Konverents on suurepärane võimalus ühise huviga inimestele kokku saada ja vahetada oma valdkonna tipptasemel ideid. Konverentsid toimuvad regulaarselt akadeemilistes ringkondades, paljudes tööstusharudes, mitmetasandilistes turundusrühmades ja usurühmades. Kui olete otsustanud oma piirkonnas konverentsi korraldada, võite hakata mõistma, et hästi planeeritud konverentsil on umbes miili pikkune ülesannete nimekiri. Seal on konverentsi koht, osalejate nimekiri, materjalid, tehnoloogia ja isegi suupisted, mille üle mõelda ja planeerida. Kui hakkate planeerimise alustamist kahetsema, võtke hoogu maha, hingake sisse ja teadke, et teil on konverentsi korraldamise oskused. Konverentsi eduka planeerimise võti on teha iga ülesanne ükshaaval ja pidada põhjalikku nimekirja sellest, mida olete teinud ja mida peate järgmiseks tegema.
1
Alusta varakult. Konverentsi planeerimise algusjärgus tuleks alustada vähemalt kaheksa kuud ette, isegi kauem, kui konverentsil on palju osalejaid või see on mahukas. Pidage meeles, et paljud kohad ja toitlustusteenused tuleb reserveerida kuid ette ning paljud osalejad saavad reisida ja kohalviibimise ajakava kokku leppida. Lisaks võib vaja minna sponsoreid ja suurettevõtteid, kes koostavad oma aastaeelarve kuid ette, nii et rahalise või mitterahalise abi eest tuleb nendega eelnevalt läbi rääkida.
2
Moodustage komisjon. Konverentsikomisjon teeb kõik otsused konverentsi jaoks ja rohkem kui ühe inimese olemasolu tagab, et teil on piisavalt perspektiive olulistes küsimustes otsuste tegemiseks ja et teil on piisavalt inimesi, et üksikasjad tegelikult välja selgitada. Teil on vaja konverentsi koordinaatorit, kes on isik, kes teeb kõik olulised otsused ja kes annab lõpuks kõige rohkem aega kõige kokku tõmbamiseks. Kui teil on piisavalt suur eelarve, võite palgata ka sündmuste planeerija ja säästa end peavalust.Kui plaanite iga-aastast konverentsil kutsuge komisjoni eelmise aasta koordinaator või küsige vähemalt eelmise aasta materjale, mis aitavad planeerimist sujuvamaks muuta.
3
Pane kirja oma eesmärgid ja päevakava. Peate selgelt määratlema, mida te selle konverentsiga saavutada loodate, sest see kujundab teie ülejäänud otsuseid. Teadmine, mida soovite edastada ja kellele, enne kui alustate mis tahes muud konverentsi korraldamist, leevendab edasiliikumise stressi. Konverentsi esmakordsel korraldamisel järgige üsna lihtsat plaani. Näiteks hoidke seda 1–2 päevani, kus viibib mitte rohkem kui 250–300 inimest.
4
Valige linn ja kuupäevad. Kuigi te ei pruugi ilma pikema planeerimiseta konkreetset kuupäeva ja asukohta valida, on oluline, et teil oleks hea ettekujutus planeerimiseks kuluvast ajast. Enne kuupäeva valimist uurige, millised on teie piirkonnas kehtivad valdkonna normid. Näiteks Euroopas korraldatakse konverentse tavaliselt märtsist juunini või septembrist novembrini. Sarnaselt peetakse konverentse tavaliselt neljapäevast reedeni või esmaspäevast teisipäevani. Pikkus sõltub sellest, mida on vaja konverentsil saavutada. 250–300 inimesega konverentsi jaoks planeerige umbes kaks täispäeva. Üldiselt on kõige lihtsam korraldada konverents oma linnas ning linnal peab olema juurdepääs lähedalasuvale lennujaamale, hotellidele ja vastuvõetavale toimumiskoha valikule. .Parim on, kui linn on piirkond, mida inimesed igal juhul külastada tahaksid, et meelitada ligi inimesi, kes ei taha osaleda.
5
Nimetage konverents. See on abiks avalikustamise alustamisel, kuid aitab ka planeerimisel, kuna saate hoida oma materjalid järjepidevana ja hakata konverentsi jaoks sotsiaalmeedias kohalolekut looma. Valige nimi, mis vihjab konverentsi eesmärgile ja/või vaatajaskonnale. Otsige üles ideede saamiseks nimetage sarnaste konverentside nimesid, kuid veenduge, et teie oma ei kõlaks liiga sarnaselt mõne muu sündmusega, eriti teie nišiga seotud üritusega.
6
Arendage oma eelarvet. Te ei saa kuidagi teha midagi muud, kui ei tea, kui palju raha kokku peate kulutama, ja seejärel jagades selle eraldisteks, nagu konverentsi toimumiskoht, materjalid ja esinejate tasud. Pidage kinni oma eelarvest ja kui delegeerite kohustusi, veenduge, et ka teie assistendid peavad kinni oma rahalistest piirangutest. Kaaluge oma üritusele sponsorite värbamist. Sponsorid maksavad konverentsi toetamise eest tasu, kuid saavad ka konverentsi sisu osas sõna sekka öelda. Kui teil on sponsorlus, korraldavad teie sponsorid tavaliselt oma esinejatega esitlusi või paneele ning nad võivad tähistada konverentsimaterjale oma logodega. Sponsorite hulka võivad olenevalt teie teemast kuuluda kohaliku tööstuse juhid või filantroobid.
7
Määrake pileti hind ja müügiviis. Mõned konverentsid on osalejatele tasuta ja teised nõuavad üüratuid tasusid. Piletihinna määramisel ja piletite müügi alustamise otsustamisel tuleb arvestada mitmete teguritega: kui tegemist on väikese kohaliku konverentsiga, mille tasud on väikesed või puuduvad, võib olla mõttekas inimestelt osalemise eest tasu mitte võtta. Teine võimalus on lubada inimestel kes esinevad tasuta, samas kui teised maksavad konverentsi kulude katmiseks väikest tasu.Mitmepäevased konverentsid või konverentsid, kus serveeritakse eineid, nõuavad tavaliselt registreerimistasu, mis võivad Ameerika Ühendriikides ulatuda 30 dollarist mitmesajani.Paljudel konverentsidel kasutatakse libisevat tasu oma karjääri eri etappidel olevate inimeste jaoks. Näiteks nõuavad akadeemilised konverentsid üliõpilastelt tavaliselt madalamat tasu kui õppejõududelt. Samuti võite võtta sponsorühingu liikmetelt madalamat tasu kui üldsusele.
8
Valige oma konverentsi koht. Asukohtade uurimisel pidage meeles osalejate arvu, asukoha mugavust, parkimist ning ühistranspordi, lennujaamade ja hotellide lähedust. Teie eesmärk konverentsi pidamiseks koha leidmisel peaks olema osalejate võimalikult lihtsaks muutmine. Kontrollige, kas teie linnas on konverentsikeskus või hotell koos konverentsiruumidega. Väikeste konverentside jaoks saate sageli rentida kohalikku kirikut või kogukonnakeskust.
9
Kasutage sündmuskoha personali abi. Kui olete valinud koha, mis on tuntud konverentside korraldamise poolest, siis kasutage seda hindamatut ressurssi. Seda teevad töötajad iga päev ja nad peaksid suutma vastata kõikidele küsimustele või muredele ning andma vajadusel nõu.Mõned kohad pakuvad sündmuste planeerijat, kes saab hakkama paljude teie konverentsi ülejäänud üksikasjadega. Isegi kui planeerija nõuab tasu , võib olla seda väärt, et vältida selle muutumist teie enda täiskohaga tööks järgmisteks nädalateks.
10
Otsustage menüü. Konverentsi korraldades peate meeles pidama, et osalejad ei taha istuda terve päeva ilma korraliku eineta ja paljud ei tea, mis piirkonnas on saadaval. Mõelge välja, kas palkate hommiku-, lõuna- ja suupistete toomiseks toitlustusteenuse või kas teie valitud konverentsipaigas pakutakse toitlustusteenust. Pidage meeles, et osalejatel võivad olla toitumispiirangud, allergiad ja eelistused, mis võivad muuta söögikordade planeerimise. üsna raske.Kui valite kogenud toitlustaja, saab ta luua valikuid taimetoitlaste, pähklivabade, gluteenivabade, koššer- või muude toidueelistuste jaoks.
11
Nõudke läbivaatust. Kui olete suurema osa oma konverentsi korraldamisest läbi saanud, ärge jätke midagi juhuse hooleks, astudes koos ülejäänud osalejatega sisse, kui konverents peaks algama. Minge konverentsi toimumispaika ja kohtuge töötajatega eelmisel päeval, et veenduge, et kõik on paigas, ja hoolitsege kõigi viimase hetke üksikasjade eest.
12
Planeerige ajakava. Teate juba konverentsi pealkirja ja teil on teemadest üldine ettekujutus. Kuid nüüd peate otsustama, kuidas see tegelikult välja näeb. Konverentse on mitut tü