ajal meelest minna. Kui lubasite saata ajakavaküsitluse järelkõne jaoks, lisage see link kokkuvõttesse.
20
Järgige lubadusi ja tähtaegu. Tegutsege kõne ajal arutatud viisil. Kui lubasite mõnele küsimusele hiljem vastata, võtke ühendust hiljemalt nädala jooksul. Järgige kõiki seatud tähtaegu. Veenduge, et kõik lubatud tööd toimetatakse õigetele adressaatidele mõistliku aja jooksul.