Tööl ebaviisakate e-kirjade saamine võib olla keeruline olukord. Kuigi on ahvatlev reageerida, kui tunnete, et keegi käitub teie vastu ebaviisakas, on oluline säilitada professionaalne suhtumine. Enne kui vastate – kas meili teel või isiklikult – hingake veidi, seejärel täpsustage sõnumi eesmärk ja sõnastage, mida soovite vastuseks öelda.
1
Otsustage, kas see on teie aega ja energiat väärt. On kiusatus vastust välja tuua, kuid rahunege mõne sügava hingetõmbega. Seejärel küsige endalt, kas e-kiri väärib tõesti teie tähelepanu. Kuigi võite tunda end solvatuna, ärge laske sellel inimesel dikteerida, kuidas te end tunnete või teie päeva tooni juhtub, kui ma seda ei tee?â€
2
Vältige oletuste tegemist. Me kõik suhtleme erineval viisil ja kirjutamine ei ole kõigi jaoks tugev oskus. See, mida üks inimene usub, on professionaalne ja otsekohene avaldus, võib kellegi teise suhtes tunduda jultunud või ebaviisakas. Ärge arvake kohe, et need olid ebaviisakad. Keele- või piirkondlikud erinevused võivad põhjustada suhtlushäireid. Kui inimesed püüavad meilis kasutada sarkasmi või huumorit, tõlgendatakse seda sageli ebaviisakusena.
3
Küsi lisainfot saatjalt. Vastake lisateabe küsimisele, viidates konkreetsetele väidetele, mida soovite selgitada. Mõnikord on ebaviisakad sõnumid lihtsalt halvasti sõnastatud. Näiteks võis teie töökaaslane saata teile sõnumi, öeldes: “Loodan, et leiate aega oma aruannete tegemiseks täna.” Võite vastata: “Kõik minu aruanded on valmis, välja arvatud see, mis tuleb esitada homme. Kas vajate projekti mustand?Ärge nõudke teada, mida need tähendavad, ega olge napisõnaline. Näiteks ärge küsige: “Mida see peaks tähendama?” või “Mida sa öelda tahad? â€
4
Rääkige saatjaga. Inimesega rääkimine võimaldab teil paremini kuulda tema sõnade tooni. Külastage nende tööruumi või helistage, et arutada oma jagatud tööd või meiliga seotud teemasid. Paluge neil selgitada e-kirja ebaviisakaid avaldusi. Öelge: “Mul oli projekti kohta järelmõte ja arvasin, et lihtsam on seda isiklikult öelda. Kas teil on aega? “Võite ka öelda , “Teie meilis selgus, et spetsifikatsioonid peaksid juba valmis olema, kuid nende mulle saadetud tähtaeg ütles, et need saabuvad alles järgmisel nädalal. Kas ma töötan valelt ajajoonelt?â€
5
Vältige vastamist, kui vastust pole vaja. Kui meilile ei ole vaja vastata, võib selle saatmata jätmine olla parim valik. Kaaluge mittevastamist, kui saate teemaväliseid e-kirju, mis ei vaja teie tähelepanu. Näiteks võivad töökaaslased mõnikord teie tööharjumuste kohta oletusi teha. Ärge vastake e-kirjale, mis ütleb: “Päris pikki lõunaid on kindlasti tore võtta” või “Kõik teavad, et teie koosolekud ei kesta terve pärastlõuna.” Niikaua kui teie juht teab, Tõsi, sul on parem kontoridraamadest eemale hoida.
6
Jääge professionaalseks. Kui vastust on vaja, peaks toon olema professionaalne, isegi kui saatja ei olnud professionaalne. Lugege oma meil enne saatmist valjult läbi, et veenduda, et see kõlab pigem professionaalselt kui ebaviisakas või emotsionaalne. Vältige oma vastuses otsekohesust, kuna see võib tunduda ebaviisakas.
7
Võtke oma vastuse kirjutamiseks aega. Teie vastus peab olema rahulik ja professionaalne, nii et ärge kirjutage seda kiirustades. Enamik e-kirju ei ole ajatundlikud, seega võite vajadusel vastata terve päeva. Pärast vastuse kirjutamist pange see umbes tunniks kõrvale. Kui teate, et kirjutate emotsioonidest, lülitage erinevat ülesannet, kuni rahunete.Lisage e-posti aadress viimasena, et vältida selle kogemata varakult saatmist.
8
Hoidke oma sõnum lühike ja lihtne. Ärge proovige kõigele vastata ja ärge pakkuge pikka isiklikku kaitset. Kui soovite ebaviisakat käitumist maha suruda, peate oma e-kirjas keskenduma tööteemadele. Valige üks tööga seotud teema, millele keskenduda.
9
Jää faktide juurde ja ära täpsusta. Üks viis tagada, et teie e-post on professionaalne, on arutada ainult fakte. Faktid hõlmavad konkreetseid asju, nagu määratud ja lõpetatud tööd, tähtpäevad, ajakavad, andmed ja seotud teemad. Näiteks kui ebaviisakas meilis küsiti aruande oleku kohta, öelge: “Täname registreerumast. Sain uued andmed täna hommikul, seega värskendan oma aruannet. Uus aruanne on saadaval täna pärastlõunal.”See hoiab vastuse fookuses teile määratud tööle ja teie projekti edenemisele, mitte teie reaktsioonile teie ebaviisakale töökaaslane.
10
Jätke emotsioon oma vastusest välja. On ahvatlev suhtuda solvavale meilile kaitsvalt või ebaviisakas, kuid see ainult halvendab olukorda. Selle asemel kasutage professionaalset teed.Ärge süüdistage neid ebaviisakas.Hoidke oma tundeid meilist eemal.Enne kui vajutate nuppu Saada, küsige endalt, kas mõni meili osa on teie enda kaitse.
11
Teatage kahjulikust kõnest või isiklikust rünnakust. Kui e-kiri sisaldab ähvardusi või isiklikku rünnakut, peaksite sellest koopia tegema ja arutama seda oma juhi ja personaliga. Veenduge, et teie töökoht oleks juhtunu dokumenteerinud, ja paluge läbi viia uurimine. Öelge neile, kui teile tundub, et meili sisu loob vaenuliku töökeskkonna.
12
Rääkige, kui ebaviisakus muutub ahistamiseks. Kirjutage üles iga intsident, et aidata näidata käitumismustrit. Kui saate sageli ebaviisakaid e-kirju, mis mõjutavad teie töökeskkonda, viige oma dokumendid oma juhile või personaliosakonnale. Võtke endaga kaasa e-kirjade koopiad, et näidata neile, mida mõtlete. Kui otsustate, kellele probleemist teatada, mõelge oma kontori poliitikale. Näiteks kui teie juht on rikkujaga tõesti lähedane, võib olla kõige parem pöörduda personaliosakonna poole.
13
Rääkige personaliga, kui teie juht saadab ebaviisakas meili. Personalitöötaja või teie juhi ülemus võib aidata, kui teie juht on ebaviisaka meili saatja. Enne juhtumist teatamist olge valmis selgitama, miks e-kiri oli teie arvates ebaviisakas. Olenevalt öeldust võidakse teil paluda täita vahejuhtumiaruanne, osaleda vahenduskoosolekul või suunata teid ümber uude osakonda. Ebaviisakast meili(de)st teavitamine personaliosakonnale on ainus viis, kuidas kõik saab Kui see jätkub, tuleb teha kindlaks, kuidas teie juht teie suhtes käitub. Peate looma toimikusse kirje.